Una dintre primele întrebări când introduci foile de parcurs într-o firmă: faci câte o foaie pe zi sau una pe lună pentru fiecare mașină? Ambele variante sunt folosite în practică. Alegerea ține de cât de mult circulă mașina, câți șoferi are și cât de ușor vrei să fie verificarea la final de lună.
Ce spune legislația despre periodicitate
Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal stabilesc ce trebuie să conțină foaia de parcurs (categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum), dar nu fixează o perioadă pentru care se întocmește. Nici OMFP 2634/2015 nu are un formular de foaie de parcurs cu reguli de periodicitate. Prin urmare, firma decide, ideal printr-o procedură internă scrisă, dacă foile sunt zilnice, săptămânale sau lunare.
Ce rămâne obligatoriu indiferent de variantă: fiecare deplasare trebuie să poată fi identificată, cu traseu, scop și kilometri. O foaie lunară nu înseamnă un singur rând „octombrie – 1.240 km”.
Foaia zilnică
O foaie pentru fiecare zi în care mașina circulă, cu una sau mai multe curse.
Avantaje
- Se completează pe loc, deci datele sunt proaspete.
- O foaie corespunde unei zile și, de regulă, unui singur șofer, deci răspunderea e clară.
- Foaia poate însoți mașina în timpul zilei.
- O greșeală afectează o singură zi, nu o lună întreagă.
Dezavantaje
- Volum mare: 21–22 de foi pe lună pentru fiecare mașină, la o firmă cu 5 mașini peste 100 de foi lunar.
- Totalurile lunare trebuie adunate separat, de pe toate foile.
- Pe hârtie, mai multe documente de semnat, numerotat și arhivat.
Foaia lunară
O singură foaie pe lună pentru fiecare mașină, cu un rând pentru fiecare cursă sau zi.
Avantaje
- Toată luna e pe aceeași pagină (sau câteva pagini), deci continuitatea kilometrajului se vede imediat.
- Totalul lunar și consumul normat se calculează o dată.
- Mai puține documente de semnat și arhivat.
- Se potrivește cu ritmul contabilității, care lucrează oricum lunar.
Dezavantaje
- Tentația de a completa totul la final de lună, din memorie.
- Dacă mașina are mai mulți șoferi, foaia trebuie să arate pe fiecare rând cine a condus și semnăturile devin mai greu de organizat.
- O foaie pierdută înseamnă o lună întreagă fără evidență.
Comparație rapidă
| Criteriu | Zilnică | Lunară |
|---|---|---|
| Documente pe mașină/lună | ~20–22 | 1 (cu mai multe rânduri) |
| Risc de completare din memorie | Mic | Mare, dacă nu există disciplină |
| Mai mulți șoferi pe aceeași mașină | Simplu: o foaie per șofer per zi | Complicat: șofer pe fiecare rând |
| Calculul totalului lunar | Prin adunarea foilor sau centralizator | Direct pe foaie |
| Potrivită pentru | Mașini cu multe curse, livrări, mai mulți șoferi | Mașini cu un singur utilizator și curse rare |
Două exemple concrete
Agent de vânzări cu 5–8 vizite pe zi
Mihai face zilnic un circuit prin județ: 6 clienți, 140–190 km. Pe o foaie lunară ar ajunge la peste 120 de rânduri. O foaie zilnică, cu o cursă pe rând, e mai lizibilă: de exemplu, foaia din 14.10.2026 începe la 45.210, are 6 opriri și se închide la 45.388, adică 178 km și 11,57 l la o normă de 6,5 l/100 km. Mai multe despre acest caz în articolul despre foaia de parcurs pentru agenții de vânzări.
Administrator cu 3–4 deplasări pe săptămână
Ioana, administratoarea unui SRL mic, folosește mașina la bancă, la contabil și la doi furnizori. În octombrie a avut 14 curse, în total 412 km. O foaie lunară cu 14 rânduri e suficientă și mult mai ușor de ținut decât 14 foi separate. Condiția: fiecare rând se scrie în ziua cursei, nu pe 31.
Varianta de mijloc: foi zilnice plus centralizator lunar
Multe firme combină cele două: șoferii completează foi zilnice, iar la final de lună se întocmește un centralizator per mașină, cu total km, consum normat, litri alimentați și diferență. Contabilul primește centralizatorul, iar foile zilnice rămân ca documente de bază. Cum arată un astfel de raport, în articolul despre raportul centralizator lunar.
Dacă ții foile într-o aplicație, diferența dintre variante se micșorează: introduci cursa în ziua respectivă, iar totalurile se calculează singure. În aplicația Foaie Parcurs, de exemplu, fiecare foaie are dată, șofer și kilometraj, iar raportul centralizator PDF adună foile din perioada aleasă.
Cum decizi
- Numără cursele tipice pe zi. Peste 3–4 curse zilnice, foaia zilnică e mai practică.
- Vezi câți șoferi folosesc mașina. La mai mulți, foaia zilnică per șofer evită confuziile; vezi și evidența unei mașini cu mai mulți șoferi.
- Gândește-te cine completează. Dacă șoferul nu are disciplină zilnică, foaia lunară riscă să devină o reconstituire.
- Scrie decizia într-o procedură internă și aplic-o la fel pentru toate mașinile din aceeași categorie.
Indiferent de variantă, pașii de completare sunt aceiași; îi găsești în ghidul pas cu pas.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este legală foaia de parcurs lunară?
Normele fiscale nu impun o periodicitate, ci un conținut minim. O foaie lunară e acceptabilă dacă fiecare deplasare apare separat, cu traseu, scop și kilometri, nu doar ca total lunar.
Pot schimba varianta în timpul anului?
Da, dar e bine s-o faci de la începutul unei luni și să consemnezi schimbarea în procedura internă, ca să nu existe perioade acoperite de două tipuri de foi sau perioade neacoperite.
Trebuie să fac foaie de parcurs în zilele în care mașina nu circulă?
Nu e nevoie de o foaie pentru o zi fără deplasări. Kilometrajul de la următoarea plecare trebuie însă să fie identic cu cel de la ultima sosire, ceea ce confirmă că mașina a stat.
Foaia săptămânală e o variantă bună?
Poate fi un compromis rezonabil pentru mașini cu câteva curse pe săptămână. Aceleași reguli se aplică: o cursă pe rând, completată în ziua respectivă, cu kilometraj continuu.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.