Evidența auto a unei firme înseamnă, concret, două lucruri: un dosar complet pentru fiecare mașină și câteva registre care leagă mașinile de oameni, de kilometri și de bani. Când un inspector, contabilul sau firma de leasing îți cere un document, ar trebui să-l găsești în câteva minute, nu după o zi de căutat prin e-mailuri. Mai jos ai lista pe categorii, cu ce rol are fiecare document.
Dosarul fiecărei mașini
Gândește dosarul ca pe o „fișă de identitate” a mașinii. Poate fi fizic (un biblioraft cu separatoare) sau digital (un folder per număr de înmatriculare), dar structura trebuie să fie aceeași pentru toate mașinile.
1. Documente de proprietate și de folosință
- Factura de achiziție și contractul de vânzare-cumpărare, dacă mașina e proprietatea firmei.
- Contractul de leasing și graficul de rate, dacă e în leasing (financiar sau operațional).
- Contractul de comodat, dacă firma folosește mașina unei persoane fizice (de multe ori a administratorului). Detalii în articolul despre mașina personală folosită în interes de serviciu.
2. Documente ale vehiculului
- Certificatul de înmatriculare (talonul) și cartea de identitate a vehiculului (CIV). Originalul talonului stă de regulă în mașină; în dosar păstrezi o copie.
- Polița RCA în vigoare și, dacă există, polița CASCO.
- Dovada ultimei inspecții tehnice periodice.
- Dovada rovinietei (e electronică, dar e util să păstrezi confirmarea de plată).
3. Documente de întreținere
- Carnetul de service sau istoricul reviziilor.
- Facturile de service, anvelope, piese, cu kilometrajul notat pe ele.
- Rapoartele de daună și documentele de constatare, dacă au existat accidente.
Notează mereu kilometrajul pe facturile de service. Te ajută să programezi următoarea revizie și să calculezi costul de întreținere pe kilometru.
4. Documente contabile
- Fișa mijlocului fix (pentru mașinile din patrimoniu) și planul de amortizare, ținute de contabil.
- Deciziile interne privind utilizarea mașinii: exclusiv în scop economic sau mixt. Regimul fiscal diferă și este explicat în articolul despre deductibilitatea cheltuielilor auto: 50% sau 100%.
Registrele care leagă mașinile de oameni și de kilometri
Dosarul spune ce este mașina. Registrele spun ce s-a întâmplat cu ea.
| Registru / document | Ce conține | De ce contează |
|---|---|---|
| Foile de parcurs | Data, șoferul, km la plecare și la sosire, traseul, scopul deplasării | Justifică utilizarea în scop economic și consumul de combustibil |
| Evidența bonurilor de combustibil | Data, litri, valoare, mașina | Se compară cu kilometrii din foi pentru a calcula consumul |
| Decizia de alocare | Ce șofer folosește ce mașină, de la ce dată | Stabilește răspunderea pentru mașină și pentru eventuale amenzi |
| Procesele-verbale de predare-primire | Data, km, nivel combustibil, stare, semnături | Esențiale la mașinile cu mai mulți șoferi și la schimbarea alocării |
| Calendarul de termene | Expirări ITP, RCA, rovinietă, CASCO, revizii | Previne circulația cu documente expirate |
| Raportul centralizator lunar | Totaluri pe mașină și șofer: km, consum, număr de foi | Documentul de sinteză trimis contabilului |
Foile de parcurs: numerotare și continuitate
Foile de parcurs se numerotează consecutiv, fără goluri și fără dubluri, iar kilometrajul trebuie să fie continuu: km la sosire de pe o foaie este km la plecare de pe următoarea foaie a aceleiași mașini. Un gol de 300 km între două foi e exact genul de detaliu pe care îl observă un inspector. Ce rubrici trebuie să aibă formularul afli din articolul despre formularul 14-4-4A.
Decizia de alocare și predarea-primirea
Pentru fiecare mașină trebuie să fie clar, în scris, cine o folosește. La alocarea permanentă e suficientă o decizie internă. La mașinile folosite prin rotație, fiecare schimb de șofer se documentează cu un proces-verbal scurt sau, cel puțin, cu foi de parcurs separate pe fiecare șofer. Criteriile de alocare le găsești în articolul cum aloci șoferii pe mașinile firmei.
Cum organizezi practic evidența
- Un folder per mașină, denumit după numărul de înmatriculare, cu aceleași subfoldere peste tot: Proprietate, Vehicul, Service, Contabil.
- Foile de parcurs și bonurile pe luni, de exemplu „B-123-ABC / 2026-10”. Așa predai ușor contabilului o lună completă.
- Un tabel master cu toate mașinile pe rânduri și datele de expirare pe coloane. E singurul loc unde te uiți când vrei să știi ce expiră luna viitoare.
- Scanare la primire. Orice document primit pe hârtie (poliță, factură service) se scanează sau se fotografiază în aceeași zi.
Dacă folosești aplicația Foaie Parcurs pe iPhone, foile de parcurs, bonurile de combustibil atașate fiecărei mașini și raportul centralizator stau deja grupate pe mașină și pe perioadă, iar exportul PDF sau CSV îl pui direct în folderul lunii. Documentele mașinii (talon, poliță, contracte) le păstrezi în continuare în dosarul tău.
Cât timp păstrezi documentele
Documentele care stau la baza înregistrărilor contabile, inclusiv foile de parcurs și bonurile, au termene legale de arhivare. Nu le arunca la vânzarea mașinii sau la încheierea contractului de leasing. Termenele exacte sunt explicate în articolul cât timp se păstrează foile de parcurs.
Ce verifici o dată pe trimestru
- Fiecare mașină din tabelul master are dosar complet.
- Deciziile de alocare corespund realității (cine conduce efectiv fiecare mașină).
- Nu există goluri de numerotare sau de kilometraj în foile de parcurs.
- Toate bonurile de combustibil au corespondent în deplasări consemnate.
- Contabilul are tot ce i-a trebuit pentru lunile trecute. Lista uzuală o găsești în articolul ce documente auto îți cere contabilul.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Trebuie să țin un registru separat al mașinilor firmei?
Mașinile din patrimoniu apar oricum în evidența contabilă a mijloacelor fixe. Un tabel intern cu toate mașinile, inclusiv cele în leasing operațional sau comodat, nu este o cerință standard, dar te ajută să urmărești termenele și alocarea.
Pot ține evidența auto doar în format electronic?
Pentru organizarea internă, da. Pentru valabilitatea foilor de parcurs în format electronic există condiții specifice, pe care le discuți cu contabilul; aspectele principale sunt explicate în articolul dedicat formatului electronic.
Ce fac cu dosarul unei mașini vândute?
Îl arhivezi împreună cu foile de parcurs și bonurile aferente. Documentele justificative trebuie păstrate pe durata legală de arhivare, indiferent dacă mașina mai este sau nu în firmă.
Cine trebuie să aibă acces la dosarul auto?
Responsabilul de flotă, administratorul și contabilul. Șoferii au nevoie doar de documentele care trebuie să fie în mașină și de acces la foile de parcurs pe care le completează.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.