Da, o foaie de parcurs poate fi întocmită și păstrată în format electronic. Nici Codul fiscal, nici normele privind documentele financiar-contabile nu cer ca ea să fie pe hârtie. Întrebarea corectă nu e „e voie?”, ci „ce condiții trebuie să îndeplinească varianta electronică pentru a fi un document justificativ valabil?”. Articolul răspunde la asta, cu trimitere la textele de lege.
Ce spune Codul fiscal
Normele metodologice ale Codului fiscal (pct. 68 alin. (2) la art. 298, preluat la art. 25 și art. 68) definesc foaia de parcurs prin conținut: categoria de vehicul, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum pe kilometru. Nu se referă la suport, la formular sau la modul de completare. O foaie electronică ce conține aceste informații îndeplinește cerința de conținut la fel ca una scrisă de mână.
Ce spune OMFP 2634/2015
Ordinul privind documentele financiar-contabile are câteva prevederi direct aplicabile, în anexa 1 (Norme generale):
| Prevedere | Ce înseamnă pentru foaia de parcurs |
|---|---|
| pct. 12: documentele pot fi prezentate pe hârtie sau în format electronic, dacă sunt întocmite potrivit normelor | Foaia electronică e acceptată ca document financiar-contabil |
| pct. 11: când documentele sunt întocmite și preluate prin sisteme informatice, semnătura nu e element obligatoriu, dar firma stabilește prin proceduri proprii cum identifică persoanele care au inițiat, dispus și aprobat operațiunea | Nu ai nevoie de semnătură olografă pe fiecare foaie, dar ai nevoie de o regulă scrisă despre cine completează și cine aprobă |
| pct. 16: la completarea prin sisteme informatice, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrare | După ce foaia a fost aprobată și predată la contabilitate, nu o mai modifici fără urmă |
| pct. 36: documentele se pot păstra pe suport electronic, inclusiv cele scanate, fără aplicarea obligatorie a Legii 135/2007, cu condiția să poată fi listate oricând | Arhiva în PDF e suficientă dacă o poți tipări la cerere |
| art. 4 alin. (2): fiecare entitate poate adapta modelele documentelor | Nu ești legat de un tipizat de hârtie; foaia de parcurs nu apare oricum ca formular distinct în nomenclatorul ordinului |
Despre codul 14-4-4A care circulă pe modelele tipărite și de ce nu e un formular impus de OMFP 2634/2015: formularul 14-4-4A explicat.
Semnătura: e nevoie de semnătură electronică?
Pentru un document intern întocmit într-un sistem informatic, pct. 11 din normele OMFP 2634/2015 spune că semnătura nu e obligatorie, dacă procedurile firmei permit identificarea persoanelor implicate. Normele citate nu impun, pentru foaia de parcurs, o semnătură electronică calificată.
Ce înseamnă „proceduri proprii”, concret: o decizie internă sau un capitol în politica contabilă care spune, de exemplu:
- foile de parcurs se întocmesc electronic, în aplicația X, de către șoferul mașinii;
- la final de lună, șoferul exportă foile în PDF și le trimite administratorului;
- administratorul le verifică și le aprobă prin e-mail către contabilitate, sau le semnează tipărite;
- după aprobare, foile nu se mai modifică; corecturile se fac prin foaie nouă, cu mențiune.
Mulți preferă totuși o semnătură pe exemplarul tipărit sau o semnătură electronică (de la 8 octombrie 2024, regimul semnăturii electronice în România e stabilit de Legea 214/2024, care a înlocuit Legea 455/2001). E o alegere de prudență, nu o cerință expresă a normelor de mai sus. Despre cine semnează și când: cine semnează foaia de parcurs și când e nevoie de ștampilă.
Și ștampila?
Pentru firme, folosirea ștampilei nu mai este obligatorie din 2015 (OG 17/2015). O foaie de parcurs electronică fără ștampilă nu e, din acest motiv, invalidă.
Ce face o foaie electronică credibilă
Valabilitatea juridică e una, credibilitatea la control e alta. Un fișier Excel pe care îl poți modifica oricând, fără urmă, e valabil formal, dar mai ușor de contestat. Câteva elemente care cresc încrederea:
- Numerotare automată și continuă, fără goluri între foi.
- Kilometraj de bord la plecare și la sosire, continuu de la o foaie la alta.
- Completare la data deplasării, nu la final de lună din memorie.
- Export în PDF lunar, cu datele firmei, mașinii și șoferului, care devine documentul arhivat.
- O singură sursă a datelor: aceeași aplicație sau același fișier pentru toate mașinile, nu variante paralele.
Diferențele practice dintre un tabel și o aplicație dedicată sunt comparate în foaie de parcurs în Excel sau în aplicație.
Exemplu de flux complet, fără hârtie
O firmă de service cu trei mașini și patru tehnicieni:
- fiecare tehnician completează foile în aplicația Foaie Parcurs de pe iPhone; traseul se alege pe hartă, iar distanța și consumul se calculează automat din norma mașinii;
- la final de lună, responsabilul exportă foile în PDF și raportul centralizator pe fiecare mașină;
- contabilul primește pe e-mail PDF-urile și exportul CSV, le compară cu facturile de combustibil și înregistrează cheltuielile;
- PDF-urile sunt arhivate într-un dosar pe an și pe mașină, cu copie de rezervă.
Aplicația nu transmite nimic la ANAF și nu aplică semnătură electronică calificată; aprobarea se face după procedura internă a firmei. Pentru termenul de păstrare a acestor fișiere: cât timp se păstrează foile de parcurs.
Ce nu e o foaie de parcurs
- Istoricul GPS brut sau un export din Google Maps. Arată unde a fost mașina, dar nu scopul deplasării și nici norma de consum. Poate fi o dovadă suplimentară, nu un înlocuitor.
- Un mesaj pe WhatsApp cu „azi am fost la Ploiești”. Lipsesc elementele minime și forma de document.
- Un tabel completat la final de an, chiar dacă e electronic. Problema nu e suportul, ci momentul completării.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Foaia de parcurs trebuie tipărită și semnată?
Nu neapărat. Normele OMFP 2634/2015 acceptă documentele în format electronic și precizează că, la cele întocmite prin sisteme informatice, semnătura nu este obligatorie dacă firma are proceduri proprii de identificare a persoanelor care le întocmesc și le aprobă.
Am nevoie de semnătură electronică calificată pentru foaia de parcurs?
Normele privind documentele financiar-contabile nu cer semnătură electronică calificată pentru un document intern ca foaia de parcurs. Firma poate alege totuși să o folosească, din prudență.
Pot păstra foile de parcurs doar ca PDF?
Da. Documentele se pot păstra pe suport electronic, cu condiția să poată fi listate oricând, la nevoie sau la cererea organelor de control, pe toată durata termenului de păstrare.
O foaie de parcurs în Excel este valabilă?
Da, dacă are conținutul minim cerut de normele Codului fiscal și elementele unui document justificativ. Dezavantajul este că poate fi modificată ușor fără urmă, ceea ce o face mai vulnerabilă la întrebări în timpul unui control.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.