La o inspecție fiscală, foile de parcurs nu sunt citite una câte una, ca un jurnal. Sunt comparate cu alte documente: bonurile de combustibil, facturile, pontajul, kilometrajul din service. Inspectorul caută inconsecvențe, pentru că fiecare inconsecvență e un argument că mașina nu a fost folosită exclusiv în scop economic. Articolul îți arată ce corelații se fac, de obicei, și cum le verifici tu înainte.
Nu există o listă oficială publică „ce verifică ANAF la foile de parcurs”. Ce urmează se bazează pe ce cer normele Codului fiscal și pe logica unei inspecții: dacă documentele tale se susțin unele pe altele.
Punctul de plecare: sarcina probei e a ta
Normele de aplicare a art. 298 (pct. 68 alin. (2)) spun că este obligația persoanei impozabile să demonstreze că sunt îndeplinite toate condițiile legale pentru deducere. Iar pct. 68 alin. (8) dă organului fiscal dreptul ca, dacă situația de fapt constatată diferă de ce ai prezentat, să aprecieze singur încadrarea vehiculului și să aplice soluția prevăzută de lege. Practic, dacă foile de parcurs nu sunt credibile, deducerea poate fi recalculată la 50%.
1. Conținutul minim al fiecărei foi
Primul filtru e formal. Foaia trebuie să conțină cel puțin categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum. Lipsa normei de consum sau un scop generic („interes de serviciu”, „deplasare”) sunt cele mai frecvente probleme. Despre formulare: cum descrii corect scopul deplasării.
2. Kilometri × normă = litri justificați, comparat cu litrii cumpărați
Este corelația centrală. Pentru fiecare mașină și fiecare lună:
| Element | Sursa | Exemplu |
|---|---|---|
| Km din foile de parcurs | Foi de parcurs | 2.300 km |
| Normă de consum | Decizie internă | 6,5 l/100 km |
| Litri justificați | Calcul | 149,5 l |
| Litri cumpărați | Facturi/bonuri | 196 l |
| Diferență | 46,5 l (31%) |
O diferență mică, explicabilă prin rezervor, e normală. Una de 30% care se repetă lunar sugerează fie kilometri nedeclarați (uz personal), fie o normă nerealistă, fie combustibil folosit în altă parte. Cum interpretezi diferențele: consum normat vs. consum real.
3. Continuitatea kilometrajului
Kilometrajul de sosire de azi trebuie să fie kilometrajul de plecare de mâine. Golurile între foi (de exemplu, foaia de vineri se termină la 84.320, cea de luni începe la 84.610) înseamnă 290 km nejustificați. Inspectorul poate compara și kilometrajul din foi cu cel consemnat în alte documente: facturi de service, rapoarte ITP, procese-verbale de predare a mașinii în leasing.
4. Data și locul alimentărilor
Bonul fiscal are dată, oră și adresa stației. Dacă foaia de parcurs spune că mașina a stat în București toată ziua, iar bonul e de la o benzinărie din Constanța, ai o problemă. La fel pentru alimentările în zile în care foaia nu arată nicio deplasare.
5. Weekenduri, sărbători, concedii
Deplasările sâmbăta, duminica și în zilele libere legale sunt verificate cu atenție. Nu sunt interzise, dar trebuie să aibă un scop credibil (un client care lucrează în weekend, o intervenție). Mai sensibile sunt deplasările din zilele în care șoferul era în concediu de odihnă sau medical, conform evidenței de personal: cine a condus atunci mașina?
6. Scopul deplasării față de activitatea firmei
Deplasările trebuie să aibă sens pentru obiectul de activitate. O firmă de contabilitate cu drumuri zilnice la depozite de materiale de construcții, sau o firmă fără clienți în Brașov cu deplasări săptămânale la Brașov, ridică întrebări. Cele mai convingătoare foi au legătură cu documente: contract, factură emisă, comandă, proces-verbal de lucrări.
7. Excepțiile declarate
Dacă ai aplicat deducerea integrală pe motiv de excepție (agent de vânzări, curierat etc.), se verifică încadrarea: obiectul de activitate, existența angajaților cu atribuțiile respective, fișa postului. Normele limitează excepția pentru agenți la cel mult un vehicul per agent. La urgență, pază și curierat, normele menționează explicit foile de parcurs ca dovadă a utilizării exclusive.
8. Numărul de mașini față de numărul de oameni
Trei mașini și un singur angajat cu permis e o situație greu de justificat. La fel, două autoturisme folosite de același administrator: Codul fiscal permite deducerea cheltuielilor de funcționare pentru un singur autoturism per persoană cu funcție de conducere. Detalii în foaia de parcurs pentru administratorul de SRL.
9. Semne că foile au fost scrise retroactiv
- kilometri identici zi de zi, rotunjiți la zeci;
- același traseu copiat pe luni întregi;
- scris identic, cu același pix, pentru un an întreg;
- numerotare care nu respectă ordinea datelor;
- foi completate pentru o mașină care la acea dată era în service.
Mai multe tipare de evitat sunt în greșelile frecvente la completarea foii de parcurs.
Listă de verificare înainte de control
- Ai foi de parcurs pentru toate lunile din perioada verificată, pentru fiecare mașină declarată la 100%?
- Kilometrajul e continuu de la o foaie la alta?
- Litrii justificați și litrii cumpărați se potrivesc, lună de lună, în limite explicabile?
- Ai decizia scrisă privind norma de consum, cu data de la care se aplică?
- Scopul fiecărei deplasări e concret și verificabil?
- Deplasările din weekend și din concedii au explicație?
- Toate documentele sunt arhivate și pot fi prezentate (pe hârtie sau listate din format electronic)?
Un raport centralizator lunar pe mașină face punctele 2 și 3 verificabile într-o oră, nu într-o săptămână. Aplicația Foaie Parcurs, de exemplu, generează un astfel de raport în PDF și un export CSV pe care contabilul îl poate compara cu bonurile.
Ce perioadă poate fi verificată
Codul de procedură fiscală (art. 110) prevede că dreptul organului fiscal de a stabili creanțe fiscale se prescrie, ca regulă, în 5 ani, începând cu 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația. De aici și importanța păstrării foilor: vezi cât timp se păstrează foile de parcurs.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Ce se întâmplă dacă foile de parcurs lipsesc la control?
Pentru mașinile la care ai dedus integral cheltuielile și TVA-ul, lipsa foilor face greu de dovedit utilizarea exclusiv în scop economic. Organul fiscal poate recalcula deducerea la 50%, cu diferențele de TVA și impozit și accesoriile aferente.
Poate ANAF să conteste foi de parcurs completate corect formal?
Da. Normele permit organului fiscal să aprecieze situația de fapt. Dacă foile nu se corelează cu bonurile, kilometrajul sau evidența de personal, conținutul lor poate fi considerat necredibil.
Pot reface foile de parcurs după ce am primit avizul de inspecție?
Foile întocmite retroactiv au de obicei tipare ușor de recunoscut și pot face mai mult rău decât bine. Pentru documentele pierdute există o procedură legală de reconstituire, pe care o discuți cu contabilul.
Deplasările în weekend sunt interzise pe foaia de parcurs?
Nu sunt interzise, dar sunt verificate atent. Trebuie să aibă un scop de serviciu concret, legat de un client, o lucrare sau o intervenție.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.