„Foaie de parcurs, cod 14-4-4A” – formularea apare pe carnete de papetărie, pe site-uri cu modele gratuite și în discuțiile dintre contabili. Mulți pleacă de la ideea că există un tipizat oficial cu acest cod și că orice altă foaie de parcurs nu e valabilă. Când citești textul în vigoare al ordinului privind documentele financiar-contabile, lucrurile stau altfel. Mai jos vezi ce spune efectiv legislația și ce înseamnă asta pentru tine în practică.
Ce reglementează OMFP 2634/2015
Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile se aplică din 1 ianuarie 2016 și a înlocuit OMEF 3512/2008. Are patru anexe: norme generale de întocmire a documentelor, norme specifice pentru fiecare formular, modelele formularelor și lista documentelor care se păstrează 5 ani.
Anexa 2 începe cu un nomenclator al documentelor financiar-contabile, organizat pe grupe: registre de contabilitate, mijloace fixe, stocuri, mijloace bănești și decontări, salarii, contabilitate generală, alte subactivități. În grupa „Mijloace bănești și decontări”, codul 14-4-4 este Dispoziția de plată/încasare către casierie. O foaie de parcurs nu apare în nomenclatorul ordinului, nici cu codul 14-4-4A, nici cu alt cod.
Pe scurt: în forma consultată a OMFP 2634/2015 nu există un formular „foaie de parcurs” cu cod 14-4-4A. Codul care seamănă, 14-4-4, desemnează alt document.
De ce circulă totuși codul 14-4-4A
Nu am putut identifica sigur actul normativ din care provine asocierea. Explicația cea mai probabilă e practica: tipografiile au continuat ani la rând să tipărească carnete cu același antet, iar site-urile de modele l-au preluat unele de la altele. Indiferent de origine, codul tipărit pe carnet nu face foaia mai valabilă sau mai puțin valabilă. Ce contează este conținutul.
Dacă ai deja carnete cu „14-4-4A” în antet, le poți folosi în continuare. Nu e nevoie să le arunci, dar nici să cauți cu orice preț „formularul oficial”.
Atunci ce face o foaie de parcurs valabilă
Trei lucruri, independente de cod:
1. Elementele minime din normele Codului fiscal
Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, la pct. 68 alin. (2) (aferent art. 298, deducerea TVA pentru vehicule), spun că persoana impozabilă trebuie să întocmească foaia de parcurs, care trebuie să conțină cel puțin: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs. Acestea sunt singurele rubrici de conținut cerute expres.
2. Elementele generale ale unui document justificativ
Anexa 1 la OMFP 2634/2015 (pct. 2) enumeră ce trebuie să cuprindă orice document justificativ: denumirea documentului, datele entității care îl întocmește, număr și dată, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice, numele și semnăturile persoanelor care răspund de operațiune.
3. Regulile generale de completare
Tot anexa 1 stabilește reguli care se aplică și foii de parcurs:
- nu se admit ștersături, spații libere între operațiuni sau file lipsă (pct. 14);
- erorile se corectează tăind cu o linie textul greșit, scriind alături varianta corectă, cu semnătura celui care corectează și data corecturii;
- documentele pot fi pe hârtie sau în format electronic (pct. 12);
- la documentele întocmite cu sisteme informatice, semnătura nu e element obligatoriu, dar firma trebuie să stabilească prin proceduri proprii cum identifică persoanele care au inițiat și aprobat operațiunea (pct. 11).
Ce rubrici are un carnet „14-4-4A” tipic
Carnetele vândute sub acest cod variază de la tipografie la tipografie. De regulă găsești: unitatea, numărul foii, data, autovehiculul și numărul de înmatriculare, conducătorul auto, un tabel cu ora și locul plecării și sosirii, kilometrajul, combustibilul alimentat și semnături. Ce lipsește destul de des:
- norma proprie de consum – o adaugi în antet, de mână;
- o coloană clară pentru scop – dacă nu există, scrie scopul în coloana de observații sau lângă destinație;
- categoria vehiculului – „autoturism” sau „autoutilitară N1”, lângă numărul de înmatriculare.
Cu aceste completări, un carnet de papetărie acoperă cerințele minime. Lista completă a rubricilor recomandate, cu un exemplu de rând completat, e în articolul despre modelul de foaie de parcurs.
Comparație: tipizat de papetărie, model propriu, aplicație
| Criteriu | Carnet „14-4-4A” | Model propriu (Word/Excel) | Aplicație |
|---|---|---|---|
| Conține rubricile minime | Parțial, depinde de tipografie | Da, dacă le pui tu | Depinde de aplicație; verifică |
| Numerotare | Preimprimată sau manuală | Manuală | De obicei automată |
| Calculul km și al consumului | De mână | Cu formule | Automat |
| Corecturi | Tăiere cu o linie, semnătură, dată | Riscul de suprascriere fără urmă | Depinde de aplicație |
Despre valabilitatea variantei digitale, vezi dacă foaia de parcurs în format electronic este valabilă. Dacă folosești aplicația Foaie Parcurs pe iPhone, foaia exportată în PDF conține numărul foii, mașina, șoferul, traseul, kilometrajul și consumul calculat; verifică doar ca norma de consum a mașinii să fie cea aprobată în firmă.
Exemplu: carnet vechi adus la zi
O firmă are 3 carnete cu antetul „Foaie de parcurs 14-4-4A”, fără rubrică pentru normă și scop. Soluția simplă: în antetul fiecărei foi se scrie „Autoturism – CJ 12 ABC – motorină – normă 6,5 l/100 km”, iar coloana „Observații” devine coloana de scop. O cursă de la km 45.210 la km 45.388 apare atunci ca: „Cluj-Napoca – Alba Iulia – Cluj-Napoca, 178 km, scop: montaj la client Alfa SRL, comanda 2318, consum normat 11,57 l”. Toate elementele minime sunt acoperite, fără formular nou.
Pentru context general despre rolul documentului, vezi ce este foaia de parcurs și cine are nevoie de ea.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este obligatoriu formularul 14-4-4A pentru foaia de parcurs?
Nu. În OMFP 2634/2015, actul în vigoare pentru documentele financiar-contabile, foaia de parcurs nu figurează în nomenclator, iar codul 14-4-4 desemnează Dispoziția de plată/încasare către casierie. Contează ca foaia să conțină elementele minime cerute de normele Codului fiscal.
Pot folosi în continuare carnetele cu codul 14-4-4A?
Da. Codul tipărit nu afectează valabilitatea foii. Verifică doar că poți consemna pe ele categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum, și completează de mână ce lipsește.
Ce înseamnă litera A din codurile formularelor?
În nomenclatorul OMFP 2634/2015, multe coduri au sufixul A (de exemplu 14-3-4A, Bon de consum), însă ordinul nu explică în text semnificația sufixului. Pentru foaia de parcurs, întrebarea e oricum teoretică, pentru că ea nu apare în nomenclator.
Trebuie să am foaia de parcurs înregistrată sau înseriată la vreo instituție?
Nu am identificat o asemenea obligație pentru foaia de parcurs folosită de firme pentru justificarea cheltuielilor auto. Numerotarea internă continuă este însă o practică bună, pentru că arată că nu lipsesc foi din evidență.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.