Cum calculezi costul pe kilometru al unei mașini de firmă

Combustibilul e cheltuiala pe care o vezi cel mai des, dar rareori e cea mai mare. Costul real al unei mașini de firmă include asigurări, revizii, anvelope, taxe și, mai ales, pierderea de valoare a mașinii. Costul pe kilometru le adună pe toate într-o singură cifră pe care o poți compara între mașini, între ani sau cu tariful pe care îl ceri unui client. Iată cum îl calculezi.

Formula de bază

Cost pe kilometru = costuri totale ale mașinii într-o perioadă ÷ kilometri parcurși în aceeași perioadă

Perioada potrivită e de obicei un an, pentru că multe costuri (asigurări, taxe, anvelope) apar o dată sau de două ori pe an. Kilometrii îi iei din kilometrajul de la începutul și sfârșitul perioadei sau din totalul foilor de parcurs.

Ce costuri incluzi

Costuri variabile (cresc cu fiecare kilometru)

• Combustibil sau energie electrică. Costul pe km = consum (l/100 km) × preț pe litru ÷ 100. Consumul trebuie să fie cel real, nu cel din catalog; vezi cum calculezi consumul real.
• Întreținere legată de kilometri: revizii periodice, plăcuțe de frână, ulei.
• Anvelope, care se uzează în funcție de kilometri și de stilul de condus.
• Taxe de drum variabile, cum sunt taxele de pod sau de autostradă în străinătate, dacă e cazul.

Costuri fixe (le plătești și dacă mașina stă)

• Asigurări: RCA și, dacă există, CASCO.
• Taxe: rovinietă, impozit local pe mijloace de transport.
• ITP, la intervalul aplicabil mașinii.
• Amortizare sau rate de leasing. Pentru o mașină cumpărată, cea mai simplă estimare economică e pierderea de valoare: (preț de achiziție − valoare estimată la revânzare) ÷ număr de ani de folosire. Pentru o mașină în leasing, folosește ratele și costurile din contract.
• Parcare, abonamente, spălătorie, dacă sunt recurente.

Exemplu complet

Toate sumele de mai jos sunt ilustrative, alese ca să arate calculul. Înlocuiește-le cu facturile și prețurile tale reale.

Un autoturism pe motorină, cumpărat cu 90.000 lei, pe care firma estimează să-l vândă după 5 ani cu 40.000 lei. Parcurge 30.000 km pe an, cu un consum real de 7,3 l/100 km. Preț ilustrativ al motorinei: 7,5 lei/litru.

Costul pe kilometru: 36.225 ÷ 30.000 = 1,21 lei/km. Din acesta, combustibilul înseamnă doar 0,55 lei/km (7,3 × 7,5 ÷ 100), adică mai puțin de jumătate.

Kilometrii schimbă totul

Costurile fixe se împart la numărul de kilometri, deci o mașină puțin folosită e scumpă pe kilometru. Aceeași mașină, cu doar 15.000 km pe an:

• combustibil: 15.000 × 7,3 ÷ 100 × 7,5 = 8.212,50 lei;
• costuri fixe și celelalte: neschimbate, 19.800 lei;
• total: 28.012,50 lei, adică 1,87 lei/km.

La jumătate din kilometri, costul pe kilometru crește cu peste 50%. Concluzia practică: o mașină care stă mult în parcare merită analizată. Poate fi mai ieftin să redistribui cursele pe celelalte mașini sau să renunți la ea. Despre împărțirea mașinilor între șoferi citești în cum aloci șoferii pe mașini.

Cu TVA sau fără TVA?

Pentru o firmă înregistrată în scopuri de TVA, costul real e cel fără partea de TVA pe care o poate deduce. Pentru o firmă neplătitoare de TVA, costul e cel cu TVA inclus. Regimul de deducere pentru vehicule are reguli speciale; nu îl reexplicăm aici, îl găsești în articolele despre deducerea TVA la combustibil și deductibilitatea cheltuielilor auto. Important e să fii consecvent: toate costurile din calcul fie cu TVA, fie fără.

Atenție și la diferența dintre cost economic și amortizare contabilă. Pierderea de valoare din exemplu e o estimare de management. Amortizarea din contabilitate urmează alte reguli (durate de amortizare, metode), iar pentru raportările oficiale contează cifra contabilului.

La ce folosești costul pe kilometru

• Compari mașinile între ele. O mașină mai veche, cu reparații dese, poate ajunge mai scumpă pe kilometru decât una nouă.
• Stabilești tarife. Dacă refacturezi deplasări către clienți, costul pe kilometru e baza minimă sub care pierzi bani.
• Decizi între mașina firmei și mașina personală. Compari costul pe kilometru al mașinii de serviciu cu ce ar costa folosirea unei mașini personale în interes de serviciu; aspectele legale sunt în articolul despre mașina personală folosită în interes de serviciu.
• Urmărești flota în timp. Costul pe kilometru e unul dintre indicatorii de flotă care merită calculat anual.

Kilometrii și consumul pe fiecare mașină le poți lua direct din statisticile aplicației Foaie Parcurs sau din exportul CSV, pe care îl deschizi în Excel lângă facturile de asigurare și service.

Întrebări frecvente

Care e diferența dintre costul de combustibil pe km și costul total pe km?

Costul de combustibil pe km include doar carburantul și se calculează din consum și preț. Costul total pe km adaugă asigurările, întreținerea, taxele și pierderea de valoare a mașinii, așa că e de obicei de cel puțin două ori mai mare.

Pe ce perioadă calculez costul pe kilometru?

Ideal pe un an întreg, pentru că asigurările, taxele și anvelopele sunt plătite o dată sau de două ori pe an. Un calcul pe o singură lună poate da o cifră foarte mare sau foarte mică în funcție de facturile care au căzut în acea lună.

Includ și salariul șoferului în costul pe kilometru?

Depinde de scop. Pentru compararea mașinilor între ele lasă-l deoparte, pentru că nu ține de mașină. Pentru stabilirea unui tarif de transport către clienți, include-l separat, ca un cost pe oră sau pe cursă.

Ce preț al combustibilului folosesc în calcul?

Prețul mediu plătit efectiv în perioada analizată, calculat din bonuri sau facturi: suma totală plătită împărțită la litrii cumpărați. Prețurile la pompă se schimbă des, iar media reală e mai corectă decât prețul dintr-o anumită zi.

Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.