Ca PFA, folosești de obicei aceeași mașină pentru clienți și pentru familie. Tocmai de aceea regulile fiscale pentru mașină contează mai mult la tine decât la un SRL cu flotă. Diferența dintre a deduce 50% sau 100% din cheltuieli depinde de modul în care îți determini venitul, de cum folosești mașina și de evidența pe care o ții.
Primul pas: sistem real sau normă de venit?
Regulile despre deducerea cheltuielilor auto contează doar dacă îți determini venitul net în sistem real, adică venituri minus cheltuieli deductibile, pe baza contabilității în partidă simplă.
| Regim | Contează cheltuielile auto la impozitul pe venit? | Foaie de parcurs? |
|---|---|---|
| Sistem real | Da, deductibile 50% sau 100% | Necesară pentru deducerea integrală |
| Normă de venit | Nu, impozitul se calculează pe norma stabilită, nu pe cheltuieli | Nu are rol pentru impozitul pe venit |
| Oricare, dacă ești plătitor de TVA | Contează deducerea TVA (art. 298) | Necesară pentru deducerea integrală a TVA |
Dacă ești pe normă de venit și neplătitor de TVA, foaia de parcurs nu îți schimbă impozitul. O poți ține pentru propria evidență a costurilor, dar nu e o condiție fiscală. Restul articolului se referă la PFA-ul în sistem real.
Regula pentru PFA: art. 68 alin. (7) lit. k) din Codul fiscal
Pentru activitățile independente în sistem real, Codul fiscal prevede o limitare aproape identică cu cea de la firme: printre cheltuielile nedeductibile sunt 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul desfășurării activității, cu masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și cel mult 9 locuri, inclusiv șoferul, aflate în proprietate sau în folosință.
Fac excepție, cu deducere integrală, aceleași categorii ca la SRL: vehiculele folosite exclusiv pentru urgență, pază și curierat, cele ale agenților de vânzări și achiziții, transportul de persoane cu plată, prestarea de servicii cu plată (inclusiv închiriere sau școală de șoferi) și vehiculele-marfă. Logica completă a excepțiilor e în deductibilitatea cheltuielilor auto: 50% sau 100%.
Normele metodologice la art. 68 trimit la definițiile din normele de TVA și precizează că limitarea cuprinde cheltuielile direct atribuibile fiecărui vehicul, inclusiv impozitul local, RCA, ITP și rovinieta. Amortizarea nu intră în limitarea de 50%; pentru ea se aplică regulile de amortizare de la art. 28, după caz.
Ce cere legea pentru deducere 100%
Normele la art. 68 spun direct: pentru deductibilitatea integrală, utilizarea vehiculului se justifică pe baza documentelor justificative și prin întocmirea foii de parcurs, care trebuie să cuprindă cel puțin:
- categoria de vehicul utilizat;
- scopul și locul deplasării;
- kilometrii parcurși;
- norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
Atenție la condiția de fond: mașina trebuie folosită exclusiv pentru activitate. Pentru un PFA care are o singură mașină în gospodărie, această condiție e greu de îndeplinit realist. Dacă duci copiii la școală cu ea, varianta corectă e 50%, chiar dacă ai foi de parcurs pentru drumurile de serviciu. Riscurile sunt detaliate în folosirea mașinii de serviciu în scop personal.
Exemplu: PFA de consultanță IT, sistem real
Andrei are PFA, nu e plătitor de TVA și are un autoturism pe benzină pe care îl folosește și personal. Cheltuieli într-un an (cu TVA inclus, pentru că nu îl deduce):
- combustibil: 9.600 lei;
- revizie și anvelope: 2.400 lei;
- RCA, rovinietă, impozit auto: 1.500 lei.
Total 13.500 lei. Pentru că mașina e folosită și personal, deduce 50%, adică 6.750 lei. Nu are nevoie de foaie de parcurs pentru asta, dar are nevoie de documentele justificative pe numele lui ca PFA (facturi sau bonuri cu codul fiscal).
Dacă mașina ar fi folosită doar pentru deplasările la clienți (de exemplu, pentru că familia are o altă mașină, a soției, pentru uz personal) și Andrei ar ține foi de parcurs complete, ar putea susține deducerea integrală. Diferența de 6.750 lei cheltuială deductibilă, la impozitul pe venit de 10%, înseamnă 675 lei impozit în minus pe an, fără a pune la socoteală eventualul efect asupra contribuțiilor sociale, pe care îl verifici cu contabilul.
Cum arată foaia de parcurs când ești și șofer, și „firmă”
La PFA nu există un administrator care să aprobe foaia completată de un șofer. Tu o completezi, tu o semnezi. Asta nu o face mai puțin importantă, ci mai ușor de contestat dacă e scrisă la final de an. Câteva reguli practice:
- Completează la zi. O foaie scrisă în decembrie pentru tot anul are kilometri rotunzi și trasee identice; se vede.
- Leagă fiecare deplasare de un document. Contract, factură emisă, programare, e-mail cu clientul. La scop scrii concret („implementare la client X SRL, Cluj”), nu „interes de serviciu”. Vezi cum descrii corect scopul deplasării.
- Kilometrajul de bord la plecare și sosire, nu doar distanța estimată de pe hartă.
- Norma de consum o stabilești o dată, în scris, pe baza datelor tehnice și a testelor proprii.
Ghidul pas cu pas e în cum se completează foaia de parcurs. Dacă vrei să nu mai ții caietul în torpedo, aplicația Foaie Parcurs pentru iPhone calculează distanța din traseul ales pe hartă și îți generează foile lunare în PDF, pe care le predai contabilului.
Mașina personală intrată în activitate
Mulți PFA folosesc mașina cumpărată înainte de înființare, pe numele persoanei fizice. Aici ai două lucruri de reținut din art. 68:
- printre cheltuielile nedeductibile, alin. (7) lit. k¹) enumeră amortizarea bunurilor din patrimoniul personal afectate exercitării activității, așa că o mașină adusă din patrimoniul personal nu generează, de regulă, amortizare deductibilă;
- cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații sunt deductibile limitat pentru cel mult un singur autoturism pentru fiecare persoană (alin. (5) lit. j)).
Combustibilul, reviziile și asigurarea pentru acea mașină rămân în discuție după regula 50% / 100%. Cum se tratează concret mașina ta (afectare, Registrul-inventar, ce documente îți trebuie) stabilești cu contabilul; foaia de parcurs nu înlocuiește aceste decizii, ci doar justifică utilizarea.
TVA, dacă PFA-ul e plătitor
Un PFA înregistrat în scopuri de TVA aplică art. 298 ca orice persoană impozabilă: 50% deducere dacă mașina e folosită și personal, 100% dacă e folosită exclusiv în scop economic, cu foi de parcurs. Detalii în deducerea TVA la combustibil.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
PFA-ul pe normă de venit are nevoie de foaie de parcurs?
Pentru impozitul pe venit, nu, pentru că venitul net este norma stabilită, iar cheltuielile nu se deduc. Dacă PFA-ul este plătitor de TVA și vrea deducerea integrală a TVA la mașină, foaia de parcurs devine necesară.
Pot deduce 100% cheltuielile cu singura mașină a familiei?
Doar dacă mașina este folosită exclusiv pentru activitate, ceea ce e greu de susținut pentru o mașină de familie. Dacă o folosești și personal, deducerea corectă este 50%.
Cine semnează foaia de parcurs la PFA?
Titularul PFA, care este de regulă și șoferul. Nu există o persoană separată care să o aprobe, deci credibilitatea vine din completarea la zi și din legătura cu documentele activității.
Bonurile de combustibil trebuie să fie pe PFA?
Da, cheltuiala trebuie să fie justificată cu documente emise pe numele PFA-ului, cu codul lui fiscal, pentru a putea fi dedusă.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.