Foaia de parcurs nu e greu de completat, dar e ușor de completat prost. O foaie cu kilometri care nu se leagă, cu „deplasare în interes de serviciu” la scop și fără normă de consum nu te ajută prea mult când contabilul sau un inspector fiscal o citește. Mai jos ai ordinea în care se completează rubricile, ce scrii în fiecare și un exemplu complet, cu cifre, pentru o zi de lucru.
Dacă nu ești sigur că ai nevoie de foaie de parcurs, începe cu situațiile în care foaia de parcurs este obligatorie. Ghidul de față presupune că ai decis deja să o ții.
Ce trebuie să conțină, minimum
Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal (pct. 68 alin. (2), în aplicarea art. 298 privind deducerea TVA la vehicule) cer ca foaia de parcurs să conțină cel puțin:
- categoria de vehicul utilizat;
- scopul și locul deplasării;
- kilometrii parcurși;
- norma proprie de consum de carburant pe kilometru parcurs.
Pe lângă acestea, foaia e un document justificativ în contabilitate, așa că are nevoie și de elementele generale cerute de OMFP 2634/2015: denumirea documentului, firma care îl întocmește, număr și dată, conținutul operațiunii și persoanele care răspund de ea. Lista completă a rubricilor, cu ce e obligatoriu și ce e doar recomandat, e în articolul despre modelul de foaie de parcurs.
Pasul 1: Antetul foii
Antetul îl completezi o singură dată pe foaie, înainte de prima cursă:
- Numărul foii – în ordine crescătoare, fără goluri (de exemplu 0147, apoi 0148). O numerotare continuă arată că nu lipsesc foi.
- Data sau perioada – o zi (14.10.2026) sau un interval (01–31.10.2026), după cum ai ales foaie zilnică sau lunară.
- Firma – denumirea și codul fiscal.
- Vehiculul – numărul de înmatriculare, marca/modelul și categoria (autoturism, autoutilitară N1 etc.).
- Combustibilul și norma de consum – de exemplu motorină, 6,5 l/100 km. Norma o stabilește firma, nu o alegi pe loc; vezi cum stabilești norma internă de consum.
- Șoferul – numele persoanei care conduce. Dacă mașina are mai mulți șoferi în aceeași zi, fiecare cursă trebuie să arate cine a condus.
Pasul 2: Kilometrajul la plecare
Înainte să pornești, citești bordul și scrii exact cifra afișată, fără rotunjiri la sute. Regula de bază: kilometrajul la plecare este egal cu kilometrajul la sosire din cursa anterioară a aceleiași mașini. Dacă ieri seara ai notat 45.210, azi dimineață pleci tot de la 45.210. Diferența apare doar dacă mașina a fost folosită între timp, iar atunci lipsește o cursă din evidență.
Pasul 3: Traseul și locul deplasării
Scrii punctul de plecare, opririle și destinația finală, în ordinea în care le-ai parcurs: „Cluj-Napoca (sediu) – Florești (client Alfa SRL) – Gilău (depozit) – Cluj-Napoca (sediu)”. Localitatea singură e adesea prea vagă când ai mai multe opriri în același oraș; adaugă clientul sau adresa. Detalii despre ocoluri și opriri multiple găsești în ghidul despre traseu și opriri.
Pasul 4: Scopul deplasării
Scopul trebuie să lege cursa de activitatea firmei. „Livrare comandă 2318 la Alfa SRL” spune ceva; „interes de serviciu” nu spune nimic. O formulare bună răspunde la întrebarea: de ce a fost nevoie de mașină în ziua aceea, acolo? Exemple pe tipuri de activitate ai în articolul despre cum descrii scopul deplasării.
Pasul 5: Kilometrajul la sosire și distanța
La întoarcere notezi din nou kilometrajul, apoi faci scăderea. Distanța parcursă = km la sosire – km la plecare. Verifică rapid dacă rezultatul e plauzibil pentru traseu: dacă Cluj – Florești – Gilău și retur ar însemna pe hartă cam 50 km, iar tu ai 178 km, ceva lipsește din traseu.
Pasul 6: Consumul normat
Consumul normat al cursei = km parcurși × norma / 100. Cu 6,5 l/100 km și 178 km obții 11,57 litri. Această cifră se compară, la final de lună, cu combustibilul alimentat conform bonurilor. Diferențele mari trebuie să aibă o explicație; despre asta, în consum normat vs. consum real.
Pasul 7: Semnăturile
Șoferul semnează pentru datele consemnate, iar persoana desemnată de firmă confirmă sau aprobă foaia. Cine semnează, când e nevoie de ștampilă și ce se întâmplă la foile generate electronic e explicat în articolul despre semnăturile pe foaia de parcurs.
Exemplu complet: o zi de lucru
Situația: Dacia Logan MCV, CJ 12 ABC, motorină, normă internă 6,5 l/100 km. Șofer: Andrei Pop. Foaia nr. 0147 din 14.10.2026.
| Cursa | Traseu | Scop | Km plecare | Km sosire | Km parcurși | Consum normat |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Cluj-Napoca (sediu) – Turda (șantier str. Libertății 12) | Transport materiale, comanda 2318 | 45.210 | 45.247 | 37 | 2,41 l |
| 2 | Turda – Câmpia Turzii (furnizor Beta SRL) | Ridicare profile aluminiu, factura 774 | 45.247 | 45.264 | 17 | 1,11 l |
| 3 | Câmpia Turzii – Aiud (client Gamma SRL) – Cluj-Napoca (sediu) | Măsurători ofertă 112, retur la sediu | 45.264 | 45.388 | 124 | 8,06 l |
| Total zi | 178 | 11,57 l | ||||
Observă două lucruri. Primul: fiecare km la plecare repetă km la sosire din rândul de deasupra, deci nu există kilometri „nevăzuți”. Al doilea: totalul zilei se verifică și direct, 45.388 – 45.210 = 178 km. Dacă suma pe curse nu dă aceeași cifră ca diferența dintre primul și ultimul kilometraj, ai o greșeală de transcriere.
Ce faci la final de lună
- Verifici că foile sunt numerotate continuu și că nu lipsesc zile în care mașina a circulat.
- Aduni km parcurși pe lună și consumul normat total.
- Pui alături bonurile de combustibil din aceeași perioadă și compari litrii alimentați cu litrii normați, ținând cont de ce era în rezervor la început și la sfârșit.
- Predai foile, bonurile și un centralizator contabilului. Un model de raport găsești în articolul despre raportul centralizator lunar.
Pe hârtie, în Excel sau în aplicație
Pașii sunt aceiași indiferent de suport. Diferența e cine face calculele: pe hârtie le faci tu, în Excel le fac formulele pe care le-ai construit, iar într-o aplicație precum Foaie Parcurs pentru iPhone distanța, consumul și numerotarea se calculează automat din kilometraj și traseul ales pe hartă. Compararea pe larg e în Excel vs. aplicație.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Trebuie completată foaia de parcurs înainte sau după cursă?
Ideal, o parte înainte (antet, km la plecare, destinație, scop) și restul imediat după (km la sosire, opriri reale). Completarea la sfârșit de lună, din memorie, produce aproape mereu kilometri care nu se leagă și trasee aproximative.
Cum calculez kilometrii parcurși dacă am uitat să notez kilometrajul la plecare?
Folosește kilometrajul la sosire din cursa anterioară a aceleiași mașini, care ar trebui să fie identic. Dacă între timp mașina a mai fost folosită de altcineva, întreabă cine a condus și completează cursa lipsă, nu ajusta cifrele ca să iasă.
Ce normă de consum trec pe foaia de parcurs?
Norma proprie stabilită de firmă pentru mașina respectivă, de regulă printr-o decizie internă, nu consumul din reclama producătorului și nici o cifră estimată pe loc. Aceeași normă se folosește pe toate foile mașinii până când firma o modifică formal.
Pot avea mai multe curse pe aceeași foaie de parcurs?
Da. Foaia poate acoperi o zi sau o perioadă mai lungă, cu câte un rând pentru fiecare cursă, atâta timp cât fiecare rând are traseu, scop, kilometraj la plecare și la sosire și cât kilometrajul se continuă de la un rând la altul.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.