Un teanc de bonuri termice, unele fără CIF, altele șterse, câteva puse pe mașina greșită: pentru multe firme, asta e realitatea combustibilului la sfârșit de lună. Cardul de combustibil rezolvă o parte din problemă, pentru că transformă zecile de bonuri într-un raport și o factură. Nu rezolvă însă totul. Mai jos vezi cum funcționează, ce avantaje și dezavantaje are și cum îl legi de foile de parcurs, ca evidența să fie completă.
Cum funcționează un card de combustibil
Firma încheie un contract cu un emitent de carduri, de obicei o rețea de stații sau o companie specializată care lucrează cu mai multe rețele. Primește carduri, de regulă câte unul pentru fiecare mașină sau pentru fiecare șofer. La pompă, șoferul plătește cu cardul și introduce PIN-ul. Emitentul centralizează tranzacțiile și trimite periodic firmei o factură, însoțită de un raport detaliat pe tranzacții.
Plata poate fi în avans (preîncărcare) sau ulterior, pe baza facturii, în funcție de contract și de bonitatea firmei. Ce înseamnă factura periodică pentru deducerea TVA e explicat în articolul despre deducerea TVA la combustibil; aici ne ocupăm de partea operațională.
Avantaje
- Mai puține documente. În loc de zeci de bonuri, contabilul primește o factură și un raport. Dispar problemele cu bonurile fără CIF, pierdute sau ilizibile, descrise în articolul despre bonurile fiscale de combustibil.
- Date structurate. Raportul arată, pentru fiecare tranzacție, data, ora, stația, produsul, cantitatea și valoarea. Adesea poate fi descărcat în format tabelar.
- Limite configurabile. În funcție de emitent, poți limita suma sau cantitatea pe zi sau pe lună, produsele permise (doar motorină, fără magazin), zilele sau orele de folosire.
- Control pe mașină. Un card legat de un număr de înmatriculare face atribuirea alimentărilor automată.
- Kilometrajul la alimentare. Unele sisteme cer șoferului să introducă kilometrajul la pompă, ceea ce îți dă direct date pentru calculul consumului.
- Blocare rapidă a cardului pierdut sau furat.
Dezavantaje și limite
- Costuri: unele contracte au taxe de emitere, abonamente lunare sau comisioane. Compară-le cu eventualele reduceri la preț.
- Rețea limitată: un card emis de o singură rețea funcționează doar la stațiile ei (și ale partenerilor). Pe rute fără acele stații, șoferii ajung tot la bonuri.
- Nu previne orice abuz: cardul garantează că plata s-a făcut cu cardul firmei, nu că motorina a intrat în mașina firmei. Un canistru sau mașina altcuiva rămân posibile.
- Kilometrajul introdus manual poate fi greșit sau inventat, așa că nu îl lua ca sursă unică.
- Nu înlocuiește foaia de parcurs. Raportul cardului arată unde și cât s-a alimentat, nu unde s-a mers și în ce scop.
Card pe mașină sau card pe șofer?
| Card pe mașină | Card pe șofer | |
|---|---|---|
| Atribuirea alimentării | automată, pe numărul de înmatriculare | trebuie dedusă din foaia de parcurs |
| Potrivit pentru | mașini cu mai mulți șoferi | șoferi care schimbă des mașinile |
| Calculul consumului pe mașină | direct din raport | necesită corelare cu foile |
| Responsabilitate personală | prin PIN și foile de parcurs | directă, pe titularul cardului |
Pentru calculul consumului, cardul pe mașină e de obicei mai practic. Dacă o mașină are mai mulți șoferi, foaia de parcurs arată cine a condus în ziua alimentării; vezi evidența unei mașini cu mai mulți șoferi.
Reconcilierea lunară: raportul cardului vs. foile de parcurs
La primirea raportului, faci pentru fiecare mașină aceeași verificare ca la bonuri, doar că mai repede, pentru că datele sunt deja grupate:
- Totalizezi litrii pe mașină din raportul cardului.
- Totalizezi kilometrii din foile de parcurs ale lunii.
- Calculezi consumul real (ajustat cu nivelul rezervorului) și îl compari cu norma.
- Verifici tranzacțiile una câte una pentru zile fără foaie, stații departe de traseu sau produse nepotrivite.
Exemplu. Raportul cardului pentru mașina B 123 XYZ arată trei alimentări în noiembrie, totalizând 142 de litri. Foile de parcurs din noiembrie însumează 1.930 km, iar rezervorul a fost plin la începutul și la sfârșitul lunii. Consumul real: 142 ÷ 1.930 × 100 = 7,36 l/100 km. Cu o normă de 7,2 l/100 km, depășirea e de circa 2%, în marja obișnuită. Dacă în raport ar fi apărut și o alimentare într-o sâmbătă, la 200 km de orice traseu din foi, ar fi fost nevoie de o explicație scrisă indiferent de total.
Metoda completă de comparare, inclusiv ajustarea cu nivelul rezervorului, e în articolul consum normat vs. consum real. Rezultatele lunare le poți trece într-un raport centralizator alături de kilometri.
Reguli interne pentru folosirea cardului
Pune în scris, ideal în politica auto a firmei:
- cine primește card și pentru ce mașină;
- ce produse sunt permise (carburantul mașinii, eventual AdBlue, spălătorie) și ce nu;
- limitele de sumă sau cantitate;
- obligația de a păstra PIN-ul confidențial și de a anunța imediat pierderea cardului;
- ce se întâmplă cu alimentările care nu pot fi justificate prin foile de parcurs.
În aplicația Foaie Parcurs, kilometrii și consumul estimat pe fiecare mașină ies automat din foile completate, iar raportul centralizator PDF sau exportul CSV îți dau totalurile lunare pe care le pui lângă raportul cardului.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Cardul de combustibil înlocuiește foaia de parcurs?
Nu. Raportul cardului arată unde, când și cât s-a alimentat, dar nu arată traseele, kilometrii parcurși și scopul deplasărilor. Foaia de parcurs rămâne documentul care justifică folosirea mașinii, iar cardul simplifică doar partea de alimentare.
Mai am nevoie de bonuri dacă folosesc card de combustibil?
Documentul contabil este factura emisă de emitentul cardului, însoțită de raportul de tranzacții. Bonul primit la pompă poate fi păstrat ca verificare, dar cum se înregistrează exact stabilești cu contabilul, în funcție de contractul cu emitentul.
Merită un card de combustibil pentru o firmă cu una sau două mașini?
Depinde de costurile contractului și de cât de mult timp pierzi cu bonurile. Pentru una-două mașini, bonurile cu CIF și o evidență ordonată pot fi suficiente. De la câteva mașini în sus, economia de timp la reconciliere devine de obicei vizibilă.
Cum previn folosirea cardului pentru alte mașini?
Leagă cardul de o mașină anume, setează limite de cantitate apropiate de capacitatea rezervorului și verifică lunar consumul fiecărei mașini față de normă. O depășire constantă pe o singură mașină e cel mai clar semnal că trebuie investigat.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.