La final de lună, contabilul nu are timp să citească 60 de foi de parcurs una câte una. Are nevoie de o sinteză: câți kilometri a făcut fiecare mașină, cât combustibil s-a consumat, care foi intră în lună. Asta este raportul centralizator al foilor de parcurs. Nu e un formular impus de lege, ci un document intern de lucru, dar în practică e piesa care leagă foile de parcurs de bonurile de combustibil și de înregistrările contabile.
Ce rol are raportul centralizator
- Pentru contabil: compară totalul kilometrilor și consumul calculat cu bonurile de combustibil primite, fără să deschidă fiecare foaie.
- Pentru administrator: vede dintr-o privire ce mașini merg mult, care stau și unde consumul a ieșit din normă.
- La un control: ai o listă ordonată a foilor pe lună, din care poți scoate rapid orice document cerut.
Raportul nu înlocuiește foile de parcurs. Documentele justificative rămân foile individuale și bonurile; centralizatorul doar le rezumă.
Ce coloane trebuie să conțină
Există două niveluri utile: lista detaliată a foilor și totalurile pe mașină.
Nivelul 1: lista foilor din lună
| Nr. foaie | Data | Mașină | Șofer | Traseu | Km plecare | Km sosire | Km parcurși | Consum (l) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 301 | 01.10 | B-101-ABC | Andrei P. | Sediu – Client X (Ploiești) – Sediu | 48.210 | 48.352 | 142 | 9,2 |
| 302 | 01.10 | B-202-ABC | Ioana M. | Sediu – Furnizor Y – Bancă – Sediu | 91.004 | 91.041 | 37 | 2,8 |
| … | … | … | … | … | … | … | … | … |
Coloana „Traseu” trebuie să conțină toate opririle, nu doar plecarea și destinația finală. O deplasare „Sediu – Sediu” de 140 km nu spune nimic; „Sediu – Client X (Ploiești) – Sediu” spune tot. Mai multe despre asta în articolul cum notezi traseul și opririle.
Consumul din această coloană este cel calculat pe baza normei mașinii (km parcurși × consum normat / 100), nu cel măsurat la pompă.
Nivelul 2: totaluri pe mașină
| Mașină | Nr. foi | Km în lună | Consum calculat (l) | Combustibil alimentat (l) | Diferență (l) |
|---|---|---|---|---|---|
| B-101-ABC | 21 | 2.840 | 184,6 | 191,0 | +6,4 |
| B-202-ABC | 18 | 1.120 | 84,0 | 80,5 | -3,5 |
| B-303-ABC | 4 | 310 | 20,2 | 45,0 | +24,8 |
Diferențele mici, în ambele sensuri, sunt normale: rezervorul nu e niciodată exact la același nivel la începutul și la sfârșitul lunii. O diferență ca la B-303-ABC (45 de litri alimentați pentru 310 km) cere o explicație: o alimentare la plin în ultima zi a lunii, foi lipsă sau combustibil folosit în altă parte. Despre diferența dintre cele două valori, vezi consum normat vs. consum real.
Opțional: totaluri pe șofer
Kilometri și număr de foi pe fiecare șofer. Utile când evaluezi alocarea mașinilor sau când un șofer conduce mai multe mașini în aceeași lună.
Cum îl construiești, pas cu pas
- Închide luna. Până în prima zi lucrătoare a lunii următoare, toate foile din lună trebuie completate. Nu începe centralizatorul cu foi lipsă.
- Verifică numerotarea. Foile sunt în ordine, fără goluri și fără numere duble.
- Verifică lanțul kilometrajului pe fiecare mașină. Km la sosire = km la plecare pe foaia următoare. Orice gol se clarifică acum.
- Adună totalurile pe mașină: kilometri și consum calculat.
- Adună bonurile pe mașină: litri și valoare. Bonurile fără mașină identificabilă le clarifici înainte de trimitere; vezi cum justifici bonurile de combustibil.
- Compară consumul calculat cu combustibilul alimentat și notează explicația pentru diferențele mari.
- Trimite centralizatorul împreună cu foile și bonurile, în formatul convenit cu contabilul.
Pentru 2–3 mașini, un tabel lunar e gestionabil. Pentru 10 mașini cu câte 20 de foi fiecare, adică 200 de rânduri pe lună, munca manuală și riscul de greșeli de copiere cresc mult.
Greșeli frecvente în centralizator
- Foi din luni diferite amestecate. O deplasare începută pe 31 și încheiată pe 1 trebuie încadrată după regula stabilită cu contabilul, aceeași în fiecare lună.
- Consumul real trecut în locul celui normat. Cele două coloane au roluri diferite; nu le combina într-una singură.
- Mașini lipsă. O mașină fără nicio foaie în lună trebuie să apară totuși în tabel, cu zero kilometri și o explicație (service, nefolosită). Altfel contabilul nu știe dacă lipsesc documente.
- Bonuri fără corespondent. Un bon de combustibil într-o zi fără deplasări consemnate pe acea mașină trebuie clarificat înainte de trimitere.
Generarea automată
Dacă foile de parcurs sunt deja într-o aplicație, centralizatorul nu mai trebuie construit de mână. În Foaie Parcurs pentru iPhone alegi perioada și generezi raportul centralizator PDF, cu foile din perioadă și traseul complet al fiecăreia, cu toate opririle. Dacă contabilul preferă să lucreze în tabel, exportul CSV îi dă datele pe care le poate deschide în Excel. Verificările de bun-simț (diferențe mari între consum și alimentări, explicații pentru anomalii) rămân în sarcina ta.
Ce urmărești în centralizator, lună de lună
Un singur centralizator îți spune puțin. Trei-patru luni puse una lângă alta îți arată tendințe:
- o mașină al cărei consum crește lună de lună, la kilometraj similar;
- o mașină cu tot mai puțini kilometri, candidată la vânzare sau realocare;
- un număr de foi care nu se potrivește cu zilele lucrate de șofer.
Pentru o listă completă a indicatorilor pe care merită să-i calculezi, vezi indicatorii pentru flota auto, iar pentru restul documentelor pe care le trimiți la final de lună, articolul ce documente auto îți cere contabilul.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Este obligatoriu raportul centralizator al foilor de parcurs?
Nu există un formular legal numit astfel. Este un document intern de sinteză, foarte util contabilului, dar documentele justificative rămân foile de parcurs individuale și bonurile de combustibil.
Cine întocmește centralizatorul?
De obicei responsabilul de flotă sau administratorul, pentru că el poate clarifica rapid cu șoferii foile lipsă sau diferențele. Contabilul îl folosește, dar rareori are informațiile necesare ca să-l construiască.
Ce diferență între consum și alimentări e normală?
Nu există un prag fix. Diferențele mici apar din nivelul rezervorului la început și la sfârșit de lună. Diferențele mari, repetate în aceeași direcție de la o lună la alta, merită investigate.
Pot face centralizatorul trimestrial în loc de lunar?
Poți, dacă așa ai convenit cu contabilul, dar verificarea lunară prinde mai repede foile lipsă și golurile de kilometraj, care după trei luni sunt greu de reconstituit.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.