Marile flote au departamente care produc zeci de rapoarte. O firmă cu 5–20 de mașini are nevoie de câțiva indicatori simpli, calculați lunar din date pe care le ai deja: foile de parcurs, bonurile de combustibil și facturile de service. Scopul nu e un tablou de bord spectaculos, ci să observi la timp trei lucruri: o mașină care costă prea mult, o mașină care stă degeaba și o evidență care nu mai e completată corect.
De unde iei datele
- Foile de parcurs: kilometri pe mașină și pe șofer, numărul de deplasări, zilele cu deplasări.
- Bonurile de combustibil: litri și valoare pe mașină.
- Facturile de service, anvelope, asigurări, leasing: costuri pe mașină.
Dacă primele două sunt complete, ai deja majoritatea indicatorilor. Raportul centralizator lunar este punctul de plecare natural.
Indicatorii de utilizare
1. Kilometri pe mașină pe lună
Formula: suma kilometrilor din foile de parcurs ale mașinii în lună.
Cel mai simplu indicator și cel mai revelator. Compară mașinile între ele și aceeași mașină de la o lună la alta. O mașină cu 250 km pe lună lângă altele cu 2.500 km e o întrebare de pus: e de rezervă, e prost alocată, sau foile ei nu se completează?
2. Gradul de utilizare
Formula: zile cu cel puțin o deplasare ÷ zile lucrătoare din lună × 100.
Exemplu: o mașină folosită în 9 din 21 de zile lucrătoare are un grad de utilizare de aproximativ 43%. Dacă două mașini au constant sub 50%, poate le poți înlocui cu una singură folosită în comun; vezi cum ții evidența unei mașini cu mai mulți șoferi.
3. Kilometri pe șofer
Util la alocarea șoferilor pe mașini: cei cu cei mai mulți kilometri ar trebui să aibă mașinile cele mai economice și mai fiabile.
Indicatorii de cost
4. Consumul real față de normă
Formula: consum real (l/100 km) = litri alimentați ÷ km parcurși × 100, pe o perioadă de cel puțin o lună; abaterea = consum real – norma internă.
Exemplu: 212 litri pentru 2.950 km înseamnă 7,19 l/100 km. Cu o normă de 6,5 l/100 km, abaterea e de +0,69 l/100 km, aproximativ 11%. O lună izolată poate însemna doar un rezervor plin la final de lună; trei luni la rând în aceeași direcție înseamnă o cauză reală. Despre interpretare, vezi consum normat vs. consum real.
5. Costul cu combustibilul pe kilometru
Formula: valoarea bonurilor ÷ km parcurși.
Exemplu: 1.590 lei combustibil pentru 2.950 km înseamnă aproximativ 0,54 lei/km. E sensibil la prețul combustibilului, deci compară mașinile între ele în aceeași lună, nu aceeași mașină în luni cu prețuri diferite.
6. Costul total pe kilometru
Formula: (combustibil + întreținere + asigurări + rată de leasing sau amortizare + taxe) ÷ km, calculat de preferat pe 12 luni.
Indicatorul care spune cât te costă de fapt mașina și când merită înlocuită. Calculul complet e explicat în articolul despre costul pe kilometru al unei mașini de firmă.
Indicatorii de disciplină a evidenței
Aceștia sunt cei pe care firmele mici îi ignoră, deși sunt cei mai ușor de îmbunătățit.
7. Continuitatea kilometrajului
Formula: numărul de goluri sau suprapuneri de kilometraj între foi consecutive, pe mașină și pe lună. Ținta: zero.
Fiecare gol e o deplasare neconsemnată sau o greșeală de citire. Amândouă slăbesc valoarea foilor la un control.
8. Foi completate la timp
Formula: foi completate în ziua deplasării ÷ total foi × 100.
Dacă folosești foi pe hârtie, e greu de măsurat. Indirect, îl vezi după câte foi primești în ultimele două zile ale lunii. Dacă jumătate vin atunci, au fost completate din memorie.
Tabelul lunar: un exemplu
| Mașină | Km/lună | Utilizare | Consum real | Normă | Lei comb./km | Goluri km |
|---|---|---|---|---|---|---|
| B-101-ABC | 2.950 | 95% | 7,19 | 6,5 | 0,54 | 0 |
| B-202-ABC | 1.840 | 76% | 6,40 | 6,5 | 0,48 | 0 |
| B-303-ABC | 310 | 19% | – | 6,5 | – | 2 |
Cum citești tabelul: B-101 merge mult și consumă peste normă, deci verifici tehnic mașina și stilul de condus. B-202 e în parametri. B-303 e aproape nefolosită și are evidența incompletă; pe o distanță atât de mică, consumul calculat dintr-o singură alimentare nu e relevant. Prima întrebare pentru B-303 nu e despre consum, ci dacă firma mai are nevoie de ea.
Cum îi calculezi fără efort
Pe hârtie, indicatorii de mai sus cer transcrierea tuturor foilor într-un tabel. Dacă foile sunt deja digitale, o parte apar direct: în aplicația Foaie Parcurs pentru iPhone ai statistici și grafice cu kilometri și consum pe fiecare mașină și pe fiecare șofer, iar exportul CSV îți permite să calculezi restul (cost pe km, grad de utilizare) într-un tabel. Costurile de leasing, asigurare și service le adaugi tu din contabilitate.
Ce faci cu indicatorii
- Lunar: te uiți la abateri, nu la toate cifrele. Mașina cu consum în creștere, mașina nefolosită, golurile de kilometraj.
- Trimestrial: compari trendurile și discuți cu șoferii unde e cazul.
- Anual: decizii de înlocuire, vânzare sau realocare, pe baza costului total pe kilometru.
Pentru măsuri concrete după ce ai identificat problema, vezi metodele practice de reducere a consumului într-o flotă.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Care e cel mai important indicator pentru o flotă mică?
Kilometrii pe mașină pe lună, alături de consumul real față de normă. Sunt ușor de calculat din foile de parcurs și din bonuri și scot la iveală majoritatea problemelor.
Ce grad de utilizare e considerat bun?
Nu există un prag universal; depinde de activitate. Urmărește mai ales mașinile constant mult sub restul flotei, care pot fi candidate la vânzare sau la folosire în comun.
Pe ce perioadă calculez consumul real?
Pe cel puțin o lună și ideal pe mai multe alimentări la plin. Pe perioade scurte, nivelul rezervorului la început și la sfârșit distorsionează rezultatul.
Am nevoie de un program special pentru indicatori?
Nu. Un tabel lunar cu datele din foile de parcurs și din bonuri e suficient pentru o firmă mică. Contează mai mult ca foile să fie complete decât instrumentul folosit.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.