Mașina personală în interes de serviciu și contractul de comodat

Ai un SRL mic, nu ai cumpărat mașină pe firmă și folosești mașina ta personală la clienți. Întrebarea firească: poate firma să plătească benzina? Poate, dar nu doar pentru că tu ești administratorul. Firma are nevoie de un temei juridic pentru a folosi mașina și de documente care arată că a folosit-o pentru activitate. Temeiul este de obicei un contract de comodat; dovada este foaia de parcurs.

De ce nu e suficient să pui bonurile pe firmă

Codul fiscal permite deducerea cheltuielilor cu vehiculele aflate în proprietatea sau în folosința contribuabilului. Dacă mașina e a ta, ca persoană fizică, și nu există niciun act prin care firma o folosește, bonurile de combustibil pe codul fiscal al firmei nu au legătură cu un bun al firmei. La un control, ele pot fi considerate cheltuieli în favoarea asociatului sau administratorului, nu ale firmei.

Soluția uzuală este să transmiți firmei folosința mașinii, prin unul dintre contractele de mai jos.

Comodat sau închiriere

Pentru firmele mici, comodatul e varianta cea mai des folosită. Codul civil îl reglementează la art. 2.146–2.157: un contract cu titlu gratuit prin care o parte dă celeilalte un bun spre folosință, cu obligația de a-l restitui.

Ce scrii în contractul de comodat

• părțile: tu (proprietarul) și firma (comodatarul), reprezentată de administrator;
• mașina: marcă, model, număr de înmatriculare, serie de șasiu, kilometrajul la data predării;
• scopul: folosirea în activitatea firmei;
• durata (determinată sau nedeterminată) și condițiile de încetare;
• cine suportă ce: de exemplu, firma suportă combustibilul, uleiul, spălătoria și reparațiile curente; proprietarul suportă impozitul, RCA și ITP sau invers, cum convin părțile;
• caracterul gratuit.

Ce cheltuieli exact poate prelua firma și pe numele cui trebuie emise documentele (RCA-ul, de exemplu, e de regulă pe numele proprietarului) e o discuție de avut cu contabilul înainte de semnare, nu după.

Atenție la investițiile pe mașină

Normele Codului fiscal prevăd că valoarea investițiilor făcute de cealaltă parte la bunurile mobile ale proprietarului, inclusiv în cazul contractelor de comodat, reprezintă venit brut din cedarea folosinței pentru proprietar. Dacă firma plătește, de exemplu, o îmbunătățire a mașinii (nu o reparație curentă), proprietarul poate avea un venit de declarat. Delimitarea dintre reparație și investiție o face contabilul.

Regula 50% / 100% se aplică și aici

Odată ce firma are mașina în folosință, cheltuielile intră sub art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal, ca la orice vehicul de cel mult 3.500 kg și 9 locuri:

• dacă mașina e folosită exclusiv în scopul activității, cheltuielile asumate de firmă pot fi deduse integral, cu foi de parcurs;
• dacă e folosită și personal, deducerea e de 50%.

O mașină personală dată în comodat este, aproape prin definiție, folosită și personal. E mașina cu care mergi și la cumpărături. Realist, cele mai multe situații de comodat ajung la 50%. Mecanismul complet e în deductibilitatea cheltuielilor auto. Pentru administratori se adaugă și limita de un singur autoturism per persoană, explicată în foaia de parcurs pentru administratorul de SRL.

De ce foaia de parcurs contează mai mult la comodat

La o mașină cumpărată de firmă, existența ei în patrimoniu e clară. La comodat, singura legătură zilnică dintre mașina ta și firmă sunt foile de parcurs. Ele răspund la întrebarea pe care o pune orice inspector: câți dintre kilometrii plătiți de firmă au fost pentru firmă?

Exemplu

Mihai e administrator într-un SRL de consultanță și și-a dat mașina personală (benzină, 7,5 l/100 km normă internă) firmei în comodat. Contractul prevede că firma plătește combustibilul pentru deplasările de serviciu.

• Foile de parcurs din martie: 640 km la clienți din Brașov și Sibiu.
• Combustibil justificat: 640 × 7,5 / 100 = 48 litri.
• Bonurile pe firmă din martie: 52 litri.

Varianta corectă: firma plătește doar combustibilul care corespunde deplasărilor de serviciu. Dacă Mihai alimentează pe firmă și pentru drumurile personale, diferența nu mai e cheltuială a firmei și ar trebui fie suportată de el, fie tratată fiscal separat, după cum stabilește contabilul. Foile de parcurs sunt documentul care permite această separare.

Pașii, pe scurt

1. Semnezi contractul de comodat (sau de închiriere) cu firma, cu data și kilometrajul la predare.
2. Mașina se trece în evidența internă a firmei, ca vehicul în folosință. Vezi evidența auto a firmei.
3. Firma stabilește o normă internă de consum pentru mașină.
4. Alimentezi pe datele firmei doar pentru deplasările de serviciu sau ajustezi lunar diferența.
5. Completezi foaia de parcurs pentru fiecare deplasare de serviciu, cu kilometrajul de bord.

Cum completezi corect fiecare deplasare afli din ghidul de completare a foii de parcurs. Pentru pasul 5, aplicația Foaie Parcurs îți permite să adaugi mașina cu kilometrajul inițial de la data comodatului și calculează automat distanța și consumul fiecărei deplasări.

Ce nu rezolvă comodatul

• Nu transformă automat mașina într-una folosită exclusiv în scop economic.
• Nu justifică singur combustibilul; fără foi de parcurs, legătura dintre bonuri și activitate e slabă.
• Nu acoperă un angajat care își folosește mașina proprie: acolo modul de compensare (decont, închiriere, comodat) are consecințe fiscale diferite și se stabilește cu contabilul.

Întrebări frecvente

Trebuie înregistrat contractul de comodat la ANAF?

Comodatul este gratuit, deci nu generează chirie de declarat. Verifică totuși cu contabilul dacă în situația ta apare vreo obligație declarativă, mai ales dacă firma face investiții în mașină.

Pot deduce 100% combustibilul pentru mașina personală dată în comodat?

Doar dacă mașina este folosită exclusiv în scopul activității firmei și poți dovedi asta cu foi de parcurs. Pentru o mașină pe care o folosești și personal, deducerea corectă este 50%.

Ce se întâmplă dacă alimentez pe firmă fără contract de comodat?

Firma nu are în folosință mașina, deci cheltuiala nu are legătură cu un vehicul al ei. La control poate fi considerată nedeductibilă și tratată ca o cheltuială în favoarea ta.

Am nevoie de foaie de parcurs dacă am contract de comodat?

Contractul arată că firma poate folosi mașina; foaia de parcurs arată că a folosit-o pentru activitate. Ai nevoie de ambele ca să justifici combustibilul plătit de firmă.

Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.