Cât timp se păstrează foile de parcurs: termenul în 2026

Foile de parcurs sunt documente justificative: pe baza lor se înregistrează și se deduc cheltuielile cu mașina. Prin urmare se păstrează la fel ca celelalte documente justificative ale firmei. Termenul s-a schimbat în 2023, iar multe surse vechi încă vorbesc de 10 ani. Mai jos ai regula actuală, cum o calculezi și cum organizezi arhiva.

Regula actuală: 5 ani de la 1 iulie a anului următor

Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma modificată prin Legea nr. 36/2023 (în vigoare din 15 ianuarie 2023), prevede:

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Același termen se aplică datelor păstrate pe suporturi tehnice de cei care țin contabilitatea informatizat (art. 23 alin. (1) din aceeași lege). Textul consolidat îl găsești pe legislatie.just.ro.

De ce 1 iulie

Data nu e întâmplătoare. Codul de procedură fiscală (art. 110) prevede că dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie, ca regulă, în 5 ani, cu începere de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală. Termenul de arhivare a fost aliniat la perioada în care poți fi controlat. Ce se verifică, concret, în acea perioadă găsești în ce verifică ANAF la foile de parcurs.

Calculul pe exemple

Practic, o foaie de parcurs stă în arhivă între 6,5 și 7,5 ani, în funcție de luna în care a fost întocmită. Exemplele presupun exercițiul financiar egal cu anul calendaristic.

Situațiile în care o păstrezi mai mult

• Documente întocmite înainte de 2023. Până la Legea 36/2023, regula generală era de 10 ani. Modul în care noul termen se aplică documentelor mai vechi a fost interpretat diferit în sursele de specialitate; dacă vrei să elimini foi de dinainte de 2023, cere confirmarea contabilului.
• Control sau litigiu în curs. Dacă perioada respectivă face obiectul unei inspecții, al unei contestații sau al unui proces, nu distrugi documentele până la finalizare.
• Prescripție de 10 ani. Codul de procedură fiscală prevede un termen de prescripție de 10 ani pentru creanțele care rezultă din fapte prevăzute de legea penală, constatate prin hotărâre definitivă. Nu e cazul obișnuit, dar explică de ce unele firme preferă să păstreze mai mult.
• Bunuri cu durată de viață lungă. Normele din OMFP 2634/2015 prevăd că documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe durata de viață utilă. Asta privește, de exemplu, factura de achiziție a mașinii, nu foile de parcurs zilnice; verifică încadrarea cu contabilul.
• Nevoile tale. Termenul legal e un minim. Dacă istoricul de kilometraj al unei mașini îți folosește la vânzarea ei sau la analize de cost, îl poți păstra mai mult.

Unde și cum păstrezi foile

OMFP 2634/2015 (anexa 1, pct. 36) prevede că documentele justificative se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. Documentele pot fi păstrate și de o firmă autorizată în servicii arhivistice, dar răspunderea rămâne a administratorului.

Arhiva pe hârtie

Normele cer gruparea documentelor în dosare numerotate și șnuruite, cronologic și sistematic, pe exerciții financiare, în spații protejate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii. Pentru foile de parcurs, o organizare practică e: un dosar pe an, cu separatoare pe mașină și, în interior, foile în ordinea numerelor.

Arhiva electronică

Aceleași norme spun că, la păstrarea pe suport electronic, inclusiv a documentelor scanate, nu este obligatorie aplicarea Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Condiția e ca documentele să poată fi listate oricând, la nevoie sau la cererea organelor de control. Despre validitatea foilor întocmite direct electronic: foaia de parcurs în format electronic.

Avantajele practice ale trecerii la evidența digitală sunt detaliate în avantajele digitalizării foilor de parcurs. Pentru arhiva electronică, câteva reguli simple:

1. salvează foile în PDF, nu doar ca date în aplicație;
2. păstrează cel puțin două copii, în locuri diferite (de exemplu, computerul firmei și un serviciu de stocare în cloud);
3. folosește o denumire consecventă: an-lună_numărînmatriculare_nrfoaie.pdf;
4. verifică o dată pe an că fișierele vechi se deschid.

Dacă folosești aplicația Foaie Parcurs, exportul PDF lunar și raportul centralizator sunt formatele potrivite pentru arhivă; datele din telefon nu ar trebui să fie singura copie.

Ce faci după expirarea termenului

Normele OMFP 2634/2015 (pct. 43) prevăd că eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen de păstrare a expirat se face de o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale firmei. Se întocmește un proces-verbal, iar documentele eliminate se scad din registrul de evidență al arhivei. Într-o firmă mică, „comisia” poate fi formată din administrator și contabil, dar procesul-verbal nu lipsește.

Dacă se pierd foile de parcurs

Legea contabilității (art. 26) cere ca, în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile, să iei măsuri de reconstituire în cel mult 30 de zile de la constatare. Pentru foile de parcurs, reconstituirea se face pe baza celorlalte informații disponibile (bonuri, facturi, agendă, e-mailuri) și se documentează. Mai bine e să nu ajungi aici: o copie electronică regulată te scutește de această procedură.

Întrebări frecvente

Câți ani se păstrează foile de parcurs?

Ca orice document justificativ, 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, conform art. 25 din Legea contabilității, în forma modificată prin Legea 36/2023.

Mai e valabil termenul de 10 ani?

Pentru registrele și documentele justificative, regula generală din Legea contabilității este acum de 5 ani. Situațiile financiare anuale au un termen separat de păstrare, de 10 ani. Pentru documentele întocmite înainte de 2023, cere confirmarea contabilului înainte de a le elimina.

Pot păstra foile de parcurs doar în format electronic?

Da. Normele OMFP 2634/2015 permit păstrarea pe suport electronic, inclusiv a documentelor scanate, cu condiția ca acestea să poată fi listate oricând la cererea organelor de control.

Unde trebuie păstrate foile de parcurs?

La domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare ale firmei, ori la un prestator autorizat de servicii arhivistice. Răspunderea pentru păstrare rămâne a administratorului.

Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.