Model de foaie de parcurs: ce rubrici trebuie să conțină

Cauți un model de foaie de parcurs pe care să-l folosești în firmă? Înainte să descarci primul formular găsit online, merită să știi ce rubrici trebuie să aibă neapărat și ce rubrici sunt doar „frumos de avut”. Multe modele circulă cu coloane inutile, dar fără norma de consum sau fără scopul deplasării, adică exact ce contează la un control.

Există un model oficial obligatoriu?

Nu există, în prezent, un formular tipizat de foaie de parcurs impus tuturor firmelor. Nomenclatorul documentelor financiar-contabile din OMFP 2634/2015 nu include o foaie de parcurs, iar ordinul permite oricum fiecărei entități să-și adapteze modelele de documente în funcție de necesități (art. 4 alin. (2)). Detaliile despre codul „14-4-4A”, pe care îl vezi tipărit pe multe carnete, sunt în articolul despre formularul 14-4-4A.

Asta înseamnă că poți folosi un carnet cumpărat de la papetărie, un tabel propriu sau o aplicație, cu condiția ca modelul să conțină informațiile cerute de lege. Acestea vin din două surse.

Rubricile cerute de normele Codului fiscal

Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal (pct. 68 alin. (2), aferent art. 298) cer ca foaia de parcurs să conțină cel puțin:

Dacă unul dintre aceste elemente lipsește din model, foaia își pierde din valoare ca dovadă că mașina a fost folosită pentru activitatea firmei. Ce înseamnă asta pentru deducerea cheltuielilor și a TVA e explicat separat, în deductibilitatea cheltuielilor auto și deducerea TVA la combustibil.

Rubricile cerute pentru orice document justificativ

Foaia de parcurs stă la baza înregistrării unor cheltuieli, deci trebuie să aibă și elementele principale ale unui document justificativ, enumerate la pct. 2 din anexa 1 la OMFP 2634/2015:

• denumirea documentului („Foaie de parcurs”);
• denumirea și sediul firmei care îl întocmește (plus codul fiscal, conform pct. 3);
• numărul documentului și data întocmirii;
• conținutul operațiunii (aici: cursele efectuate);
• datele cantitative (km, litri);
• numele și semnăturile persoanelor care răspund de operațiune.

Rubrici utile, dar neobligatorii

Următoarele nu sunt cerute expres, dar fac foaia mai ușor de verificat și de folosit intern:

• Ora plecării și a sosirii – ajută când aceeași mașină e folosită de mai mulți șoferi în aceeași zi.
• Combustibil alimentat – litri și numărul bonului, pentru legătura cu bonurile fiscale de combustibil.
• Combustibil în rezervor la început și la sfârșit – necesar dacă vrei să compari exact consumul real cu cel normat.
• Persoane sau marfă transportată – relevant la autoutilitare și la transportul angajaților.
• Observații – ocol din cauza unei închideri de drum, defecțiune, schimbarea șoferului.

Structura recomandată a unui model

Un model bun are două zone: un antet completat o dată și un tabel cu un rând pe cursă.

Antet

• Foaie de parcurs nr. ___ / data sau perioada ___
• Firma, CUI, sediu
• Vehicul: categorie, marcă/model, nr. înmatriculare
• Combustibil și normă proprie de consum (l/100 km)
• Șofer (nume)

Tabelul de curse

Subsol

• Total km pe foaie și total consum normat (178 + 38 = 216 km; 11,57 + 2,47 = 14,04 l)
• Semnătura șoferului
• Semnătura persoanei care aprobă/verifică

Cum alegi între modelele existente

Înainte să adopți un model, trece-l prin această verificare rapidă:

1. Are câmp pentru norma de consum? Multe carnete de papetărie nu au, și trebuie s-o scrii de mână în antet.
2. Are coloană separată pentru scop, nu doar pentru destinație?
3. Permite mai multe curse pe aceeași foaie, dacă lucrezi cu foi lunare?
4. Are loc pentru numerotare și semnături?
5. Calculează cineva km și litrii, sau îi faci tu de mână? Pe hârtie, fiecare scădere e o ocazie de eroare.

Dacă preferi un model digital, poți porni de la un tabel Excel cu coloanele de mai sus sau poți folosi aplicația Foaie Parcurs pentru iPhone, care completează antetul din datele mașinii și generează foaia în PDF. Avantajele și limitele fiecărei variante sunt comparate în Excel vs. aplicație. Pentru pașii concreți de completare, vezi ghidul pas cu pas.

Întrebări frecvente

Pot să-mi fac propriul model de foaie de parcurs?

Da. OMFP 2634/2015 permite fiecărei entități să-și adapteze modelele de documente, iar pentru foaia de parcurs nu există un tipizat impus. Contează ca modelul tău să conțină elementele minime din normele Codului fiscal și elementele generale ale unui document justificativ.

Ce rubrică lipsește cel mai des din modelele descărcate de pe internet?

Norma proprie de consum pe kilometru și, pe locul doi, o coloană separată pentru scopul deplasării. Ambele sunt cerute expres de normele de aplicare a Codului fiscal, deci merită adăugate dacă modelul ales nu le are.

Trebuie să scriu ora plecării și a sosirii?

Nu este un element cerut expres de normele fiscale, dar e util când o mașină are mai mulți șoferi în aceeași zi sau când vrei să arăți că deplasările au avut loc în programul de lucru.

Un model de foaie de parcurs pentru autoutilitară diferă de cel pentru autoturism?

Rubricile minime sunt aceleași. La autoutilitare e util să adaugi o coloană pentru marfa sau materialele transportate, pentru că acestea arată cel mai clar legătura cursei cu activitatea firmei.

Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.