Mașina comună este situația în care evidența se strică cel mai ușor. Luni o ia Andrei, marți Ioana, miercuri iar Andrei, joi un coleg din alt departament „doar până la bancă”. La final de lună ai bonuri de combustibil de la trei oameni, un kilometraj care nu se mai leagă și nimeni care să știe cine a condus când a venit amenda de parcare. Soluția nu e mai multă birocrație, ci câteva reguli fixe aplicate la fiecare schimb de șofer.
Regula de bază: o foaie de parcurs per șofer
O foaie de parcurs are un singur șofer. Dacă în aceeași zi mașina e condusă de doi oameni, se completează două foi, una după alta, pentru aceeași mașină. Nu treci doi șoferi pe aceeași foaie și nu lași un coleg să conducă „pe foaia” altcuiva.
De ce contează: foaia de parcurs justifică cine a folosit mașina, pentru ce scop și pe ce distanță. Dacă un traseu apare pe numele lui Andrei, dar l-a făcut Ioana, documentul nu mai reflectă realitatea, iar la o verificare asta e o problemă, nu un detaliu. Pentru firmele care lucrează cu foi lunare, varianta zilnică e de obicei mai potrivită la mașinile comune; vezi comparația foaie de parcurs zilnică sau lunară.
Lanțul kilometrajului
La o mașină cu un singur șofer, kilometrajul continuu e ușor de păstrat. La una comună, fiecare schimb e un punct în care lanțul se poate rupe. Regula: km la sosire de pe foaia unui șofer este km la plecare de pe foaia următorului, indiferent cine este.
| Nr. foaie | Data | Șofer | Km plecare | Km sosire | Distanță |
|---|---|---|---|---|---|
| 214 | 06.10 | Andrei P. | 48.210 | 48.352 | 142 |
| 215 | 06.10 | Ioana M. | 48.352 | 48.391 | 39 |
| 216 | 07.10 | Andrei P. | 48.391 | 48.605 | 214 |
| 217 | 08.10 | Mihai D. | 48.618 | 48.660 | 42 |
Între foile 216 și 217 lipsesc 13 km. Poate cineva a mutat mașina fără foaie, poate s-a citit greșit bordul. Important e că golul se vede imediat și îl poți clarifica a doua zi, nu peste trei luni la un control. Cum citești și notezi corect kilometrajul găsești în articolul despre kilometrajul la plecare și la sosire.
Predarea-primirea: ce notezi la fiecare schimb
Pentru o mașină comună nu ai nevoie de un proces-verbal formal la fiecare schimb zilnic, dar ai nevoie ca următoarele informații să existe undeva:
- Kilometrajul la predare (e deja pe foaia de parcurs).
- Nivelul de combustibil aproximativ (plin, 3/4, jumătate, rezervă).
- Daune sau probleme noi: zgârieturi, martori aprinși, zgomote.
- Unde a rămas mașina și unde sunt cheile.
Un proces-verbal complet, cu fotografii, se face la schimbările mai lungi: concedii, înlocuiri pe mai multe zile, alocarea temporară către alt departament. Criteriile generale de alocare sunt în articolul cum aloci șoferii pe mașinile firmei.
Combustibilul la o mașină comună
Bonurile sunt al doilea punct slab. Trei reguli simple:
- Cine alimentează, predă bonul și îl leagă de mașina respectivă (numărul de înmatriculare scris pe bon sau bonul fotografiat și atașat mașinii).
- Nu se predă mașina pe rezervă fără să anunți. Altfel, următorul șofer pierde timp și alimentează în grabă, unde apucă.
- Consumul se calculează pe mașină, nu pe șofer, pentru perioade de cel puțin o lună. Alimentările nu coincid cu schimburile de șofer, deci un calcul „pe șofer” bazat doar pe bonurile lui nu are sens. Pe șofer compari kilometrii și, orientativ, comportamentul de consum pe perioade lungi.
Amenzile și daunele
Amenzile de la camere sau cele de parcare ajung la proprietarul mașinii, de multe ori după câteva săptămâni. Codul rutier (OUG nr. 195/2002, art. 39) obligă proprietarul sau deținătorul vehiculului să comunice poliției, la cerere, identitatea persoanei căreia i-a încredințat vehiculul. La o mașină comună, singura ta sursă de răspuns este evidența: foaia de parcurs pentru data și ora respectivă, cu șoferul și traseul.
Exemplu: primești o notificare pentru o depășire de viteză din 7 octombrie, ora 15:40, pe DN1. Te uiți la foaia 216: Andrei, traseu București – Ploiești – București. Ai răspunsul în două minute. Fără foaie, ai o discuție lungă între trei colegi care „nu-și mai amintesc”.
Pentru daune, la fel: dacă fiecare șofer notează problemele la predare, știi în ce interval a apărut o lovitură. Cine răspunde de daune și de amenzi stabilești în politica auto a firmei.
Cum o faci practic fără să-i încarci pe șoferi
Cu cât completarea e mai rapidă, cu atât e mai probabil să se întâmple la timp. Câteva variante:
- Caiet în mașină: funcționează, dar foile trebuie transcrise sau scanate la final de lună, iar continuitatea kilometrajului o verifici manual.
- Tabel comun online: mai bun, dar fiecare șofer trebuie să-l deschidă și să nu suprascrie rândurile altora.
- Aplicație pe telefon: în Foaie Parcurs pentru iPhone alegi mașina și șoferul, notezi km la plecare și la sosire, alegi opririle pe hartă, iar distanța și consumul se calculează automat. Foile se numerotează singure, iar statisticile le vezi separat pe mașină și pe șofer. Reminderele configurate pe mașină amintesc completarea foilor.
Oricare variantă alegi, verifică o dată pe săptămână lanțul kilometrajului pentru mașinile comune. Greșelile prinse în aceeași săptămână se corectează ușor; cele descoperite peste o lună rămân de obicei neclarificate. Alte probleme frecvente sunt în articolul despre greșelile frecvente la completarea foii de parcurs.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Pot trece doi șoferi pe aceeași foaie de parcurs?
Nu este recomandat. Fiecare șofer completează propria foaie pentru deplasările pe care le face, chiar dacă folosește aceeași mașină în aceeași zi. Astfel răspunderea și scopul fiecărei deplasări sunt clare.
Ce fac dacă descopăr un gol de kilometri între două foi?
Clarifici cu ultimul și cu următorul șofer ce s-a întâmplat și completezi foaia lipsă dacă deplasarea a avut loc. Nu modifica kilometrajul de pe foile existente ca să „închizi” golul.
Cum calculez consumul unei mașini folosite de mai mulți șoferi?
Pe mașină, pentru o lună întreagă: totalul litrilor alimentați raportat la totalul kilometrilor din foi. Pe fiecare șofer poți compara kilometrii, dar consumul individual e greu de separat corect.
Trebuie proces-verbal de predare-primire la fiecare schimb zilnic?
De regulă nu. Pentru schimburile zilnice ajung foile de parcurs și o notă despre combustibil și eventuale daune. Procesul-verbal formal îl faci la schimbări de durată sau la realocarea mașinii.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.