Dacă ai trecut de foile de parcurs pe hârtie, alegerea reală e între un fișier Excel (sau Google Sheets) și o aplicație dedicată. Ambele pot produce o foaie de parcurs corectă. Diferențele sunt în timpul de completare, în cât de ușor apar erorile și în cât de repede ajungi la totalurile de final de lună. Mai jos ai o comparație cinstită, inclusiv situațiile în care Excel e alegerea mai bună.
Ce trebuie să producă oricare variantă
Indiferent de unealtă, foaia trebuie să conțină elementele minime din normele de aplicare a Codului fiscal: categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum. Plus elementele unui document justificativ: număr, dată, firmă, persoane responsabile. Lista completă e în modelul de foaie de parcurs, iar despre valabilitatea documentelor digitale, în foaia de parcurs în format electronic.
Foaia de parcurs în Excel
Cum arată un fișier bine făcut
O foaie de calcul pe mașină și pe lună, cu coloanele: Data, Șofer, Traseu, Scop, Km plecare, Km sosire, Km parcurși, Consum normat, Alimentare (l), Nr. bon. Câteva formule fac diferența:
- Km parcurși: =F2-E2 (sosire minus plecare).
- Km plecare automat: =F2 în celula E3, adică plecarea din rândul următor preia sosirea din rândul anterior. Elimină cea mai frecventă eroare.
- Consum normat: =G2*$J$1/100, unde J1 conține norma (de exemplu 6,5).
- Verificare: o celulă care compară =SUM(G2:G40) cu diferența dintre ultima sosire și prima plecare.
Exemplu: plecare 45.210, sosire 45.388, rezultă 178 km și 11,57 l la 6,5 l/100 km.
Avantaje
- Cost zero, dacă ai deja Office sau folosești Google Sheets.
- Control total asupra coloanelor și a formatului.
- Contabilul îl deschide fără să instaleze nimic.
- Merge pe orice dispozitiv, inclusiv Android și Windows.
Dezavantaje
- Se completează greu de pe telefon, deci de obicei seara sau la birou, adică din memorie.
- Formulele se strică ușor: un rând inserat greșit, o celulă suprascrisă.
- Nu păstrează istoricul modificărilor într-o formă ușor de urmărit (Google Sheets are istoric de versiuni, Excel local nu în mod implicit).
- Traseele și distanțele le scrii de mână; nu ai hartă.
- Pentru mai multe mașini, fișierele se înmulțesc și centralizarea devine o muncă separată.
Foaia de parcurs într-o aplicație
Aplicațiile dedicate diferă mult între ele, deci verifică ce face concret cea aleasă. Ca reper, aplicația Foaie Parcurs pentru iPhone face următoarele:
- mașini (număr de înmatriculare, combustibil, consum mediu, kilometraj inițial) și șoferi, în număr nelimitat;
- foi cu dată, șofer, km la plecare și sosire, traseu cu opriri alese de pe hartă și locuri salvate;
- distanța și consumul calculate automat, numerotarea foilor automată;
- bonuri de combustibil atașate mașinii;
- statistici și grafice pe mașină și pe șofer;
- remindere configurabile per mașină pentru completarea foilor;
- export PDF al foii, raport centralizator PDF și export CSV.
Ce nu face: nu se sincronizează cu programul de contabilitate (de exemplu SAGA), nu urmărește GPS automat în fundal, nu are versiune Android sau web, nu are semnătură electronică calificată și nu transmite nimic la ANAF. Este gratuită până la 5 foi create, apoi necesită abonament PRO. Ghidul complet de folosire e în aplicația Foaie Parcurs pentru iPhone.
Avantaje
- Completezi pe loc, de pe telefon, în ziua cursei.
- Calculele și numerotarea nu depind de formule pe care le poți strica.
- Locurile frecvente se aleg din listă, nu se tastează de fiecare dată.
- Totalurile lunare și rapoartele se generează din datele existente.
Dezavantaje
- Cost lunar sau anual peste pragul gratuit.
- Ești limitat la câmpurile și formatul aplicației.
- Depinzi de platformă (în cazul Foaie Parcurs, doar iPhone).
Comparație directă
| Criteriu | Excel / Sheets | Aplicație dedicată |
|---|---|---|
| Cost | Zero sau inclus în Office | Gratuit limitat, apoi abonament |
| Completare pe telefon | Incomodă | Gândită pentru telefon |
| Continuitatea kilometrajului | Doar dacă ai pus formula | De regulă gestionată de aplicație |
| Traseu pe hartă | Nu | Da, la aplicațiile care o oferă |
| Numerotarea foilor | Manuală | Automată |
| Mai multe mașini și șoferi | Fișiere/tab-uri separate | Într-un singur loc |
| Raport lunar pentru contabil | Construit de tine | Generat (PDF, CSV) |
| Personalizare | Totală | Limitată |
| Platforme | Toate | Depinde de aplicație |
Calculul timpului, pe un exemplu
Ia o firmă cu 3 mașini și în medie 20 de curse pe mașină pe lună, adică 60 de curse. Dacă în Excel îți ia 2 minute să introduci o cursă (deschizi fișierul, cauți rândul, tastezi traseul și scopul) și încă 30 de minute pe lună să faci centralizatorul și să verifici formulele, ai cam 150 de minute lunar. Dacă într-o aplicație o cursă îți ia 1 minut, cu locuri salvate, și raportul se generează direct, ajungi la aproximativ 60–70 de minute. Cifrele tale vor fi altele; merită să le măsori o lună, nu să le estimezi.
Când alegi fiecare variantă
Excel e alegerea bună dacă
- ai o singură mașină și puține curse pe lună;
- completarea o face cineva la birou, nu șoferul pe drum;
- folosești Android sau ai nevoie de acces de pe mai multe platforme;
- contabilul îți cere un format anume pe care îl poți reproduce doar într-un tabel.
Aplicația e alegerea bună dacă
- ai mai multe mașini sau mai mulți șoferi;
- vrei ca foaia să fie completată pe loc, de pe telefon;
- pierzi timp la final de lună cu centralizarea;
- ai avut deja erori de kilometraj sau de numerotare.
O variantă hibridă e frecventă: aplicația pentru completare zilnică și exportul CSV deschis în Excel de contabil. Pentru context mai larg despre trecerea la digital, vezi avantajele digitalizării foilor de parcurs.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este valabilă o foaie de parcurs făcută în Excel?
Da, dacă are conținutul minim cerut de normele Codului fiscal și elementele unui document justificativ. Foaia de parcurs nu are un formular tipizat impus, iar OMFP 2634/2015 permite documente întocmite prin sisteme informatice, cu condiția ca firma să poată identifica cine le-a întocmit și aprobat.
Pot trece de la Excel la o aplicație în mijlocul anului?
Da. Cel mai simplu e să schimbi de la începutul unei luni și să pornești în aplicație de la kilometrajul de la ultima sosire din Excel, ca să nu apară goluri. Păstrează fișierele Excel vechi împreună cu restul documentelor.
Aplicația Foaie Parcurs trimite datele la contabilitate sau la ANAF?
Nu. Aplicația generează PDF-uri și CSV pe care le trimiți tu contabilului; nu are sincronizare cu programe de contabilitate și nu transmite date la ANAF.
Trebuie să tipăresc foile de parcurs făcute pe calculator?
Nu neapărat, dacă ai o procedură internă care arată cine le completează și cine le aprobă. Multe firme mici aleg totuși să le tipărească și să le semneze, pentru că e cea mai simplă dovadă a aprobării.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.