Mulți administratori pornesc de la o idee greșită: „E autoutilitară, deci intră 100% pe firmă.” Codul fiscal nu face însă diferența după categoria din certificatul de înmatriculare, ci după masă, număr de locuri și modul de utilizare. O dubă N1 de 3,5 tone intră sub aceeași regulă ca un autoturism. De aceea, pentru autoutilitare, foaia de parcurs e de multe ori documentul de care depinde deducerea integrală.
Ce spune legea pentru autoutilitare
Limitarea la 50% a deducerii cheltuielilor (art. 25 alin. (3) lit. l) din Codul fiscal) și a TVA (art. 298 alin. (1)) se aplică vehiculelor rutiere motorizate care îndeplinesc simultan trei condiții:
- masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg;
- cel mult 9 scaune, inclusiv cel al șoferului;
- nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice.
Textul vorbește de „vehicule rutiere motorizate”, nu de „autoturisme”. Prin urmare, autoutilitarele din categoria N1 (vehicule pentru marfă de până la 3,5 tone) intră sub regulă dacă nu sunt folosite exclusiv în activitate. Le scoate de sub limitare fie utilizarea exclusivă în activitatea economică, fie încadrarea într-una dintre excepțiile din lege (curierat, agenți de vânzări, transport de persoane cu plată, închiriere, servicii cu plată etc.). Textul consolidat e pe legislatie.just.ro.
| Vehicul | Regim |
|---|---|
| Dubă N1, 3.500 kg, 3 locuri, folosită și personal | 50% cheltuieli și TVA |
| Dubă N1, 3.500 kg, 3 locuri, folosită exclusiv în activitate (dovedit) | 100% |
| Autoutilitară N2, 5.000 kg | În afara limitării de 50% (art. 298 alin. (2)) |
| Microbuz cu 12 locuri | În afara limitării de 50% (peste 9 locuri) |
Pentru imaginea completă, vezi deductibilitatea cheltuielilor auto: 50% sau 100%. Normele metodologice detaliază modul de aplicare și documentele care susțin utilizarea exclusivă; contabilul tău le cunoaște în forma la zi.
„Nu se poate folosi personal” nu e un argument suficient
E tentant să spui că o dubă cu două locuri și compartiment de marfă nu e folosită personal pentru că „nimeni nu merge cu ea la mare”. Inspectorii nu judecă însă după plauzibilitate, ci după documente. O dubă care stă peste noapte și în weekend la domiciliul unui angajat poate fi folosită și personal, iar fără foi de parcurs nu ai cum să arăți contrariul.
Elementele care susțin utilizarea exclusivă, de regulă, sunt:
- foi de parcurs pentru fiecare zi în care vehiculul circulă, cu traseu și scop;
- o regulă internă care interzice folosirea personală și stabilește unde stă vehiculul în afara programului;
- continuitatea kilometrajului (fără „salturi” între foi);
- alimentări care se potrivesc cu traseele.
Particularități ale foii de parcurs la autoutilitare
Încărcătura contează pentru consum
O dubă goală și una cu 1.200 kg de marfă nu consumă la fel. Diferența poate fi de 15–25%. Dacă firma ta transportă des marfă, are sens o normă de consum diferențiată (gol / încărcat) sau un spor stabilit prin decizie internă. În foaie notezi condiția care justifică sporul: „transport 1,1 t materiale”. Mai multe despre diferența dintre normă și realitate în consum normat vs. consum real.
Scopul legat de marfă
Pentru autoutilitare, scopul cel mai credibil e legat de un document comercial: „Livrare marfă client X, aviz nr. 245”, „Ridicare materiale furnizor Y, factura nr. 1189”, „Transport echipament la lucrarea Z”. Legătura cu avizele și facturile e mult mai convingătoare decât o descriere generică.
Mai mulți șoferi
Autoutilitarele sunt adesea vehicule „de echipă”. Fiecare șofer completează foaia pentru drumurile lui, cu kilometrajul notat la preluare și la predare.
Exemplu: dubă de instalații
O firmă de instalații din Brașov are o dubă N1 de 3,5 t, diesel, normă internă 9 l/100 km, plus 10% spor când transportă peste 500 kg.
- Luni: Sediu – Depozit furnizor (țevi, centrală, 650 kg) – Lucrare Str. Lungă 40 – Sediu: 38 km, cu spor. Consum: 38 × 9 / 100 × 1,10 = 3,76 l.
- Marți: Sediu – Lucrare Str. Lungă 40 – Lucrare Săcele – Sediu: 46 km, fără spor. Consum: 4,14 l.
- Vineri seara, duba rămâne parcată la sediu, conform regulii interne. Kilometrajul de luni dimineață e același cu cel de vineri seara.
La o lună de 22 de zile cu aproximativ 900 km, consumul normat e în jur de 85 l. Dacă bonurile arată 88 l, diferența e firească. Asta, plus foi zilnice și o regulă clară de parcare, e exact tipul de dosar care susține deducerea integrală. Pentru alte exemple din domeniu, vezi foaia de parcurs într-o firmă de construcții.
Tahograful la autoutilitare
Pentru autoutilitarele de până la 3,5 t care circulă doar în țară, tahograful nu este, ca regulă, necesar. De la 1 iulie 2026, însă, vehiculele cu masa maximă autorizată peste 2,5 t folosite în transport internațional de mărfuri sau cabotaj intră, cu anumite excepții, sub regulile europene privind tahograful. Ce înseamnă concret găsești în foaia de parcurs vs. tahograful.
Checklist pentru fiecare autoutilitară
- Masa maximă autorizată și numărul de locuri verificate în certificatul de înmatriculare.
- Regimul de deducere decis și documentat (50% sau integral).
- Regulă internă privind parcarea și folosirea în afara programului.
- Normă de consum, eventual diferențiată pentru încărcătură.
- Foi de parcurs zilnice, numerotate, cu scop legat de documente comerciale.
O aplicație care ține foile pe telefon îi scutește pe șoferi de hârtii. În Foaie Parcurs, de exemplu, fiecare foaie poate avea un spor de consum procentual, iar distanța dintre opriri se calculează automat pe rută.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Autoutilitarele au automat deducere 100%?
Nu. Limitarea de 50% din Codul fiscal se aplică vehiculelor de până la 3.500 kg și cu cel mult 9 locuri care nu sunt folosite exclusiv în activitatea economică, indiferent dacă sunt autoturisme sau autoutilitare. Deducerea integrală necesită dovedirea utilizării exclusive sau încadrarea într-o excepție.
De la ce masă nu se mai aplică limitarea de 50%?
Restricția nu se aplică vehiculelor cu masa totală maximă autorizată de peste 3.500 kg sau cu mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul șoferului.
Ce trec la scop pentru o autoutilitară?
Ideal, o descriere legată de un document comercial: livrarea către un client cu numărul avizului, ridicarea de materiale cu numărul facturii sau transportul de echipamente la o lucrare anume.
Pot aplica un consum mai mare când duba e încărcată?
Da, dacă firma a stabilit printr-o decizie internă o normă diferențiată sau un spor pentru încărcătură, cu criterii clare, iar în foaia de parcurs se notează condiția care justifică aplicarea lui.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.