Într-o firmă de construcții, mașinile nu fac drumuri „de birou”. Duc echipe la șantier la 6 dimineața, cară saci de adeziv și schele, se întorc la depozit după materiale uitate, merg pe drumuri de pământ unde consumul sare cu 20–30% peste cel din cartea tehnică. Pe hârtie, toate acestea trebuie să se regăsească în foile de parcurs. Altfel, la final de an ai sute de bonuri de motorină pe care nu le poți lega de nicio lucrare.
Ghidul de mai jos e scris pentru administratorii și șefii de echipă din firmele mici și mijlocii de construcții: ce vehicule ai, cum organizezi foile pe șantiere și cum justifici consumul mai mare.
Ce vehicule are de obicei o firmă de construcții
Parcul auto al unei firme de construcții e eterogen, iar regimul fiscal diferă de la o categorie la alta:
| Vehicul | Exemplu | Ce urmărești |
|---|---|---|
| Autoturism | Mașina șefului de șantier sau a administratorului | Limita de 50% dacă nu e folosit exclusiv în activitate; foaie de parcurs detaliată |
| Autoutilitară până la 3,5 t | Dubă de echipă, basculantă mică, autoutilitară cu prelată | Intră sub aceeași regulă a celor 3.500 kg ca autoturismele; foaie de parcurs obligatorie practic |
| Vehicul peste 3,5 t | Basculantă, camion cu macara | Nu intră sub limitarea de 50%, dar consumul tot trebuie justificat; tahograf după caz |
| Utilaj | Buldoexcavator, miniîncărcător | Consumul se urmărește pe ore de funcționare, nu pe kilometri |
Pragul de 3.500 kg și 9 locuri vine din Codul fiscal (art. 25 alin. (3) lit. l) pentru impozitul pe profit și art. 298 pentru TVA). Detalii despre dubele de echipă găsești în articolul dedicat foii de parcurs pentru autoutilitare, iar despre camioane, în comparația foaie de parcurs vs. tahograf.
Pentru utilaje, foaia de parcurs clasică nu prea are sens, pentru că un excavator nu „parcurge” kilometri. Acolo firmele țin, de regulă, o evidență a orelor de funcționare și a consumului pe oră, într-un format stabilit cu contabilul. Restul articolului se referă la vehiculele care circulă pe drum.
Șantierul ca punct de referință
Cea mai bună practică în construcții este să tratezi fiecare șantier ca pe o „destinație” stabilă, cu nume clar:
- „Șantier Bloc C3, str. Fabricii 12, Cluj-Napoca”
- „Șantier Vilă Popescu, Florești”
- „Depozit materiale firmă, Apahida”
Folosește aceleași denumiri ca în contractele și situațiile de lucrări. Astfel, la un control, legătura dintre drumul din foaia de parcurs și o lucrare facturată se face imediat. Un traseu „Sediu – lucrare – sediu” nu spune nimic; „Depozit Apahida – Șantier Bloc C3 (transport echipă + 40 saci adeziv) – Dedeman Florești (materiale) – Șantier Bloc C3 – Depozit” spune tot.
Exemplu de zi tipică și calculul consumului
O autoutilitară diesel cu norma internă de 9,5 l/100 km pe drum normal:
- Depozit Apahida → Șantier Bloc C3 Cluj: 16 km (transport echipă de 5 oameni);
- Șantier → magazin materiale Florești: 11 km (achiziție plasă, profile);
- Magazin → Șantier: 11 km;
- Șantier → Vilă Popescu Florești (drum de pământ pe ultimii 3 km): 12 km;
- Vilă Popescu → Depozit: 24 km.
Total: 74 km. Consum normat simplu: 74 × 9,5 / 100 = 7,03 l.
Dar mașina a fost încărcată și a mers pe teren accidentat. Dacă firma a stabilit în decizia internă un spor de consum de 10% pentru încărcătură și teren dificil, consumul justificat devine 7,03 × 1,10 ≈ 7,73 l. Diferența pare mică pe o zi, dar pe o lună cu 22 de zile înseamnă aproape 16 litri de motorină care altfel ar ieși „neacoperiți” de foi.
Atenție: sporurile trebuie să fie stabilite dinainte, în scris, cu criterii clare (de exemplu „+10% pentru transport materiale peste 500 kg”, „+15% pentru drumuri nemodernizate”), nu adăugate la final de lună ca să se potrivească bonurile. Cum se stabilește o asemenea normă găsești în ghidul despre norma internă de consum.
Mai mulți șoferi, aceeași dubă
În construcții, duba echipei o conduce cine e disponibil: șeful de echipă dimineața, un muncitor cu permis după-amiaza. Asta e o sursă constantă de foi incomplete. Câteva reguli simple:
- la fiecare schimbare de șofer se închide foaia (kilometraj de sosire) și se deschide alta;
- cheile și documentele mașinii se predau împreună cu o notare a kilometrajului;
- un singur responsabil (de obicei șeful de echipă) verifică foile la sfârșit de săptămână.
Mai multe soluții practice în articolul despre o mașină cu mai mulți șoferi.
Sezonalitate și consum
Construcțiile au un ritm specific: iarna lucrările încetinesc, iar mașinile stau mai mult; primăvara și vara se lucrează pe mai multe șantiere în paralel. Consumul variază și el:
- iarna, motorul pornit dimineața la −5°C ca să se încălzească cabina pentru echipă adaugă consum fără kilometri;
- vara, drumurile de șantier sunt praf, iar mașina merge mult în treapta 1–2;
- perioadele cu transport de materiale grele cresc consumul față de cele cu transport doar de oameni.
Dacă ai norme de consum diferențiate (iarnă/vară, gol/încărcat), notează în foaie condițiile care justifică norma aplicată. Explicația în rubrica de observații („transport 1,2 t materiale”, „drum nemodernizat 6 km”) valorează mult la o verificare.
Legătura cu costurile pe lucrare
Un avantaj adesea ignorat al foilor de parcurs bine ținute: îți spun cât te costă transportul pe fiecare șantier. Dacă știi că în octombrie duba a făcut 640 km pentru „Vila Popescu” și 210 km pentru „Bloc C3”, poți vedea dacă ai subestimat transportul în oferta pentru vilă. La următoarea ofertă, calculul e mai bun.
Pentru asta, contează ca denumirile șantierelor să fie consecvente. O aplicație cu locuri salvate (în Foaie Parcurs, „Locurile mele”) te ajută să alegi același șantier din listă, nu să-l scrii de fiecare dată altfel. Tot acolo poți aplica un spor de consum pe foaie, în trepte de 5%, atunci când condițiile o justifică.
Checklist lunar pentru firma de construcții
- Foi de parcurs pentru fiecare vehicul care circulă pe drum, numerotate continuu.
- Evidența orelor de funcționare pentru utilaje.
- Bonuri sau facturi de combustibil, pe vehicul, cu datele firmei.
- Decizia internă cu normele de consum și sporurile aplicabile, actualizată.
- O verificare rapidă: litri alimentați vs. litri justificați, pe fiecare vehicul.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Trebuie foaie de parcurs și pentru buldoexcavator?
Pentru utilajele care lucrează pe loc, kilometrii nu sunt un indicator relevant. Consumul se justifică de regulă printr-o evidență a orelor de funcționare și o normă de consum pe oră, stabilită intern. Formatul exact se stabilește împreună cu contabilul.
Pot aplica un spor de consum pentru drumuri de șantier?
Da, dacă sporul este prevăzut dinainte într-o decizie internă, cu criterii clare, și dacă în foaia de parcurs se notează condițiile care îl justifică. Sporurile adăugate retroactiv doar ca să acopere bonurile nu sunt credibile.
Duba echipei intră la limitarea de 50%?
Dacă are masa totală maximă autorizată de cel mult 3.500 kg și cel mult 9 locuri, intră sub regula generală din Codul fiscal: deducere integrală doar dacă este folosită exclusiv în scopul activității, ceea ce trebuie dovedit, în principal prin foile de parcurs.
Cum notez un drum la magazinul de materiale?
Ca oprire separată în traseu, cu scopul concret, de exemplu achiziție materiale pentru un anumit șantier. Ideal, factura de la magazin are aceeași dată, ceea ce face legătura evidentă.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.