Politica auto a firmei: ce reguli să incluzi (cu structură)

Politica auto este documentul care răspunde, o singură dată și în scris, la întrebările pe care altfel le discuți cu fiecare angajat în parte: Pot lua mașina acasă? Pot merge cu ea în concediu? Cine plătește amenda? Ce fac dacă am un accident? Într-o firmă cu 3 mașini pare exagerat, dar tocmai în firmele mici regulile nescrise produc cele mai multe conflicte, pentru că fiecare și-a făcut propria interpretare. Mai jos ai structura recomandată, secțiune cu secțiune, cu exemple de formulări.

1. Scop și cui se aplică

Un paragraf scurt: politica se aplică tuturor vehiculelor folosite în activitatea firmei (proprietate, leasing, comodat) și tuturor persoanelor care le conduc. Include explicit și mașinile personale folosite în interes de serviciu, dacă există; regimul lor e explicat în articolul despre mașina personală folosită în interes de serviciu.

2. Cine primește mașină și cum

• Ce posturi primesc mașină alocată fix și care folosesc mașini comune.
• Condiții pentru șofer: permis valabil pentru categoria vehiculului, eventual o vechime minimă a permisului.
• Cum se face alocarea: decizie scrisă și proces-verbal de predare-primire.

Exemplu de formulare: „Mașinile se alocă prin decizie a administratorului. La preluare se încheie un proces-verbal care consemnează kilometrajul, nivelul de combustibil, starea și dotările vehiculului.” Criteriile de repartizare le găsești în articolul cum aloci șoferii pe mașinile firmei.

3. Scopul utilizării: exclusiv profesional sau și personal

Este secțiunea cu cele mai mari consecințe fiscale, așa că trebuie să corespundă realității, nu doar intenției. Ai, în mare, două variante:

Nu reexplicăm aici regulile fiscale; le găsești în deductibilitatea cheltuielilor auto: 50% sau 100% și în folosirea mașinii de serviciu în scop personal. Alege varianta împreună cu contabilul, înainte de a scrie politica.

4. Foile de parcurs

Aici stabilești exact ce, când și cum:

• Foaia se completează la fiecare deplasare sau la finalul fiecărei zile de lucru, nu retroactiv la final de lună.
• Fiecare șofer completează foi doar pe numele lui.
• Kilometrajul se citește de pe bord la plecare și la sosire.
• Scopul deplasării se descrie concret (client, adresă, motiv), nu generic, de tipul „deplasare în interes de serviciu”.
• Termenul până la care toate foile lunii sunt complete, de exemplu prima zi lucrătoare a lunii următoare.
• Instrumentul folosit: formular tipărit, tabel sau aplicație. Dacă folosești Foaie Parcurs pe iPhone, menționează că reminderele aplicației, setate pe fiecare mașină, sunt cele care amintesc completarea.

5. Combustibil

• Cum se alimentează: card de combustibil, decont pe bază de bon sau alimentare la un furnizor anume. Despre carduri, vezi cardul de combustibil pentru firme.
• Bonul se cere pe datele firmei și se predă (sau se fotografiază) în termenul stabilit.
• Se alimentează doar mașina firmei, cu tipul de combustibil corect.
• Ce se întâmplă când consumul unei mașini depășește constant norma internă: verificare tehnică, discuție cu șoferul.

6. Întreținere și termene

• Cine urmărește ITP, RCA, rovinieta și reviziile (de obicei responsabilul de flotă, nu șoferul).
• Ce verifică șoferul: presiunea în anvelope, nivelurile, martorii de bord, curățenia.
• Cum se raportează o problemă tehnică și cine aprobă intrarea în service.

Pentru partea de termene vezi termene ITP, RCA, rovinietă și revizii.

7. Accidente și daune

1. Pașii imediați: siguranța persoanelor, anunțarea autorităților când e cazul, constatarea amiabilă când legea o permite, fotografii.
2. Pe cine anunță șoferul și în cât timp.
3. Ce documente predă (constatare, declarație, fotografii).
4. Cum se stabilește răspunderea pentru daunele produse din vina șoferului. Atenție: recuperarea unor sume de la angajat este reglementată strict de Codul muncii; formulează această parte cu un specialist în dreptul muncii.

8. Amenzi și contravenții

Stabilește că amenzile primite în timpul folosirii mașinii sunt ale șoferului care conducea și cum se identifică acesta: din decizia de alocare și din foile de parcurs. Codul rutier (OUG nr. 195/2002, art. 39) obligă proprietarul vehiculului să comunice poliției, la cerere, identitatea persoanei căreia i l-a încredințat, deci firma trebuie să poată răspunde rapid.

9. Interdicții

• Conducerea sub influența alcoolului sau a altor substanțe.
• Folosirea telefonului în timpul mersului altfel decât prin sistemele permise de lege.
• Împrumutarea mașinii unor persoane neautorizate, inclusiv membrilor familiei.
• Fumatul în mașină, transportul de animale sau de pasageri neautorizați (după caz).

10. Încetarea utilizării

Ce se întâmplă la plecarea din firmă, la suspendarea contractului sau la retragerea mașinii: termenul de predare, procesul-verbal, predarea cheilor, cardului de combustibil și documentelor, completarea tuturor foilor de parcurs până în ultima zi.

Cum o pui în aplicare

• Scurt: 3–5 pagini sunt suficiente pentru o firmă mică. O politică de 30 de pagini nu o citește nimeni.
• Semnat: fiecare șofer semnează că a primit și a citit politica. Dacă vrei să o integrezi în regulamentul intern, discută procedura cu un specialist în dreptul muncii.
• Aplicat: o regulă pe care o ignori o dată devine opțională pentru toată lumea.
• Revizuit o dată pe an sau la schimbări (mașini noi, schimbări fiscale, alt sistem de alimentare).

Întrebări frecvente

Este obligatorie o politică auto într-o firmă mică?

Nu există o obligație legală de a avea un document cu acest nume. Este însă cel mai simplu mod de a dovedi ce reguli de utilizare ai stabilit, mai ales când susții că mașinile sunt folosite exclusiv în scop economic.

Ce lungime ar trebui să aibă politica auto?

Pentru o firmă cu până la 30 de mașini, câteva pagini sunt suficiente. Contează să acopere scopul utilizării, foile de parcurs, combustibilul, daunele, amenzile și predarea mașinii.

Pot interzice complet folosirea mașinii în scop personal?

Da, poți stabili utilizarea exclusiv în scop economic. Interdicția trebuie însă respectată în realitate și susținută de foi de parcurs complete, altfel documentul nu te ajută la un control.

Cine trebuie să semneze politica auto?

Administratorul o aprobă, iar fiecare angajat care conduce o mașină a firmei semnează că a luat la cunoștință. Păstrează semnăturile în dosarul de personal sau în evidența auto.

Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.