În majoritatea SRL-urilor mici, administratorul este și asociat unic, și singurul șofer al mașinii firmei. E situația în care granița dintre „firmă” și „personal” e cea mai subțire și, previzibil, cea pe care o verifică întâi un inspector fiscal. Articolul de față răspunde la întrebările specifice administratorului: câte mașini poate avea deductibile, ce face cu drumul de acasă la birou și cum își completează foile de parcurs când el însuși le aprobă.
O singură mașină deductibilă per administrator
Codul fiscal are o regulă dedicată, la art. 25 alin. (3) lit. m): cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații pentru autoturismele folosite de persoanele cu funcții de conducere și de administrare sunt deductibile limitat, potrivit lit. l), la un singur autoturism pentru fiecare astfel de persoană.
Consecințe practice:
- dacă firma îi pune administratorului la dispoziție două autoturisme, cheltuielile de funcționare pentru al doilea nu mai sunt deductibile;
- pentru mașina „lui”, se aplică în continuare regula 50% / 100% de la lit. l), în funcție de utilizare;
- Codul fiscal leagă și deducerea amortizării de această condiție (art. 28 alin. (12) lit. j)).
Mecanismul general 50% / 100% îl găsești în deductibilitatea cheltuielilor auto. Aici ne concentrăm pe ce e specific administratorului.
Drumul de acasă la birou: atenție la diferența dintre TVA și impozitul pe venit
Aici apare o capcană pe care mulți administratori nu o știu.
| Domeniu | Ce spune legislația despre drumul casă–serviciu |
|---|---|
| TVA (normele la art. 298, pct. 68) | Transportul angajaților la și de la locul de muncă e considerat uz personal, cu excepția cazului în care există dificultăți evidente de transport. Normele includ explicit administratorii în noțiunea de angajați. |
| Impozitul pe venit (art. 76) | Deplasarea dus-întors domiciliu–loc de muncă nu e considerată avantaj în natură impozabil. |
Cu alte cuvinte, faptul că drumul spre birou nu se impozitează ca avantaj la administrator nu înseamnă că mașina rămâne „exclusiv în scop economic” pentru TVA și pentru impozitul pe profit. Dacă vrei deducere integrală și administratorul pleacă zilnic cu mașina de acasă, discută cu contabilul cum se justifică acest lucru (de exemplu, dacă domiciliul e și sediu sau punct de lucru, ori dacă activitatea începe direct la client). Nu presupune că e în regulă doar pentru că așa face toată lumea.
Utilizarea în exercitarea atribuțiilor de serviciu
Partea bună: normele de TVA dau ca exemplu de utilizare în scop economic utilizarea vehiculului de către personalul de conducere în exercitarea atribuțiilor de serviciu. Deplasările administratorului la clienți, furnizori, bancă, contabil, ANAF, la punctele de lucru sau pe șantier sunt deplasări de serviciu. Ele trebuie însă să apară ca atare în foaia de parcurs, cu scop și loc concret.
Avantajul în natură, dacă mașina e folosită și personal
Codul fiscal tratează diferit cele două variante:
- Mașina e la 50%. Art. 76 alin. (4) lit. ț) prevede că avantajul sub forma utilizării în scop personal a vehiculelor pentru care cheltuielile sunt deductibile 50% nu este impozabil. Pentru microîntreprinderi există o prevedere similară la lit. ț¹). Deci administratorul poate folosi mașina și personal, fără impozit pe avantaj.
- Mașina e declarată 100%, dar e folosită și personal. Aici ai două probleme: deducerea integrală nu mai e justificată, iar folosirea personală poate fi tratată ca avantaj în natură. Normele evaluează folosința personală a vehiculului la 1,7% pe lună din valoarea de intrare, proporțional cu kilometrii parcurși în interes personal.
Concluzia practică: pentru un administrator care folosește mașina și în weekend, varianta de 50% e de obicei cea corectă și cea mai liniștită. Varianta de 100% merită doar dacă uzul personal chiar lipsește. Mai multe despre consecințe în folosirea mașinii de serviciu în scop personal.
Exemplu: administrator cu deducere integrală
Elena e administrator și asociat unic într-un SRL de instalații. Firma are un autoturism în proprietate, folosit exclusiv pentru firmă; Elena are mașina personală pentru familie. Seara, autoturismul firmei rămâne în curtea punctului de lucru. Într-o zi obișnuită foaia ei arată așa:
| Traseu | Scop | Km bord plecare | Km bord sosire | Km |
|---|---|---|---|---|
| Punct de lucru – Florești | Ofertă instalație termică, client Popescu SRL | 84.210 | 84.228 | 18 |
| Florești – Cluj-Napoca (Dedeman) | Achiziție materiale, factura nr. 4512 | 84.228 | 84.243 | 15 |
| Cluj-Napoca – Punct de lucru | Întoarcere | 84.243 | 84.251 | 8 |
Total 41 km; la o normă de 7 l/100 km, 2,87 litri justificați. Fiecare rând are un document de legătură (ofertă, factură). Asta e diferența dintre o foaie credibilă și una care doar adună kilometri.
Cine semnează foaia, dacă administratorul e și șoferul
Într-o firmă cu un singur om, administratorul completează și aprobă propria foaie. OMFP 2634/2015 cere ca documentele justificative să conțină numele și semnăturile persoanelor care răspund de operațiune; nu interzice ca aceeași persoană să le îndeplinească pe toate. Credibilitatea vine din altă parte: completarea la zi, kilometrajul de bord, legătura cu facturile. Dacă ai și un contabil extern, o verificare lunară a foilor față de bonuri e un control util. Detalii despre semnături în cine semnează foaia de parcurs.
Dacă mașina e a administratorului, nu a firmei
Mulți administratori folosesc propria mașină pentru firmă. În acest caz, firma are nevoie de un temei pentru a plăti cheltuielile (de obicei un contract de comodat sau de închiriere), iar foaia de parcurs devine și mai importantă. Situația are articolul ei: mașina personală folosită în interes de serviciu.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Câte mașini poate avea deductibile un administrator de SRL?
Pentru cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, Codul fiscal permite deducerea pentru un singur autoturism pentru fiecare persoană cu funcție de conducere sau de administrare, în limitele de la art. 25 alin. (3) lit. l).
Drumul administratorului de acasă la firmă e deplasare de serviciu?
Pentru TVA, normele îl consideră uz personal, cu excepția cazurilor de dificultăți evidente de transport. Pentru impozitul pe venit, nu este avantaj impozabil. Discută cu contabilul cum îl tratezi dacă vrei deducere integrală.
Administratorul poate folosi mașina firmei în weekend?
Poate, dar atunci mașina nu mai este folosită exclusiv în scop economic, iar deducerea corectă este 50%. În acest caz, avantajul folosirii personale nu este impozabil la administrator.
Administratorul își poate semna singur foile de parcurs?
Da. Legea nu interzice ca aceeași persoană să întocmească și să aprobe documentul, dar foile trebuie completate la zi și corelate cu facturile și bonurile.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.