Un bon de combustibil dovedește că s-a plătit carburant. Nu dovedește singur că acel carburant a intrat în mașina firmei și a fost folosit în interes de serviciu. Legătura o face foaia de parcurs, iar justificarea corectă înseamnă ca bonul, mașina, data și kilometrii să spună aceeași poveste. Mai jos vezi ce verifici pe bon, cum îl legi de evidența mașinii și ce semnale de alarmă să cauți la sfârșit de lună.
Bon simplu, bon cu CIF sau factură
Pentru o firmă contează ce document primește la pompă:
- Bon fiscal fără datele firmei. Dovedește plata, dar nu identifică firma drept cumpărător. E cea mai slabă variantă pentru evidență.
- Bon fiscal cu codul de identificare fiscală (CIF) al firmei. Codul fiscal permite ca bonurile fiscale de până la 100 de euro inclusiv TVA, pe care este trecut codul de identificare fiscală al cumpărătorului, să fie tratate drept facturi simplificate (art. 319 alin. (12)). Cere ca CIF-ul să fie trecut pe bon înainte de emitere; casierul nu îl poate adăuga după.
- Factură. Pentru alimentări peste pragul de 100 de euro, cere factură pe firmă. Un bon de valoare mai mare, chiar cu CIF, nu e tratat automat ca factură simplificată.
- Factură centralizată de la cardul de combustibil. Înlocuiește bonurile individuale cu o factură periodică; vezi cardul de combustibil pentru firme.
Când și cât TVA se poate deduce din aceste documente ține de regimul fiscal al vehiculului, explicat în articolul despre deducerea TVA la combustibil. Pragul în lei echivalent celor 100 de euro și tratamentul exact îl confirmi cu contabilul.
Ce verifici pe fiecare bon
Înainte ca bonul să ajungă la contabilitate, uită-te la:
- Data și ora. Trebuie să cadă într-o zi în care mașina are foaie de parcurs sau a fost în folosință.
- Locul alimentării. Stația ar trebui să fie pe traseul din foaie sau aproape de el.
- Tipul de carburant. Motorină pentru mașina pe motorină, benzină pentru cea pe benzină. Pare evident, dar e una dintre cele mai frecvente nepotriviri găsite la verificare.
- Cantitatea. Nu poate depăși capacitatea rezervorului. Un bon de 63 de litri pentru un rezervor de 50 de litri nu are explicație tehnică.
- CIF-ul firmei, scris corect, dacă bonul trebuie să funcționeze ca factură simplificată.
- Lizibilitatea. Hârtia termică se șterge în câteva luni. Fotografiază sau scanează bonul în ziua alimentării.
Cum legi bonul de mașină și de foaia de parcurs
Un bon „orfan”, pe care nimeni nu-l poate atribui unei mașini, e greu de justificat. Câteva practici simple rezolvă problema:
- Atribuie fiecare bon unei mașini, prin numărul de înmatriculare. Dacă bonul nu îl conține, notează-l pe verso sau în evidența digitală.
- Notează kilometrajul la alimentare. Ajută la calculul consumului și arată că mașina chiar era acolo.
- Verifică ziua în foaia de parcurs. Alimentarea din 14 martie, la Pitești, trebuie să se potrivească cu o foaie din 14 martie în care traseul trece prin Pitești sau pornește de acolo.
- Grupează bonurile pe mașină și pe lună, în aceeași ordine ca foile de parcurs.
În aplicația Foaie Parcurs, bonurile se fotografiază și se atașează direct mașinii, cu data alimentării, așa că la final de lună le ai grupate lângă foile aceleiași mașini, nu într-un plic comun.
Verificarea lunară: bonuri vs. kilometri
După ce bonurile sunt atribuite, faci un calcul de bun-simț pe fiecare mașină. Exemplu:
| Mașina | Km în foi | Normă | Litri normați | Litri pe bonuri | Diferență |
|---|---|---|---|---|---|
| B 101 ABC | 1.950 | 6,8 | 132,6 | 137,0 | +3,3% |
| B 202 ABC | 1.400 | 7,5 | 105,0 | 139,0 | +32,4% |
| B 303 ABC | 2.200 | 7,0 | 154,0 | 118,0 | −23,4% |
Prima mașină e în marja normală. A doua are cu o treime mai mult combustibil decât justifică kilometrii: fie lipsesc foi de parcurs, fie bonuri au fost puse greșit pe ea, fie s-a alimentat altceva. A treia are prea puțin combustibil pentru kilometri: poate o parte din bonuri au ajuns la altă mașină (poate chiar la a doua) sau kilometrii din foi sunt mai mari decât cei reali. Ține cont și de nivelul rezervorului la început și la sfârșit de lună; metoda completă e în articolul consum normat vs. consum real.
Semnale de alarmă
- alimentări în zile fără nicio foaie de parcurs (weekend, concediu);
- două alimentări în aceeași zi cu mai puțini kilometri decât încape în rezervor;
- alimentări în orașe care nu apar în niciun traseu;
- carburant sau aditivi care nu corespund mașinii;
- bonuri cu sume rotunde, regulate, fără legătură cu kilometrii;
- bonuri depuse cu întârziere de luni de zile, deja greu lizibile.
Un semnal nu înseamnă automat o fraudă. Înseamnă că trebuie o explicație scrisă, înainte să închizi luna.
Ce predai contabilului
La final de lună, pentru fiecare mașină: bonurile și facturile de combustibil, foile de parcurs din aceeași perioadă și, ideal, un raport centralizator cu kilometrii și consumul. Lista completă a documentelor e în articolul ce documente auto îți cere contabilul.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Bonul fiscal cu CIF ține loc de factură?
Bonul fiscal de până la 100 de euro inclusiv TVA, pe care este trecut codul de identificare fiscală al cumpărătorului, este considerat factură simplificată potrivit Codului fiscal. Pentru valori mai mari cere factură, iar pentru situația concretă a firmei tale confirmă cu contabilul.
Se poate adăuga CIF-ul pe bon după emitere?
Nu. Codul fiscal al cumpărătorului se introduce în casa de marcat înainte de emiterea bonului. Spune-l casierului înainte să plătești sau cere factură.
Ce fac cu bonurile termice care s-au șters?
Previne problema fotografiind sau scanând bonul în ziua alimentării și păstrând și originalul. Dacă bonul e deja ilizibil, discută cu contabilul; uneori poți obține o copie sau o factură de la stație, dar nu te baza pe asta.
Trebuie ca fiecare bon să aibă o foaie de parcurs în aceeași zi?
Nu e obligatoriu să alimentezi exact în ziua unei curse, dar alimentarea trebuie să se poată lega de perioada de folosire a mașinii. Un bon fără nicio foaie de parcurs în zilele apropiate e greu de explicat.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.