Cele mai multe probleme cu foile de parcurs nu vin din lipsa lor, ci din felul în care sunt completate. O foaie există, dar kilometrii nu se leagă, scopul e „interes de serviciu” pe toate rândurile, iar litrii alimentați sunt dublu față de ce ar fi consumat mașina. Mai jos ai greșelile pe care le vezi cel mai des, de ce contează fiecare și cum le corectezi.
1. Kilometrajul nu se continuă de la o cursă la alta
Cum arată: cursa de luni se termină la 45.388, cursa de marți începe la 45.412.
De ce contează: cei 24 km dintre ele nu apar nicăieri. Pentru cine verifică, sunt kilometri fără scop declarat, deci posibil personali.
Soluția: km la plecare = km la sosire din cursa anterioară a aceleiași mașini. Dacă diferența e reală (cineva a folosit mașina), completezi cursa lipsă. Detalii în articolul despre kilometrajul la plecare și sosire.
2. Kilometri rotunjiți sau estimați
Cum arată: 45.200 – 45.400, 200 km, pe o foaie; 45.400 – 45.500 pe următoarea.
De ce contează: cifrele rotunde repetate arată că foaia a fost completată „după ureche”, nu după bord. Iar la final de lună suma diferă de kilometrajul real al mașinii.
Soluția: notează exact ce afișează bordul: 45.210 și 45.388, adică 178 km.
3. Scop generic, copiat pe toate rândurile
Cum arată: „deplasare în interes de serviciu” de 22 de ori într-o lună.
De ce contează: normele Codului fiscal cer scopul deplasării, iar o formulă identică peste tot nu descrie niciun scop concret.
Soluția: scrie ce ai făcut și pentru cine: „Livrare comanda 2318, Alfa SRL”. Ai exemple pe domenii în ghidul despre scopul deplasării.
4. Lipsește norma de consum
Cum arată: foaia are km, dar nicio normă și niciun consum calculat.
De ce contează: norma proprie de consum pe kilometru este unul dintre cele patru elemente minime cerute de normele Codului fiscal. Fără ea nu poți compara consumul normat cu bonurile.
Soluția: stabilește norma printr-o decizie internă și treci-o în antet. Vezi cum stabilești norma internă de consum.
5. Alimentările nu se potrivesc cu kilometrii
Cum arată: în octombrie mașina a parcurs 1.240 km, cu o normă de 6,5 l/100 km, adică 80,6 l normați. Bonurile din luna respectivă însumează 165 l.
De ce contează: diferența de aproape 85 l trebuie explicată. Fie lipsesc curse din foi, fie combustibilul a ajuns în altă mașină, fie norma e greșită.
Soluția: verifică lunar. Ține cont și de nivelul din rezervor: dacă la 1 octombrie rezervorul era aproape gol și la 31 octombrie plin, o parte din diferență e justificată. Mai multe în consum normat vs. consum real.
6. Traseu fără opriri intermediare
Cum arată: „București – București, 186 km”.
De ce contează: nimeni nu poate verifica dacă 186 km sunt plauzibili pentru o zi petrecută „în București”.
Soluția: notează opririle: „Sediu (Sector 3) – Otopeni (depozit) – Ploiești (Delta SRL) – Sediu”. Vezi cum notezi traseul și opririle.
7. Foi completate retroactiv, la final de lună
Cum arată: toate foile lunii sunt scrise cu același pix, în aceeași zi, cu trasee aproape identice.
De ce contează: reconstituirea din memorie produce erori la fiecare dintre punctele de mai sus. Și se vede.
Soluția: completează în ziua cursei. Un reminder pe telefon ajută; aplicația Foaie Parcurs, de exemplu, permite notificări configurabile per mașină pentru completarea foilor.
8. Corecturi cu pastă corectoare sau suprascrieri
Cum arată: o cifră acoperită cu corector și rescrisă peste.
De ce contează: OMFP 2634/2015 (anexa 1, pct. 14) nu admite ștersături în documentele financiar-contabile.
Soluția: tai cifra greșită cu o singură linie, scrii alături cifra corectă, semnezi și pui data corecturii. Cine semnează și ce înseamnă asta pe foile electronice, în articolul despre semnăturile pe foaia de parcurs.
9. Numerotare cu goluri sau dubluri
Cum arată: foile 0145, 0146, 0148, sau două foi cu numărul 0147.
De ce contează: un număr lipsă ridică întrebarea dacă foaia a fost distrusă. Regulile generale ale OMFP nu admit nici file lipsă.
Soluția: numerotare continuă pe mașină sau pe firmă; o foaie completată greșit nu se aruncă, se anulează și se păstrează.
10. Curse în weekend sau în concediu fără explicație
Cum arată: sâmbătă, 140 km, scop „interes de serviciu”, deși firma nu lucrează în weekend.
De ce contează: e primul lucru care atrage atenția la o verificare. Despre ce se urmărește concret, vezi ce verifică ANAF la foile de parcurs.
Soluția: dacă deplasarea a fost de serviciu, scopul trebuie să fie și mai precis decât de obicei („intervenție avarie la client Beta SRL, sesizarea 47”). Dacă a fost personală, se consemnează ca atare și se tratează conform regulilor pentru folosirea în scop personal.
Verificarea de 5 minute înainte să predai foile
| Verificare | Cum o faci |
|---|---|
| Continuitate km | Primul km al fiecărei curse = ultimul km al cursei anterioare |
| Total lunar | Ultimul km sosire – primul km plecare = suma km pe curse |
| Consum | Total km × normă / 100, comparat cu litrii de pe bonuri |
| Numerotare | Fără goluri, fără dubluri |
| Scop și traseu | Niciun rând cu formula generică sau doar cu o localitate |
| Semnături | Șofer și persoana care aprobă, pe fiecare foaie |
Exemplu de verificare a totalului: prima cursă din octombrie pleacă de la 45.210, ultima se termină la 46.450. Diferența e 1.240 km. Dacă suma rândurilor dă 1.198 km, îți lipsesc 42 km undeva și îi cauți înainte de a preda foile contabilului.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Ce fac dacă am descoperit o greșeală pe o foaie deja predată contabilului?
Anunță contabilul și corectează pe foaie: tai cu o linie valoarea greșită, scrii alături valoarea corectă, semnezi și datezi corectura. Nu rescrie foaia de la zero cu același număr, pentru că ar exista două documente diferite cu același număr.
Pot folosi pastă corectoare pe foaia de parcurs?
Nu este recomandat. Regulile generale din OMFP 2634/2015 nu admit ștersături în documentele financiar-contabile, iar corectura se face prin tăiere cu o linie, cu semnătura și data persoanei care corectează.
Cât de mare poate fi diferența dintre consumul normat și cel de pe bonuri?
Legea nu stabilește un procent de toleranță. Orice diferență semnificativă ar trebui să aibă o explicație documentată, cum ar fi nivelul diferit din rezervor la început și la sfârșit de lună, condițiile de trafic sau o normă care trebuie revizuită.
E o greșeală să trec aceeași rută în fiecare zi?
Nu, dacă exact asta s-a întâmplat. Problema apare când ruta e copiată, dar kilometrii diferă mult de la o zi la alta fără vreo oprire suplimentară notată.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.