Multe firme mici își iau mașinile în leasing, iar întrebarea apare repede: dacă mașina nu e (încă) a firmei, mai trebuie foaie de parcurs? Răspunsul scurt: tipul de finanțare nu schimbă regulile foii de parcurs. Ce contează este cum folosești mașina. Leasingul aduce însă câteva aspecte practice proprii, mai ales la leasingul operațional, unde kilometrii parcurși au un cost direct în contract.
Leasing financiar și leasing operațional, pe scurt
| Leasing financiar | Leasing operațional | |
|---|---|---|
| Esența contractului | Finanțarea cumpărării; la final, mașina devine de regulă a firmei | Închiriere pe termen lung; la final, mașina se returnează |
| Tratament fiscal general | Utilizatorul e tratat ca proprietar: amortizează mașina și deduce dobânda | Rata este tratată ca o chirie |
| Ce intră des în rată | Principal și dobândă | Utilizarea mașinii, adesea și servicii (întreținere, asigurări), după contract |
| Limită de kilometri | De regulă nu | De regulă da, cu cost pentru kilometrii în plus |
Detaliile contractuale diferă de la o firmă de leasing la alta. Citește contractul, nu te baza pe descrieri generale.
Foaia de parcurs nu depinde de tipul leasingului
Pentru deducerea cheltuielilor, Codul fiscal se uită la utilizarea vehiculului, nu la forma de finanțare. Limitarea la 50% pentru vehiculele folosite și în scop personal se aplică și mașinilor luate în leasing, atât la cheltuieli, cât și la TVA (inclusiv pe ratele de leasing). Pentru a aplica deducerea integrală, ai nevoie, printre altele, de foi de parcurs care să dovedească utilizarea exclusiv în scop economic.
Nu reluăm aici condițiile și excepțiile; le găsești explicate în:
- Deductibilitatea cheltuielilor auto: 50% sau 100%;
- Deducerea TVA la combustibil și rolul foii de parcurs.
Două precizări specifice leasingului, de discutat cu contabilul:
- La leasingul financiar, utilizatorul amortizează mașina. Pentru autoturisme, Codul fiscal plafonează amortizarea deductibilă (plafonul uzual citat este de 1.500 lei pe lună), cu excepții pentru anumite categorii de vehicule.
- Diferențele de curs valutar la contractele în euro au și ele un regim propriu în cazul vehiculelor cu utilizare mixtă.
Leasingul operațional: kilometrii au un cost direct
Aici foaia de parcurs devine utilă și dincolo de fiscalitate. Contractele de leasing operațional stabilesc de obicei un număr de kilometri incluși (pe an sau pe toată durata), iar kilometrii în plus se facturează la returnare. Costul pe kilometru suplimentar este cel din contractul tău.
Exemplu de urmărire a limitei
Contract pe 48 de luni, cu 120.000 km incluși, adică 2.500 km pe lună în medie. După 18 luni, foile de parcurs arată 52.200 km.
- Ritmul real: 52.200 ÷ 18 = 2.900 km pe lună.
- Proiecție la 48 de luni: 2.900 × 48 = 139.200 km.
- Depășire estimată: aproximativ 19.200 km.
Înmulțești depășirea cu costul pe kilometru suplimentar din contract și vezi cât te-ar costa la returnare. Având cifra după 18 luni, nu la final, ai opțiuni: muți mașina la un șofer care face mai puțini kilometri, schimbi rotația în flotă sau renegociezi limita, dacă firma de leasing permite. Fără foi de parcurs la zi, afli totul abia la predare.
Aceeași logică se aplică pe șofer: dacă un singur om face majoritatea kilometrilor peste ritm, realocarea mașinilor poate echilibra situația.
Ce verifici în contractul de leasing
- Asigurările: multe contracte cer CASCO și stabilesc cine o încheie și cine plătește. Termenele de reînnoire le pui în calendarul flotei; vezi termene ITP, RCA, rovinietă și revizii.
- Întreținerea: la leasingul operațional, reviziile se fac adesea doar în service-urile agreate. Ce e inclus și ce nu.
- Utilizatorii permiși: unele contracte restrâng cine poate conduce mașina.
- Condițiile de returnare: starea acceptată, uzura normală, documentele predate.
- Raportările de kilometraj: unele firme de leasing cer periodic kilometrajul.
Evidența practică pentru o mașină în leasing
- Kilometrajul de la preluare, notat în procesul-verbal de predare și introdus ca punct de plecare în evidența ta.
- Foi de parcurs pentru fiecare deplasare, ca la orice mașină a firmei.
- Bonurile de combustibil pe mașină. La leasingul operațional, combustibilul rămâne de regulă în sarcina ta.
- Un control lunar al ritmului de kilometri față de limita contractuală.
- Kilometrajul la returnare, consemnat în procesul-verbal și confirmat de ultima foaie de parcurs.
În aplicația Foaie Parcurs, la adăugarea mașinii introduci kilometrajul inițial, iar statisticile pe mașină îți arată kilometrii parcurși pe orice perioadă. Pentru limita de leasing, compari acest total cu ritmul permis în contract.
Leasingul în costul pe kilometru
Rata de leasing e de obicei cea mai mare componentă fixă a costului unei mașini. Când compari o mașină în leasing operațional cu una cumpărată sau în leasing financiar, compară costul total pe kilometru pe toată durata, nu doar rata lunară. Metoda o găsești în articolul cum calculezi costul pe kilometru.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Trebuie foaie de parcurs pentru o mașină în leasing operațional?
Regulile sunt aceleași ca pentru orice mașină folosită de firmă. Dacă vrei să deduci integral cheltuielile, pe motiv că mașina e folosită exclusiv în scop economic, ai nevoie de foi de parcurs care să dovedească asta.
Rata de leasing intră sub limita de 50%?
Pentru vehiculele cu utilizare mixtă, limitarea se aplică și cheltuielilor legate de leasing, iar TVA la rate se deduce, de regulă, tot în limita de 50%. Condițiile și excepțiile le verifici cu contabilul.
Ce se întâmplă dacă depășesc kilometrii din contract?
De regulă, firma de leasing facturează kilometrii suplimentari la tariful din contract, la returnare sau periodic. Urmărind lunar kilometrii din foile de parcurs, vezi din timp dacă te îndrepți spre o depășire.
Cine păstrează foile de parcurs, firma sau compania de leasing?
Firma care folosește mașina. Foile de parcurs sunt documente justificative ale firmei tale și se arhivează împreună cu celelalte documente contabile.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.