În primele zile ale lunii, contabilul trimite același mesaj: „Îmi trimiteți și documentele pentru mașini?”. Iar tu cauți bonuri prin torpedou, încerci să-ți amintești pe unde ai fost pe 12 ale lunii trecute și trimiți poze neclare pe WhatsApp. Articolul acesta e lista pe care o poți urmări lună de lună, ca predarea să dureze 15 minute, nu o seară.
Lista scurtă
| Document | De ce îl cere | Formă recomandată |
|---|---|---|
| Foile de parcurs ale lunii, pe fiecare mașină | Justifică kilometrii și combustibilul | PDF, numerotate continuu, semnate |
| Raportul centralizator lunar | Rezumă foile: km, consum normat, pe mașină | PDF sau tabel |
| Bonuri și facturi de combustibil | Cheltuiala efectivă și TVA | Original + fotografie/scan lizibil |
| Extrasul cardului de combustibil | Centralizarea alimentărilor | Factura lunară de la emitent |
| Ordine de deplasare (delegații) și decontări | Diurnă, cazare, transport | Semnate, cu viza destinației dacă e cazul |
| Facturi de service, piese, anvelope, spălătorie | Cheltuieli cu întreținerea | Pe numele firmei, cu numărul mașinii |
| Facturi de leasing / chirie | Rate, dobânzi, chirii | Cum vin de la finanțator |
| RCA, CASCO, ITP, rovinietă, taxe de drum, parcări | Cheltuieli periodice | Factură sau document de plată |
| Amenzi (dacă există) | Tratament fiscal separat | Procesul-verbal și dovada plății |
Nu toate apar în fiecare lună, dar foile de parcurs, raportul centralizator și combustibilul apar mereu.
1. Foile de parcurs: complete, numerotate, coerente
Contabilul nu reface traseele; verifică coerența. Înainte să trimiți foile, fă tu trei verificări rapide:
- Numerotare fără goluri. Dacă lipsește foaia 47 dintre 46 și 48, va întreba de ea.
- Kilometrajul se închide. Kilometrajul de sosire al unei foi este cel de plecare al următoarei. Diferențele înseamnă drumuri neînregistrate.
- Fiecare zi cu alimentare are și deplasare. Un bon din 14 ale lunii fără nicio foaie în jurul acelei date e o problemă.
Dacă mașina e la regim de deducere integrală, foile sunt și dovada utilizării exclusive în activitate. La regimul de 50%, ele justifică în continuare combustibilul. În ambele cazuri, lipsa lor costă.
2. Raportul centralizator
Pentru o mașină cu 22 de foi pe lună, contabilul preferă un singur tabel: număr foaie, dată, șofer, traseu, kilometri, consum normat, plus totalurile. Așa vede dintr-o privire că, de exemplu, mașina B-12-ABC a parcurs 1.870 km, cu un consum normat de 121,6 litri, iar bonurile însumează 124 de litri. Diferența mică e normală; o diferență de 40 de litri ar merita o explicație. Cum se construiește și ce coloane are, vezi în articolul despre raportul centralizator lunar.
3. Combustibilul: bonuri, facturi, card
- Datele firmei pe document. Pentru deducerea TVA, documentul trebuie să identifice firma ca beneficiar. Cere de la început contabilului să-ți spună ce acceptă (bon cu codul fiscal al firmei, factură) și respectă regula.
- Bonurile termice se șterg. Fotografiază-le în ziua alimentării. Originalul se păstrează, dar fotografia îți salvează luna dacă originalul devine ilizibil.
- Cardul de combustibil simplifică totul: o factură lunară cu toate alimentările, pe mașini. Dacă îl folosești, nu mai trebuie să aduni zeci de bonuri.
Mai multe în ghidul despre bonurile fiscale de combustibil.
4. Delegațiile
Dacă în lună au existat deplasări cu diurnă, contabilul are nevoie de ordinele de deplasare și de decontul cheltuielilor (cazare, transport). Datele din delegații trebuie să se potrivească cu foile de parcurs ale mașinii folosite. Cum se leagă cele două documente e explicat în delegația vs. foaia de parcurs.
5. Documentele „de o singură dată” sau periodice
Pe lângă documentele lunare, contabilul are nevoie, când apar, de:
- contractul de leasing sau de închiriere și graficul de rate;
- contractul de comodat, dacă firma folosește o mașină personală a administratorului sau a unui angajat;
- decizia internă privind normele de consum și orice modificare a ei;
- decizia privind regimul de deducere al fiecărei mașini (50% sau integral) și politica auto;
- actele de achiziție sau vânzare ale unei mașini.
Ține aceste documente într-un dosar al fiecărei mașini. O listă completă a registrelor utile găsești în articolul despre evidența auto a firmei.
Când predai documentele
Majoritatea declarațiilor lunare au termen pe 25 ale lunii următoare, iar contabilul are nevoie de timp să înregistreze documentele înainte. O regulă bună: predai tot pachetul pentru mașini în primele 5–7 zile ale lunii. Dacă aștepți până pe 20, nu mai rămâne timp pentru întrebări și corecturi.
Facturile de la furnizori ajung în general și pe cale electronică (sistemul e-Factura), dar asta nu acoperă foile de parcurs, delegațiile sau bonurile fiscale, pe care tot tu trebuie să le trimiți.
Cum faci predarea în 15 minute
- Completează foile de parcurs zilnic, nu la sfârșit de lună.
- Fotografiază bonurile în momentul alimentării.
- În prima zi a lunii, exportă foile lunii trecute și raportul centralizator pentru fiecare mașină.
- Verifică cele trei puncte de coerență de mai sus.
- Trimite pachetul într-un singur e-mail, cu un subiect clar („Documente auto – octombrie 2026 – B-12-ABC”).
Cu o aplicație ca Foaie Parcurs, pașii 3 și 4 se reduc la câteva atingeri: din ecranul mașinii filtrezi „Luna trecută” și exporți raportul centralizator PDF, foile în PDF sau datele în CSV, pe care contabilul le poate deschide în Excel.
Cât timp se păstrează
După ce contabilul a înregistrat documentele, originalele (sau arhiva electronică) trebuie păstrate pe perioada prevăzută de lege. Detalii în articolul cât timp se păstrează foile de parcurs.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Contabilul are nevoie de toate foile de parcurs sau doar de raportul centralizator?
De obicei de ambele. Raportul centralizator îi oferă imaginea de ansamblu și totalurile, iar foile de parcurs sunt documentele justificative propriu-zise, care trebuie să existe și să poată fi prezentate la un control.
Pot trimite bonurile doar ca fotografie?
Fotografia este utilă ca rezervă și pentru înregistrare rapidă, dar regulile privind originalele și arhivarea diferă în funcție de tipul documentului. Întreabă contabilul ce variante acceptă și păstrează originalele până primești un răspuns clar.
Până când trebuie predate documentele auto?
Nu există un termen legal unic pentru predarea către contabil, dar acesta are nevoie de ele înainte de termenele declarațiilor, multe dintre ele pe 25 ale lunii următoare. Ideal, predai documentele în prima săptămână a lunii.
Ce fac dacă am pierdut un bon de combustibil?
Spune-i contabilului cât mai repede. În funcție de situație, se poate cere un duplicat sau o copie a facturii de la benzinărie. Fără document justificativ, cheltuiela respectivă nu poate fi tratată ca deductibilă.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.