Alocarea șoferilor pe mașini pare o decizie de bun-simț: fiecare ia mașina cu care merge de obicei. Problemele apar când nu e scrisă nicăieri. Cine răspunde de zgârietura de pe ușă? Cine plătește amenda de viteză primită acasă după trei săptămâni? De ce mașina nouă face 4.000 km pe lună, iar cea veche stă în curte? O alocare gândită și documentată rezolvă aceste întrebări înainte să apară.
Cele două modele: alocare fixă și mașini comune
| Alocare fixă (un șofer, o mașină) | Mașini comune (pool) | |
|---|---|---|
| Potrivit pentru | Agenți de vânzări, tehnicieni de teren, oricine conduce zilnic | Deplasări ocazionale, echipe care lucrează în ture, birouri cu mulți angajați și puține mașini |
| Răspunderea pentru mașină | Clară: un singur om | Împărțită; trebuie documentat fiecare schimb |
| Grad de utilizare | Poate fi scăzut dacă șoferul e în birou sau în concediu | De obicei mai ridicat |
| Grija pentru mașină | De regulă mai bună | Tinde să scadă dacă nu există reguli de predare |
| Efort administrativ | Mic | Mai mare: rezervări, predare-primire, foi pe fiecare șofer |
Multe firme mici folosesc un model mixt: mașini alocate fix celor care conduc zilnic și una-două mașini comune pentru restul. Pentru mașinile comune, regulile de evidență sunt detaliate în articolul o mașină, mai mulți șoferi.
Criteriile după care aloci
1. Tipul și volumul deplasărilor
Uită-te la ce face fiecare om, nu la funcție. Un agent care face 3.500 km pe lună, majoritatea pe drum național, are nevoie de altă mașină decât un tehnician care face 800 km pe lună prin oraș, cu scule în portbagaj. Dacă ai deja foi de parcurs pentru ultimele luni, ai datele: kilometri pe lună, tipul traseelor, numărul de opriri pe zi.
2. Potrivirea mașinii cu kilometrii
Regula practică: mașinile cele mai noi și mai economice merg la cei care fac cei mai mulți kilometri. Exemplu: ai o mașină care consumă 5,5 l/100 km și una care consumă 7,5 l/100 km. Pe un șofer cu 3.000 km pe lună, diferența de 2 l/100 km înseamnă 60 de litri lunar. Pe un șofer cu 600 km pe lună, aceeași diferență înseamnă 12 litri. Aceeași pereche de mașini, inversată între cei doi șoferi, produce o diferență de aproximativ 48 de litri pe lună pentru firmă.
3. Categoria permisului și tipul vehiculului
Verifică permisul fiecărui șofer pentru categoria vehiculului alocat. Autoturismele și utilitarele ușoare intră de regulă în categoria B, dar pentru vehicule mai grele sau cu remorcă pot fi necesare alte categorii. Păstrează o copie a permisului și urmărește data lui de expirare.
4. Unde stă mașina peste noapte
Dacă șoferul pleacă dimineața direct de acasă la client, mașina va dormi la el. Asta e legitim, dar ridică întrebarea folosirii în scop personal pe drumul casă–serviciu și în weekend. Regulile trebuie stabilite clar; implicațiile sunt explicate în articolul despre folosirea mașinii de serviciu în scop personal.
5. Istoricul șoferului
Daune repetate, amenzi, consum constant peste normă la mașini diferite: sunt semnale de care ții cont la alocarea unei mașini noi. Nu ca pedeapsă, ci ca să nu pui cea mai scumpă mașină a flotei în mâinile celui care o va uza cel mai repede.
Cum documentezi alocarea
Alocarea trebuie să existe pe hârtie (sau în format electronic), nu doar verbal. Minimum:
- Decizia de alocare, semnată de administrator: mașina (număr de înmatriculare), șoferul, data de la care se aplică, scopul utilizării și trimiterea la regulile din politica auto.
- Procesul-verbal de predare-primire la începutul alocării: data, kilometrajul, nivelul de combustibil, starea vizibilă (zgârieturi, lovituri), dotări (trusă, extinctor, triunghiuri, roată de rezervă), documentele din mașină, numărul de chei. Ideal, cu fotografii.
- Un nou proces-verbal la fiecare schimbare: alt șofer, retragerea mașinii, plecarea angajatului din firmă.
Alocarea documentată contează și la amenzi. Codul rutier (OUG nr. 195/2002, art. 39) obligă proprietarul sau deținătorul vehiculului să comunice poliției, la cerere, identitatea persoanei căreia i-a încredințat vehiculul. Cu decizia de alocare și foile de parcurs, răspunsul îl găsești imediat.
Concedii, boală, înlocuiri
Cel mai des, evidența se strică în perioadele de tranziție. Șoferul pleacă în concediu, un coleg „ia mașina câteva zile”, nimeni nu scrie nimic. Stabilește o regulă simplă:
- Înlocuirea temporară se face doar cu acordul responsabilului de flotă.
- Înlocuitorul completează foi de parcurs pe numele lui pentru zilele în care conduce.
- La predare și la returnare se notează kilometrajul și nivelul combustibilului.
Dacă folosești aplicația Foaie Parcurs, fiecare foaie are șoferul selectat, iar statisticile se văd și pe mașină, și pe șofer. Când un înlocuitor conduce o săptămână, kilometrii lui apar separat și nu se amestecă cu ai titularului.
Cum verifici dacă alocarea e bună
După 2–3 luni, uită-te la câțiva indicatori pe mașină și pe șofer:
- kilometri pe lună pentru fiecare mașină: o mașină cu 300 km pe lună alături de una cu 4.000 km e un semn că poți reorganiza;
- consumul real față de normă, pe aceeași mașină cu șoferi diferiți;
- numărul de zile în care fiecare mașină a stat nefolosită.
Formule și praguri utile găsești în articolul despre indicatorii pentru flota auto. Criteriile de alocare merită apoi scrise în politica auto a firmei, ca să nu le renegociezi la fiecare angajare.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este obligatorie o decizie scrisă de alocare a mașinii?
Nu există un formular impus pentru alocare, dar un document scris te ajută să dovedești cine folosea mașina, pentru ce scop și de când. Este util la controale, la daune și la amenzi.
Pot aloca aceeași mașină la doi șoferi permanent?
Da, de exemplu la echipe care lucrează în ture. În acest caz fiecare șofer completează propriile foi de parcurs, iar schimbul de tură se documentează cu kilometrajul de predare.
Ce fac cu mașina când angajatul pleacă din firmă?
Faci un proces-verbal de predare cu kilometrajul, starea mașinii, cheile și documentele, verifici că toate foile de parcurs sunt completate până în ultima zi și abia apoi realoci mașina.
Cât de des revizuiesc alocarea?
O dată pe an sau la schimbări mari: mașini noi, angajați noi, clienți în alte zone. Datele din foile de parcurs îți arată dacă repartizarea curentă mai are sens.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.