Aplicația Foaie Parcurs pentru iPhone: ghid de utilizare

Foaie Parcurs este o aplicație pentru iPhone care te ajută să completezi foile de parcurs direct de pe telefon: alegi opririle pe hartă, iar distanța se calculează pe rută și consumul se estimează automat pe baza consumului mediu al mașinii. Ghidul de mai jos te duce prin primul sfert de oră de utilizare: de la instalare până la primul PDF trimis contabilului. La final găsești și ce nu face aplicația, ca să știi exact la ce s-o folosești.

Cum e organizată aplicația

Aplicația are patru secțiuni, în bara de jos:

• Foi parcurs – lista foilor, grupate pe mașini, cu totaluri și acces la statisticile lunare;
• Mașini – parcul auto, cu detaliile fiecărei mașini, grafice și bonuri de combustibil;
• Șoferi – lista persoanelor care conduc, cu statistici pe fiecare;
• Setări – remindere, adresele tale salvate, feedback.

Ordinea firească de lucru este: mașina, apoi șoferul, apoi foaia de parcurs. Dacă deschizi „Foi parcurs” fără nicio mașină salvată, aplicația îți spune să adaugi mai întâi o mașină.

Pasul 1: adaugi mașina

În secțiunea Mașini, adaugi o mașină nouă și completezi:

• Numărul de înmatriculare;
• Tipul de combustibil: benzină, diesel sau electric;
• Consumul mediu la 100 km (în litri sau, pentru electrice, în kWh) – este norma pe baza căreia aplicația estimează consumul fiecărei foi (distanță × consum mediu ÷ 100, plus sporul, dacă îl aplici). Consumul nu se calculează din bonuri. Dacă firma are o normă internă, trece valoarea din decizie;
• Kilometrajul inițial (opțional) – kilometrajul de la care pornesc foile din aplicație, de exemplu cel din ultima foaie făcută pe hârtie sau în altă aplicație. Cu el, fiecare foaie afișează km la plecare și la sosire;
• Numărul de start al foilor – dacă ai ajuns, să zicem, la foaia 128 pe hârtie, pornești de la 129, ca numerotarea să continue fără goluri. Aplicația îți arată numărul pe care îl va avea prima foaie. Numărul de start nu mai poate fi modificat după salvarea mașinii, așa că verifică-l înainte.

Poți adăuga oricâte mașini.

Pasul 2: adaugi șoferul

În Șoferi, adaugi un șofer nou cu prenumele și numele. Atât. Dacă tu ești singurul care conduce, te adaugi pe tine. Dacă mai mulți oameni conduc aceeași mașină, îi adaugi pe toți și alegi șoferul corect la fiecare foaie (vezi și o mașină, mai mulți șoferi).

Pasul 3: creezi prima foaie de parcurs

Din Foi parcurs, creezi o foaie nouă. Formularul are câteva secțiuni:

Vehicul și șofer

Alegi mașina, iar numărul foii se generează automat, în continuarea numerotării mașinii. Alegi apoi șoferul. Implicit, șoferul este și cel care întocmește foaia; dacă foaia o completează altcineva (de exemplu un responsabil de flotă), dezactivezi opțiunea și alegi persoana din listă sau îi scrii numele.

Date

Data și ora plecării; opțional, data și ora sosirii.

Opriri

Aici construiești traseul. Prima oprire e punctul de plecare, următoarele sunt destinațiile, în ordine. Pentru fiecare oprire:

• dai o denumire (de exemplu „Sediu”, „Client Alfa Ploiești”) și, opțional, adresa;
• alegi locația pe hartă, mutând harta până când acul ajunge în locul dorit; adresa se completează automat;
• distanța față de oprirea anterioară se calculează pe rute rutiere; dacă e nevoie, o poți modifica manual sau recalcula;
• poți bifa „Salvează în locurile mele”, ca data viitoare să alegi locul direct din listă.

Opririle se pot reordona și șterge. Sub listă vezi totalul de kilometri. Pentru ce înseamnă un traseu bine notat, vezi cum notezi traseul și opririle.

Consum suplimentar

Dacă drumul s-a făcut în condiții care justifică un consum mai mare (drumuri dificile, teren accidentat, încărcătură), poți aplica un spor de consum, de la 5% la 50%, în trepte de 5%. Folosește-l doar dacă firma are o regulă internă care îl prevede.

Observații

Un câmp liber pentru detalii: scopul deplasării, numărul unui ordin de deplasare, numărul unui aviz de livrare. Pentru formulări bune, vezi cum descrii scopul deplasării.

După salvare, foaia arată numărul, mașina, șoferul, datele, traseul cu fiecare oprire, kilometrii totali, consumul estimat (cu spor, dacă există) și, dacă ai setat kilometrajul inițial, km la plecare și la sosire. Poți deschide și traseul pe hartă.

Pasul 4: exporți foile

Ai două locuri din care exporți:

În lista foilor unei mașini poți filtra perioada („Luna curentă”, „Luna trecută” sau toate), iar exportul ține cont de filtru. PDF-ul foii include datele vehiculului și ale șoferului, traseul, sumarul de consum, observațiile și spații pentru semnătura șoferului și a responsabilului. Raportul centralizator listează foile perioadei (număr, dată, șofer, traseu, kilometri, consum) cu totaluri. CSV-ul se deschide în Excel sau Numbers. Fișierele se trimit prin meniul obișnuit de partajare din iOS: e-mail, mesaje, Fișiere.

Ce face contabilul cu ele găsești în raportul centralizator lunar și în ce documente auto îți cere contabilul.

Funcții utile după primele foi

Bonuri de combustibil

Din ecranul mașinii, deschizi „Bonuri combustibil” și fotografiezi bonul sau îl alegi din galerie. Bonurile rămân grupate pe mașină și le poți filtra pe perioadă. E o soluție simplă pentru bonurile termice, care se șterg în timp.

Statistici și grafice

Fiecare mașină are grafice cu kilometrii și consumul pe foaie (și sporurile aplicate); fiecare șofer are kilometrii, consumul și foile pe mașini. Din lista foilor accesezi statisticile lunare: trendul kilometrilor pe ultimele luni, kilometri pe mașină și pe șofer. Graficele apar după cel puțin două foi.

Remindere

În Setări poți activa un reminder general sau remindere separate pentru fiecare mașină, alegând zilele din săptămână și ora. Sunt utile când mașinile sunt folosite cu frecvențe diferite. Trebuie să permiți notificările aplicației din setările iOS.

Adresele mele

Tot în Setări gestionezi locurile salvate (sediu, depozit, clienți frecvenți), cu locația pe hartă, ca distanța să se calculeze automat ori de câte ori le folosești.

Gratuit și PRO

Poți crea gratuit până la 5 foi de parcurs, suficient ca să testezi tot fluxul de mai sus, inclusiv exporturile. Pentru foi nelimitate există abonamentul PRO.

Ce nu face aplicația

Ca să știi exact ce primești, iată și limitele:

• funcționează doar pe iPhone (iOS); nu are versiune Android sau web;
• nu urmărește automat mașina prin GPS în fundal – traseul îl construiești tu, din opriri;
• nu se sincronizează cu programele de contabilitate și nu trimite nimic la ANAF – exporți PDF/CSV și le trimiți contabilului;
• nu aplică semnătură electronică calificată; PDF-ul are spații pentru semnături.

Dacă te întrebi dacă merită trecerea de la Excel, comparația detaliată e în foaie de parcurs în Excel sau în aplicație.

Întrebări frecvente

Pot continua numerotarea foilor de pe hârtie?

Da. Când adaugi mașina, setezi numărul de start al foilor, de exemplu următorul număr după ultima foaie pe hârtie, și kilometrajul inițial. Numărul de start nu mai poate fi schimbat după salvarea mașinii.

Distanța se calculează automat?

Da, când alegi opririle pe hartă, aplicația calculează distanța pe rute rutiere între ele. Poți corecta manual distanța dacă ai mers pe alt drum.

Aplicația înregistrează traseul prin GPS?

Nu. Aplicația nu urmărește mașina în fundal. Construiești traseul alegând opririle pe hartă sau din locurile salvate, iar distanțele se calculează pe baza lor, cu consumul estimat din consumul mediu al mașinii.

Ce primește contabilul?

Poți exporta foile de parcurs în PDF, un raport centralizator PDF pe mașină și perioadă și un fișier CSV care se deschide în Excel. Le trimiți prin e-mail sau orice altă aplicație din meniul de partajare.

Câte foi pot crea gratuit?

Până la 5 foi create. Pentru un număr nelimitat de foi este nevoie de abonamentul PRO.

Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.