Aproape orice mașină de firmă ajunge, la un moment dat, și la supermarket, la grădiniță sau la mare. Asta nu e ilegal. Dar folosirea personală schimbă regimul fiscal al mașinii, iar consecințele depind de o singură decizie pe care firma o ia (sau ar trebui să o ia) de la început: mașina e declarată ca folosită exclusiv în activitatea economică sau nu?
Mai jos vezi cele două scenarii, ce înseamnă „avantaj în natură”, cum se calculează și ce rol are foaia de parcurs în fiecare caz.
Punctul de plecare: regula de 50%
Codul fiscal limitează la 50% deducerea cheltuielilor (art. 25 alin. (3) lit. l), la impozitul pe profit) și a TVA (art. 298 alin. (1)) pentru vehiculele de până la 3.500 kg și cel mult 9 locuri care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice. Deducerea integrală rămâne posibilă pentru vehiculele folosite exclusiv în activitate și pentru categoriile exceptate (agenți de vânzări, curierat, taxi, închiriere etc.). Explicația completă e în articolul despre deductibilitatea cheltuielilor auto.
Practic, legea îți oferă două variante:
| Varianta A: folosire mixtă | Varianta B: folosire exclusivă în activitate | |
|---|---|---|
| Deducere cheltuieli și TVA | 50% | 100% |
| Folosire personală | Acceptată | Nu ar trebui să existe |
| Avantaj în natură pentru utilizator | Nu se impozitează (art. 76 alin. (4) lit. ț) și ț^1)) | Dacă totuși există folosire personală, apare un venit impozabil |
| Rolul foii de parcurs | Util pentru justificarea consumului | Esențial: dovedește utilizarea exclusivă |
Varianta A: mașina e folosită mixt (50%)
Dacă firma acceptă de la început că mașina va fi folosită și personal și deduce doar 50% din cheltuieli și din TVA, Codul fiscal nu mai impozitează separat folosirea personală la nivelul angajatului sau administratorului. Art. 76 alin. (4) lit. ț) prevede că avantajele sub forma utilizării în scop personal a vehiculelor pentru care cheltuielile sunt deductibile în cota de 50% nu sunt venituri impozabile. Lit. ț^1) extinde regula și la vehiculele aflate în proprietatea sau folosința microîntreprinderilor (textul consolidat pe legislatie.just.ro).
Aceasta e, pentru majoritatea firmelor mici, varianta cea mai liniștită: plătești un preț (pierzi jumătate din deducere), dar nu mai trebuie să demonstrezi că mașina n-a fost niciodată folosită altfel. Foaia de parcurs rămâne utilă pentru a justifica consumul de combustibil și pentru a ține sub control costurile, dar nu mai e „proba” de care depinde deducerea.
Varianta B: mașina e declarată exclusiv pentru activitate (100%)
Dacă firma deduce integral, își asumă că mașina nu e folosită personal. Aici apar două probleme posibile:
1. Deducerea integrală poate fi contestată
La un control, dacă din documente reiese folosire personală (drumuri în weekend fără legătură cu activitatea, kilometraj care „sare” între vineri și luni, bonuri de pe litoral în august), inspectorii pot considera că mașina nu e folosită exclusiv în activitate și pot aplica limitarea de 50%, cu diferențe de impozit pe profit și TVA, plus accesorii.
2. Folosirea personală devine avantaj în natură
Art. 76 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal include în veniturile de natură salarială utilizarea în scop personal a unui vehicul din patrimoniul afacerii, cu excepția deplasării dus-întors de la domiciliu la locul de muncă. Pentru vehiculele care nu intră sub excepțiile de la alin. (4), avantajul se adaugă la veniturile salariale ale utilizatorului și se impozitează ca atare.
Cum se calculează avantajul în natură: metoda de 1,7%
Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal (punctele aferente art. 76) prevăd evaluarea folosinței cu titlu gratuit a vehiculului prin aplicarea unui procent de 1,7% pentru fiecare lună la valoarea de intrare a vehiculului. Pentru folosirea mixtă, suma se calculează proporțional cu kilometrii parcurși în interes personal din totalul kilometrilor, pe baza foilor de parcurs; kilometrii dus-întors între domiciliu și locul de muncă nu se iau în calcul.
Exemplu: o mașină cu valoarea de intrare de 120.000 lei. Într-o lună, foile de parcurs arată 2.400 km, din care 360 km în interes personal (15%).
- avantaj lunar total: 120.000 × 1,7% = 2.040 lei;
- partea corespunzătoare folosirii personale: 2.040 × 15% = 306 lei.
Cei 306 lei se adaugă la veniturile salariale ale persoanei din luna respectivă, cu impozitul și contribuțiile aferente, conform regulilor generale.
Observă că, fără foi de parcurs care să separe drumurile personale de cele de serviciu, nu ai cum să calculezi proporția. Normele s-au mai modificat de-a lungul timpului, așa că verifică împreună cu contabilul forma în vigoare și modul de aplicare pentru situația ta (vehicul în leasing, administrator fără contract de muncă etc.).
Cum notezi drumurile personale în foaia de parcurs
Dacă politica firmei permite folosirea personală, foaia de parcurs trebuie să le arate onest:
- un rând separat sau o foaie separată pentru drumul personal, cu mențiunea „interes personal”;
- nu e nevoie să descrii scopul în detaliu (unde ai fost la cumpărături nu e treaba firmei), dar kilometrii trebuie să fie reali;
- kilometrajul trebuie să se „închidă”: kilometrajul de sosire al unei foi este kilometrajul de plecare al următoarei.
Cea mai frecventă greșeală nu este folosirea personală în sine, ci ascunderea ei: goluri de kilometraj între foi, sau drumuri personale scrise ca „deplasare la client”. Acestea transformă o situație fiscală gestionabilă într-una greu de apărat.
Administratorul de SRL: cazul cel mai des întâlnit
În firmele mici, mașina e folosită aproape mereu de administrator, care e și asociat. Pentru el, discuția despre folosire personală e aceeași, plus câteva particularități legate de modul în care e remunerat. Le găsești în articolul despre foaia de parcurs pentru administratorul de SRL.
Ce să decizi și să pui în scris
- Regimul fiecărei mașini: mixt (50%) sau exclusiv în activitate (100%). Decizia trebuie să fie consecventă cu modul în care se deduce TVA-ul și cheltuielile.
- Reguli de utilizare: cine are voie să ia mașina acasă, dacă e permisă folosirea în weekend și în concediu.
- Modul de evidență: foi de parcurs pentru fiecare zi de utilizare, inclusiv pentru drumurile personale, dacă sunt permise.
Toate acestea își au locul într-o politică auto a firmei. Pentru partea de TVA la combustibil, vezi și deducerea TVA la combustibil.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este interzis să folosesc mașina firmei în scop personal?
Nu este interzis, dar are consecințe fiscale. Dacă mașina este folosită și personal, cheltuielile și TVA-ul se deduc de regulă în limita de 50%. Dacă firma deduce integral, folosirea personală poate duce la recalcularea deducerii și la impozitarea unui avantaj în natură.
Plătesc impozit pe avantajul în natură dacă firma deduce 50%?
Nu. Codul fiscal, la art. 76 alin. (4) lit. ț) și ț^1), prevede că folosirea în scop personal a vehiculelor pentru care cheltuielile sunt deductibile în cota de 50% nu reprezintă venit impozabil, inclusiv în cazul microîntreprinderilor.
Cum se calculează avantajul în natură pentru mașina de serviciu?
Conform normelor metodologice, se aplică 1,7% pe lună la valoarea de intrare a vehiculului, iar la folosirea mixtă suma se proporționează cu kilometrii parcurși în interes personal, pe baza foilor de parcurs. Verifică cu contabilul forma în vigoare a normelor.
Drumul de acasă la birou contează ca folosire personală?
La evaluarea avantajului în natură, Codul fiscal exclude deplasarea dus-întors de la domiciliu la locul de muncă. Notează totuși aceste drumuri în foaia de parcurs, ca să existe continuitate a kilometrajului.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.