Răspunsul scurt: foaia de parcurs nu este o obligație generală pentru orice firmă care are o mașină. Devine însă practic obligatorie în momentul în care vrei să deduci integral cheltuielile și TVA-ul pentru un autoturism sau o autoutilitară ușoară, ori când te încadrezi într-o excepție de la limitarea de 50% care trebuie dovedită. Mai jos ai situațiile concrete, ca să poți decide pentru fiecare mașină în parte.
Dacă nu știi încă exact ce este documentul și ce conține, începe cu ce este foaia de parcurs.
De unde vine „obligația”
Nicio lege nu spune „orice firmă ține foi de parcurs”. Obligația apare indirect, din două prevederi ale Codului fiscal:
- art. 25 alin. (3) lit. l) (impozit pe profit) și art. 68 alin. (7) lit. k) (PFA în sistem real): cheltuielile cu vehiculele de cel mult 3.500 kg și cel mult 9 locuri care nu sunt folosite exclusiv în scopul activității sunt deductibile doar 50%;
- art. 298 alin. (1) (TVA): pentru aceleași vehicule, dreptul de deducere a TVA se limitează la 50% dacă nu sunt folosite exclusiv în scop economic.
Normele metodologice spun apoi cum dovedești utilizarea exclusivă: pe baza documentelor justificative și prin întocmirea foii de parcurs. Cu alte cuvinte, foaia de parcurs nu e obligatorie în sine, ci e condiția pentru a ieși din limitarea de 50%.
Tabel rapid: ai nevoie sau nu?
| Situația | Foaie de parcurs? |
|---|---|
| Autoturism folosit exclusiv pentru firmă, deducere 100% | Da, pentru justificarea utilizării |
| Autoturism folosit și personal, deducere 50% | Nu e cerută pentru justificarea celor 50% |
| Mașina agentului de vânzări sau de achiziții | Recomandată ferm; dovedește încadrarea în excepție |
| Mașină de curierat, pază, intervenții de urgență | Da; normele o menționează explicit ca dovadă |
| Taxi, școală de șoferi, mașină închiriată clienților | Nu e cerută expres, dar ajută la dovedirea utilizării |
| Vehicul peste 3.500 kg sau peste 9 locuri | Nu pentru limitarea de 50%, care nu se aplică |
| Microîntreprindere înregistrată în scopuri de TVA | Da, dacă vrea deducerea integrală a TVA |
Situațiile, pe rând
1. Mașina e folosită exclusiv pentru firmă
Este cazul clasic. Vrei 100% deducere la combustibil, reparații, asigurări, rovinietă și TVA, deci trebuie să arăți că nu există uz personal. Normele de TVA dau exemple de utilizare în scop economic: deplasări la clienți și furnizori, prospectarea pieței, deplasări la punctele de lucru, la bancă, la vamă, la poștă, la autoritățile fiscale, folosirea mașinii de conducere în exercitarea atribuțiilor de serviciu, intervenții, service. Fiecare astfel de deplasare apare în foaia de parcurs.
Atenție: dacă mașina e folosită ocazional și personal, normele consideră că nu mai e folosită exclusiv în scop economic. O singură excursie de weekend nejustificată poate pune sub semnul întrebării deducerea integrală. Detalii despre riscuri în folosirea mașinii de serviciu în scop personal.
2. Mașina e folosită mixt și accepți 50%
Dacă mașina merge și în concediu, și la școală cu copiii, varianta corectă e să aplici limitarea de 50%. Normele de TVA (pct. 68 alin. (4)) precizează că cine aplică deducerea limitată de 50% nu trebuie să dovedească utilizarea prin foaia de parcurs. Multe firme mici aleg conștient această variantă, pentru că e mai simplă.
3. Vehicule exceptate de la limitare
Codul fiscal exceptează de la limitarea de 50% mai multe categorii: vehicule folosite exclusiv pentru servicii de urgență, pază și protecție și curierat; vehicule folosite de agenții de vânzări și de achiziții; transport de persoane cu plată, inclusiv taxi; prestări de servicii cu plată, inclusiv școli de șoferi; închiriere sau leasing către alții; vehicule folosite ca mărfuri. La categoria curierat, pază și urgență, normele cer utilizare exclusivă pentru acele servicii și enumeră foile de parcurs printre dovezi. La agenți, deducerea se limitează la cel mult un vehicul per agent.
4. Vehicule mari
Peste 3.500 kg masă totală maximă autorizată sau peste 9 locuri (inclusiv șoferul), limitarea nu se aplică deloc, deci foaia de parcurs nu e necesară pentru acest motiv. Firmele de transport au însă propriile obligații, cum ar fi tahograful. Vezi foaia de parcurs pentru autoutilitare pentru vehiculele de la limită.
5. Microîntreprinderile
O microîntreprindere plătește impozit pe venituri, nu pe profit, deci limitarea de la art. 25 nu îi schimbă impozitul. Dacă e plătitoare de TVA, art. 298 i se aplică însă la fel ca oricărei firme. Aici foaia de parcurs decide dacă deduce tot TVA-ul la motorină sau doar jumătate. Calculul e în deducerea TVA la combustibil.
Exemplu: ce pierzi fără foaie de parcurs
Un SRL plătitor de TVA și de impozit pe profit cheltuie într-un an, pentru un autoturism folosit doar pentru firmă: 12.000 lei combustibil fără TVA (TVA 2.520 lei la cota de 21%), 3.000 lei service fără TVA (TVA 630 lei), 1.800 lei RCA și rovinietă.
- Cu foi de parcurs corecte: deduce 3.150 lei TVA și 16.800 lei cheltuieli.
- Fără foi de parcurs (limitare 50%): deduce 1.575 lei TVA. TVA-ul nededus de 1.575 lei devine cheltuială, iar din baza de 18.375 lei se deduce doar jumătate, adică 9.187,50 lei. Față de varianta cu foi de parcurs, profitul impozabil crește cu 16.800 − 9.187,50 = 7.612,50 lei, adică aproximativ 1.218 lei impozit pe profit în plus la cota de 16%.
În total, aproximativ 1.575 + 1.218 = 2.793 de lei pe an pentru o singură mașină. Exemplul folosește cota standard de TVA de 21% și cota de impozit pe profit de 16%, în vigoare în 2026; situația ta concretă o verifici cu contabilul. Mecanismul complet e în deductibilitatea cheltuielilor auto: 50% sau 100%.
Ce faci practic
- Faci o listă cu mașinile firmei și decizi pentru fiecare: 100% (cu foi de parcurs), 50% sau excepție.
- Pentru mașinile la 100%, stabilești o normă internă de consum și un model de foaie.
- Stabilești în politica auto a firmei că uzul personal e interzis și cine completează foile.
- Completezi foile pe parcurs, nu la final de an. O aplicație precum Foaie Parcurs îți poate trimite remindere pe mașină ca să nu rămâi în urmă.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este foaia de parcurs obligatorie prin lege pentru orice mașină de firmă?
Nu. Codul fiscal o cere ca mijloc de dovadă pentru deducerea integrală a cheltuielilor și a TVA la vehiculele de cel mult 3.500 kg și 9 locuri. Dacă aplici limitarea de 50%, normele spun că nu trebuie să dovedești utilizarea prin foaia de parcurs.
Trebuie foaie de parcurs pentru o autoutilitară?
Depinde de masa totală maximă autorizată. Până la 3.500 kg, autoutilitara intră sub aceeași regulă ca un autoturism. Peste această limită, restricția de 50% nu se aplică.
Ce se întâmplă dacă nu am foi de parcurs, dar am dedus 100%?
La un control, organul fiscal poate considera că nu ai dovedit utilizarea exclusivă și poate recalcula deducerea la 50%, cu diferențele de TVA și impozit plus accesoriile aferente.
Microîntreprinderile au nevoie de foaie de parcurs?
Pentru impozitul pe venit al microîntreprinderii, nu. Dacă microîntreprinderea e înregistrată în scopuri de TVA și vrea să deducă integral TVA-ul la mașină, atunci da.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.