Foile de parcurs nesemnate sunt o problemă mai frecventă decât pare: șoferul completează, foaia ajunge la contabil, iar nimeni nu și-a pus semnătura. Pe de altă parte, multe firme încă se întreabă dacă le trebuie ștampila. Iată cine semnează, ce înseamnă fiecare semnătură și ce s-a schimbat la ștampilă.
Ce spun regulile generale despre semnături
Foaia de parcurs funcționează ca document justificativ pentru cheltuielile cu vehiculul. Potrivit OMFP 2634/2015 (anexa 1, pct. 2), un document justificativ trebuie să cuprindă, printre altele, „numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare”. Tot anexa 1 (pct. 5) precizează că documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat.
Ordinul nu are un formular de foaie de parcurs cu rubrici de semnătură predefinite, așa că cine anume semnează se stabilește prin procedurile interne ale firmei. Art. 4 alin. (3) din același ordin spune că circuitul documentelor se stabilește prin proceduri proprii, aprobate de administrator.
Cine semnează, concret
| Cine | Ce confirmă | Când semnează |
|---|---|---|
| Șoferul (conducătorul auto) | Că datele consemnate sunt reale: curse, kilometraj, traseu, scop | La finalul zilei sau al foii |
| Persoana care aprobă (administrator, șef de departament, responsabil flotă) | Că deplasările au fost în interesul firmei și foaia a fost verificată | La predarea foii, înainte de a ajunge la contabilitate |
| Contabilul (opțional, după procedura internă) | Că foaia a fost primită și preluată în evidență | La înregistrarea cheltuielilor |
Varianta minimă, practicată de cele mai multe firme mici: semnătura șoferului și semnătura persoanei care aprobă. Dacă aceeași mașină e condusă de mai mulți șoferi pe aceeași foaie, fiecare semnează pentru cursele sale.
Situații în care aceeași persoană semnează tot
Administratorul care își conduce singur mașina
Într-un SRL cu un singur administrator, acesta e și șofer, și persoana care aprobă. Semnează o dată ca șofer și o dată în dreptul aprobării, sau o singură dată, dacă procedura internă prevede asta. Important e ca foaia să aibă un responsabil identificabil. Particularitățile acestei situații sunt tratate în foaia de parcurs pentru administratorul de SRL.
PFA
Titularul PFA completează și semnează foaia ca singurul responsabil. Nu există o a doua persoană care să aprobe. Vezi foaia de parcurs pentru PFA pentru restul regulilor.
Ștampila: mai e necesară?
Pentru firmele private, răspunsul scurt este nu. Prin OG nr. 17/2015, aplicabilă din iulie 2015, persoanele juridice de drept privat, persoanele fizice și entitățile fără personalitate juridică nu mai au obligația să aplice ștampila pe documentele întocmite. În 2017, prin OUG nr. 49/2017, scutirea a fost extinsă explicit și la declarații, cereri, contracte și orice alte documente în relația cu instituțiile publice.
Ce înseamnă pentru foaia de parcurs:
- Foaia de parcurs este un document intern, iar elementele cerute pentru un document justificativ în OMFP 2634/2015 includ semnăturile, nu ștampila.
- Poți pune ștampila dacă așa ai stabilit intern sau dacă ai carnete cu rubrică pentru ea, dar lipsa ei nu face foaia invalidă.
- Ștampila nu înlocuiește semnătura. O foaie ștampilată, dar nesemnată, nu identifică persoana care răspunde de date.
Rămân obligate să folosească ștampila doar entitățile cărora o lege specială le impune expres acest lucru. Dacă activezi într-un domeniu reglementat sau lucrezi cu instituții publice care cer explicit ștampila în contract, verifică cu contabilul.
Foile de parcurs electronice: semnătura nu e obligatorie, identificarea da
Anexa 1 la OMFP 2634/2015, pct. 11, spune că atunci când documentele financiar-contabile sunt întocmite și preluate în contabilitate prin sisteme informatice, semnătura nu constituie element obligatoriu. În schimb, firma trebuie să stabilească prin proceduri proprii cum identifică persoanele care au inițiat, dispus și aprobat operațiunile.
Practic, ai două variante:
- Tipărești și semnezi foaia generată electronic (de exemplu PDF-ul exportat dintr-o aplicație). E cea mai simplă variantă pentru firmele mici.
- Păstrezi foaia doar electronic, cu o procedură internă scrisă care arată cine completează, cine aprobă și cum se vede aprobarea (de exemplu un e-mail de aprobare arhivat, un flux în sistemul firmei).
Aplicația Foaie Parcurs exportă foaia în PDF, cu șoferul trecut pe ea, dar nu are semnătură electronică calificată și nici flux de aprobare; dacă alegi varianta exclusiv electronică, procedura de aprobare o stabilești separat. Discuția completă despre valabilitate e în foaia de parcurs în format electronic.
Semnătura pe corecturi
Când corectezi o cifră pe o foaie de hârtie, OMFP 2634/2015 (anexa 1, pct. 14) cere ca greșeala să fie tăiată cu o linie, valoarea corectă scrisă alături, iar corectura confirmată prin semnătura persoanei care a întocmit sau corectat documentul, cu data corecturii. Exemplu: cifra 45.412 se taie cu o linie, alături se scrie 45.388 și mențiunea „corectat A. Pop, 15.10.2026”, cu semnătură. Fără semnătură, corectura nu poate fi atribuită nimănui. Alte situații de acest tip sunt în greșelile frecvente la foaia de parcurs.
Exemplu de subsol pentru foaia de parcurs
Total km: 178 (45.210 – 45.388). Consum normat: 11,57 l.
Conducător auto: Andrei Pop – semnătura ____
Verificat și aprobat: Ioana Marin, administrator – semnătura ____ data ____
Pentru ordinea completă a rubricilor, vezi ghidul de completare pas cu pas.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este obligatorie ștampila pe foaia de parcurs?
Pentru firmele private, nu. Obligația aplicării ștampilei a fost eliminată pentru persoanele juridice de drept privat prin OG nr. 17/2015, iar foaia de parcurs, ca document justificativ, are nevoie de semnăturile persoanelor responsabile, nu de ștampilă. Poți totuși s-o aplici dacă procedura internă o prevede.
Cine trebuie să semneze foaia de parcurs?
Cel puțin șoferul, care confirmă datele, și persoana desemnată de firmă să aprobe deplasările, de regulă administratorul sau responsabilul de flotă. Circuitul exact se stabilește prin procedura internă a firmei.
Este valabilă o foaie de parcurs fără semnătură?
O foaie pe hârtie fără semnături nu identifică persoanele care răspund de date, deci e un document justificativ incomplet. La foile întocmite prin sisteme informatice, semnătura nu e element obligatoriu, dar firma trebuie să aibă o procedură prin care se vede cine a completat și cine a aprobat.
Poate semna administratorul pentru un șofer care nu e disponibil?
Nu e o practică bună. Semnătura șoferului confirmă datele pe care doar el le cunoaște direct. Dacă șoferul lipsește, foaia așteaptă semnătura lui sau se consemnează motivul la observații, conform procedurii interne.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.