Foaia de parcurs este documentul în care notezi, pentru o mașină anume, unde a mers, de ce, câți kilometri a făcut și cât combustibil ar fi trebuit să consume. Pare o formalitate, dar e singura dovadă scrisă că mașina firmei a fost folosită pentru afacere. Fără ea, cheltuielile cu mașina sunt tratate de regulă ca având și o componentă personală, iar deducerea se reduce la jumătate.
Mai jos afli ce este, concret, foaia de parcurs, ce rol are în contabilitate și cine are nevoie de ea. Pentru întrebarea „sunt obligat sau nu?” am un articol separat, cu toate situațiile: este foaia de parcurs obligatorie.
Definiția pe scurt
Foaia de parcurs este un document justificativ intern. O întocmește firma (sau PFA-ul), pentru fiecare vehicul, pe o zi sau pe o perioadă, și o completează șoferul. Ea leagă trei lucruri pe care contabilul le vede separat:
- mașina (înregistrată în evidența firmei, în proprietate, leasing, închiriere sau comodat);
- deplasările (traseu, scop, kilometri);
- combustibilul (bonurile și facturile de alimentare).
Când cele trei se potrivesc, ai o explicație coerentă pentru fiecare litru plătit de firmă. Când nu se potrivesc, apar întrebări.
Ce informații trebuie să conțină, minimum
Codul fiscal nu impune un formular tipizat, dar normele lui metodologice spun ce trebuie să conțină foaia de parcurs pentru a justifica utilizarea mașinii în scopul activității. Lista apare în normele la art. 298 (TVA, pct. 68 alin. (2)) și este preluată la impozitul pe profit (pct. 16 alin. (2), aplicarea art. 25) și la PFA (normele la art. 68). Ea cuprinde cel puțin:
- categoria de vehicul utilizat;
- scopul și locul deplasării;
- kilometrii parcurși;
- norma proprie de consum de carburant pe kilometru parcurs.
Pe lângă acestea, ca orice document justificativ, foaia trebuie să respecte regulile generale din OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile: denumirea documentului și a entității, număr și dată, conținutul operațiunii și persoanele care răspund de ea. Detaliile, rubrică cu rubrică, sunt în modelul de foaie de parcurs.
Există un formular oficial?
În practică circulă modele cu antet de formular tipizat, adesea cu codul 14-4-4A. În nomenclatorul documentelor financiar-contabile aprobat prin OMFP 2634/2015 (anexa 2) foaia de parcurs nu apare ca formular distinct, iar ordinul permite fiecărei entități să adapteze modelele de documente după nevoile ei (art. 4 alin. (2)). Prin urmare contează conținutul, nu tiparul. Despre originea codului și ce rubrici are modelul clasic găsești în articolul dedicat formularului 14-4-4A.
La ce folosește, de fapt
| Pentru cine | Ce rezolvă foaia de parcurs |
|---|---|
| Firma (impozit pe profit) | Justifică deducerea integrală a cheltuielilor cu mașina, în loc de 50% |
| Firma înregistrată în scopuri de TVA | Justifică deducerea integrală a TVA la combustibil, reparații, leasing |
| Contabilul | Leagă bonurile de combustibil de activitatea firmei |
| Administratorul | Arată consumul real pe mașină și pe șofer, deci abuzurile |
| Inspectorul fiscal | Verifică dacă utilizarea „exclusiv în scop economic” e reală |
Primele două rânduri sunt motivul pentru care majoritatea firmelor țin foi de parcurs. Mecanismul de 50% / 100% e explicat pe larg în deductibilitatea cheltuielilor auto; acolo găsești și trimiterea către regulile de TVA.
Cine are nevoie de foaie de parcurs
Firmele care vor deducere integrală pentru autoturisme
Limitarea la 50% din Codul fiscal se aplică vehiculelor rutiere motorizate cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și cel mult 9 locuri, inclusiv șoferul, care nu sunt folosite exclusiv în scopul activității economice. Dacă firma ta are un autoturism sau o autoutilitară mică și vrea să deducă 100%, trebuie să poată dovedi că mașina e folosită exclusiv pentru afacere, iar foaia de parcurs e instrumentul cerut de norme.
Firmele cu vehicule exceptate
Mașinile agenților de vânzări și de achiziții, cele de curierat, pază, intervenții de urgență, taxi, școală de șoferi sau cele închiriate mai departe sunt exceptate de la limitare. Excepția nu e automată: trebuie să arăți că mașina chiar e folosită așa. Foaia de parcurs e una dintre dovezile menționate explicit în norme, alături de obiectul de activitate și de personalul calificat. Situația agenților are un articol separat în secțiunea de ghiduri pe domenii.
PFA-urile în sistem real
Regula de 50% / 100% există și la persoanele fizice autorizate care își determină venitul în sistem real (art. 68 din Codul fiscal). Detalii în foaia de parcurs pentru PFA.
Cei care vor control intern
Chiar și o firmă care acceptă deducerea de 50% are de câștigat dintr-o evidență a kilometrilor: vede ce mașină consumă anormal, ce șofer face kilometri nejustificați și cât costă, de fapt, un kilometru. Aici foaia de parcurs devine instrument de management, nu doar fiscal.
Cine nu are, de regulă, nevoie
- Firma care aplică deducerea de 50%. Normele de TVA spun explicit că persoana care aplică deducerea limitată de 50% nu trebuie să dovedească utilizarea cu foaia de parcurs.
- Vehiculele grele. Peste 3.500 kg sau peste 9 locuri, limitarea nu se aplică deloc. Pentru camioane, regulile de timp de conducere și tahograful sunt un subiect separat.
- Mașina personală folosită ocazional, fără cheltuieli trecute pe firmă. Dacă firma nu plătește nimic pentru ea, nu are ce justifica. Dacă plătește, are nevoie de un contract (de obicei comodat) și de foi de parcurs.
Un exemplu simplu
Un SRL are un autoturism pe motorină, cu normă internă de 6,5 l/100 km. În octombrie, foile de parcurs arată 2.140 km, toți la clienți, furnizori și bancă. Consumul justificat este 2.140 × 6,5 / 100 = 139,1 litri. Bonurile de combustibil din luna respectivă însumează 142 de litri, iar diferența mică se explică prin rezervor (plinul de la final de lună). Contabilul are o justificare clară pentru combustibil, iar firma poate susține deducerea integrală, cu condiția ca mașina să nu fie folosită și personal.
Dacă în aceeași lună bonurile ar fi fost de 220 de litri, primele întrebări la un control ar fi: unde s-au dus cei aproape 80 de litri în plus? Exact acest tip de corelație urmărește un inspector fiscal.
Hârtie sau aplicație
Legea nu impune suportul. Poți ține foaia pe hârtie, în Excel sau într-o aplicație, cu condiția să conțină informațiile cerute și să o poți prezenta și lista la cerere. Aplicația Foaie Parcurs pentru iPhone, de exemplu, calculează automat distanța și consumul din traseul ales pe hartă și generează foaia în PDF. Despre condițiile în care forma electronică e acceptată: foaia de parcurs în format electronic.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Foaia de parcurs este un document contabil?
Da, este un document justificativ intern: stă la baza înregistrării cheltuielilor cu mașina și a deducerii lor. De aceea trebuie completată corect, fără ștersături, și păstrată în arhivă pe durata prevăzută de lege.
Cine completează foaia de parcurs?
De regulă șoferul care a făcut deplasarea, iar firma o verifică și o aprobă. Dacă mașina are mai mulți șoferi, fiecare deplasare trebuie să arate cine a condus.
Există un model obligatoriu de foaie de parcurs?
Nu există un model obligatoriu impus de lege pentru firmele private. Contează să conțină cel puțin categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum, plus elementele generale ale unui document justificativ.
Am nevoie de foaie de parcurs dacă deduc doar 50%?
Pentru justificarea deducerii de 50% nu e necesară, potrivit normelor de TVA. O poți ține totuși pentru controlul consumului sau dacă vrei, pe viitor, să treci la deducere integrală.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.