„Am făcut delegație, mai trebuie și foaie de parcurs?” e una dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primesc contabilii. Răspunsul scurt: sunt două documente diferite, care justifică lucruri diferite. Uneori ai nevoie doar de unul, alteori de amândouă. Mai jos vezi ce face fiecare, cum se completează împreună și ce sume pot fi acordate fără impozit în 2026.
Ce justifică fiecare document
| Ordin de deplasare (delegație) | Foaie de parcurs | |
|---|---|---|
| Ce dovedește | Că o persoană a fost trimisă în interes de serviciu în altă localitate | Că un vehicul a parcurs un anumit traseu în interesul firmei |
| Ce cheltuieli susține | Diurna (indemnizația de delegare), cazarea, transportul persoanei | Combustibilul și, indirect, celelalte cheltuieli cu vehiculul |
| Se leagă de | Persoană | Vehicul |
| Formă | „Ordin de deplasare (delegație)”, formular folosit în practica contabilă; verifică modelul cu contabilul | Nu există un formular tipizat impus; conținutul minim (vehicul, scop și loc, kilometri, normă de consum) rezultă din normele metodologice ale Codului fiscal |
| Confirmare la destinație | De obicei, viza (semnătură, eventual ștampilă) a unității vizitate, cu data și ora | Nu e nevoie |
Pe scurt: delegația răspunde la întrebarea „de ce primește omul acesta bani pentru deplasare?”, iar foaia de parcurs, la „de ce a consumat mașina aceasta combustibil?”.
Când îți trebuie doar delegație
Angajatul merge la Iași cu trenul sau cu avionul pentru o întâlnire de două zile. Nu e implicat niciun vehicul al firmei. Ai nevoie de ordinul de deplasare (care susține diurna și cazarea) și de biletele de transport. Foaia de parcurs nu are obiect.
Când îți trebuie doar foaie de parcurs
Un agent face zilnic vizite la clienți în orașul în care are locul permanent de muncă sau în zona apropiată, fără să plece pentru o zi întreagă în altă localitate. Nu se acordă diurnă, deci nu ai nevoie de delegație, dar mașina consumă combustibil, deci ai nevoie de foaia de parcurs. Pentru cazul agenților, vezi și ghidul dedicat agenților de vânzări.
Când îți trebuie amândouă
Angajatul pleacă cu mașina firmei la Cluj, stă două nopți la un client, apoi se întoarce. Ai două categorii de cheltuieli: diurnă și cazare (pentru persoană) și combustibil (pentru mașină). Fiecare se justifică prin propriul document. Cele două trebuie să se potrivească între ele: aceleași date, aceeași destinație, ore de plecare și sosire compatibile.
Diurna în 2026: cât se poate da fără impozit
Firmele private nu sunt obligate să acorde o anumită sumă de diurnă, dar Codul fiscal stabilește un plafon până la care suma nu se impozitează ca venit salarial. Potrivit art. 76 alin. (2) lit. k) din Codul fiscal, pentru deplasările în țară plafonul neimpozabil este de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizația de delegare a personalului din instituțiile publice, în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat (calculate pe zilele lucrătoare din lună).
Nivelul legal pentru instituțiile publice este stabilit prin HG 714/2018 și este, din 1 aprilie 2023, de 23 lei/zi. Rezultă un plafon neimpozabil de:
23 lei × 2,5 = 57,50 lei/zi pentru deplasările în țară.
Exemplu: angajatul este în delegație 3 zile, iar firma îi acordă 70 lei/zi, adică 210 lei. Partea neimpozabilă este 3 × 57,50 = 172,50 lei, iar diferența de 37,50 lei se tratează ca venit de natură salarială, cu impozit și contribuții. A doua limită (3 salarii de bază raportate la zilele lucrătoare) contează practic doar la salarii mici sau la diurne foarte mari.
Regulile similare pentru administratori și directori cu contract de mandat sunt la art. 76 alin. (2) lit. m). Verifică nivelul legal în vigoare la data deplasării: el se modifică prin acte normative, iar la data scrierii acestui articol valoarea de 23 lei era cea din forma consolidată a HG 714/2018.
Câteva reguli din HG 714/2018 folosite des ca reper
HG 714/2018 se aplică direct instituțiilor publice, dar multe firme private își construiesc regulamentul intern după el:
- indemnizația se acordă pentru deplasări într-o localitate aflată la cel puțin 5 km de locul permanent de muncă;
- pentru delegarea de o singură zi (și pentru ultima zi a unei delegări mai lungi), indemnizația se acordă dacă durata este de cel puțin 12 ore;
- numărul de zile se calculează de la data și ora plecării până la data și ora întoarcerii, fiecare 24 de ore fiind o zi;
- persoana delegată obține pe ordinul de deplasare viza unității la care merge, cu data și ora sosirii și plecării.
Pentru firma ta, ce contează sunt regulile din regulamentul intern sau contractul colectiv, plus plafonul fiscal de mai sus.
Deplasarea cu mașina personală
Un caz aparte: angajatul merge în delegație cu propria mașină. Atunci firma îi decontează de obicei combustibilul, iar documentația se schimbă. HG 714/2018 prevede pentru instituțiile publice decontarea contravalorii a 7,5 litri de carburant la 100 km, pe distanța cea mai scurtă calculată pe drumuri publice. Firmele private pot folosi alt mecanism, de exemplu un contract de comodat și foi de parcurs pentru mașina respectivă. Detalii în articolul despre mașina personală folosită în interes de serviciu.
Exemplu complet: București – Cluj, 3 zile
Ordin de deplasare: Ion Ionescu, inginer service, trimis la SC Client SRL Cluj-Napoca, „punere în funcțiune linie de ambalare”, plecare 4 martie ora 6:00, sosire 6 martie ora 21:00, mijloc de transport: autoturism firmă B-123-XYZ. Viza clientului: sosit 4 martie 13:30, plecat 6 martie 14:00.
Foi de parcurs (B-123-XYZ):
- 4 martie: București – Cluj-Napoca (Client SRL), 445 km, scop „deplasare punere în funcțiune linie ambalare, conform ordin de deplasare nr. 12”;
- 5 martie: hotel – Client SRL – hotel, 14 km;
- 6 martie: Cluj-Napoca – București, 446 km.
Ce se decontează: 3 zile de diurnă (cu plafonul neimpozabil de 57,50 lei/zi), cazarea pe factură, combustibilul pe baza celor 905 km și a normei de consum a mașinii.
Observă legătura dintre documente: numărul ordinului de deplasare apare în scopul din foaia de parcurs, datele coincid, iar orele de pe viza clientului se potrivesc cu distanța parcursă. Un control nu are ce să conteste. Pentru formulări bune ale scopului, vezi cum descrii scopul deplasării.
Greșeli tipice
- Delegație fără foaie de parcurs când s-a mers cu mașina firmei: combustibilul rămâne nejustificat.
- Date diferite pe cele două documente (delegația spune 4–6 martie, foaia de parcurs arată drumul pe 5 martie).
- Diurnă pentru deplasări locale de câteva ore, fără regulă internă care să o prevadă.
- Lipsa vizei la destinație, când regulamentul intern o cere.
La final de lună, ambele documente ajung la contabil. Lista completă a ce trebuie predat o găsești în articolul ce documente auto îți cere contabilul.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Delegația înlocuiește foaia de parcurs?
Nu. Delegația justifică deplasarea persoanei și sumele primite de ea, cum ar fi diurna și cazarea. Foaia de parcurs justifică utilizarea vehiculului și combustibilul consumat. Dacă deplasarea se face cu mașina firmei, ai nevoie de ambele.
Care este diurna neimpozabilă pentru deplasările în țară în 2026?
Plafonul neimpozabil este de 2,5 ori nivelul indemnizației de delegare stabilit pentru instituțiile publice, în limita a 3 salarii de bază. Cu nivelul de 23 lei pe zi din HG 714/2018, rezultă 57,50 lei pe zi. Verifică nivelul în vigoare la data deplasării.
Firmele private trebuie să aplice HG 714/2018?
Nu direct, hotărârea se aplică instituțiilor publice. Pentru firmele private ea contează prin faptul că nivelul indemnizației din HG stă la baza plafonului neimpozabil din Codul fiscal, iar multe firme îi preiau regulile în regulamentul intern.
Trebuie diurnă pentru o deplasare de o zi?
Depinde de regulamentul intern al firmei. Ca reper, HG 714/2018 acordă indemnizația pentru delegarea de o zi doar dacă durata este de cel puțin 12 ore.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.