„Avem tahograf, nu mai facem foi de parcurs” e o frază auzită des în firmele de transport mici. Este o confuzie: cele două instrumente răspund unor obligații diferite, impuse de autorități diferite. Tahograful e o cerință de siguranță rutieră, verificată de inspectorii de trafic. Foaia de parcurs e un document justificativ contabil și fiscal, verificat de contabil și de inspectorii fiscali. Ai nevoie de amândouă ori de câte ori vehiculul intră sub regulile tahografului.
Ce face fiecare
| Tahograf | Foaie de parcurs | |
|---|---|---|
| Scop | Controlul timpilor de conducere și de odihnă ai șoferului | Justificarea kilometrilor și a combustibilului în contabilitate |
| Bază legală | Regulamentul (UE) nr. 165/2014 (aparatul) și Regulamentul (CE) nr. 561/2006 (timpii de conducere) | Codul fiscal și normele metodologice (pct. 68 alin. (2) de la art. 298 stabilesc conținutul minim) |
| Cine verifică | Inspectorii de trafic, poliția, la drum sau la sediu | Contabilul, inspectorii fiscali |
| Ce înregistrează | Timp de conducere, pauze, viteză, distanță, poziții | Traseu, scop, kilometri, consum normat |
| Ce nu spune | De ce s-a făcut drumul și cât combustibil e justificat | Cât a condus șoferul fără pauză |
Datele din tahograf pot fi o sursă excelentă pentru completarea foii de parcurs (distanțe, ore), dar nu o înlocuiesc: tahograful nu conține scopul deplasării și nici norma de consum.
Ce vehicule au nevoie de tahograf
Regulamentul (UE) nr. 165/2014 impune tahograful pe vehiculele cărora li se aplică Regulamentul (CE) nr. 561/2006 privind timpii de conducere. Pe scurt:
- Transport de mărfuri cu vehicule peste 3,5 tone (masa maximă autorizată, inclusiv remorca): regula generală, de mulți ani.
- Transport de persoane cu vehicule care au peste 9 locuri, inclusiv șoferul (cu anumite excepții, de exemplu unele curse regulate scurte).
- Noutate de la 1 iulie 2026: vehicule peste 2,5 tone și până la 3,5 tone folosite în transportul internațional de mărfuri sau în cabotaj. Această extindere vine din Pachetul Mobilitate (Regulamentul (UE) 2020/1054), iar vehiculele vizate trebuie echipate cu tahograf inteligent de generația a doua.
Pentru autoutilitarele între 2,5 și 3,5 tone care circulă doar în România, extinderea din 2026 nu creează o obligație generală de tahograf.
Excepții care contează pentru firmele mici
Art. 3 din Regulamentul 561/2006 conține mai multe excepții. Două sunt relevante pentru firmele care nu fac transport ca activitate principală:
- Transportul de materiale și echipamente pentru propria activitate (meșteșugari, firme de instalații, construcții), cu vehicule de până la 7,5 tone, pe o rază de 100 km de sediu, dacă condusul nu este activitatea principală a șoferului.
- Transportul în cont propriu cu vehicule între 2,5 și 3,5 tone, când nu se face transport pentru terți contra cost și condusul nu este activitatea principală a șoferului.
Condițiile exceptărilor sunt cumulative și interpretarea lor la control poate fi strictă. Dacă vehiculele tale sunt la limită, verifică textul regulamentului și ghidurile autorității naționale de transport (ARR / ISCTR) înainte de a te baza pe o excepție.
Ce înseamnă pentru foaia de parcurs
Vehicule peste 3,5 tone
Camioanele și autoutilitarele grele (peste 3.500 kg masă maximă autorizată) nu intră sub limitarea de 50% a deducerii din Codul fiscal: art. 298 alin. (2) spune explicit că restricția nu se aplică vehiculelor care depășesc 3.500 kg sau au mai mult de 9 scaune, iar art. 25 alin. (3) lit. l) vizează tot vehiculele de până la 3.500 kg. Asta nu înseamnă că foaia de parcurs nu mai contează: consumul de combustibil tot trebuie justificat, iar pentru un camion cu 30 l/100 km diferențele de normă se traduc rapid în sume mari.
Autoutilitare până la 3,5 tone
Aici e invers: tahograful e necesar doar în cazurile de mai sus (de regulă transport internațional peste 2,5 t), dar vehiculul intră sub regula de 50% dacă nu e folosit exclusiv în activitate. Foaia de parcurs e principalul document care dovedește utilizarea exclusivă. Detalii în foaia de parcurs pentru autoutilitare.
Exemplu: o firmă cu două vehicule
O firmă de distribuție are:
- un camion de 7,5 t care livrează marfă în toată țara, condus de un șofer profesionist;
- o dubă de 3,5 t care face livrări locale și, de câteva ori pe an, duce marfă în Ungaria.
Camionul: tahograf obligatoriu (transport de mărfuri peste 3,5 t, șoferul conduce ca activitate principală, deci excepțiile nu se aplică), plus foi de parcurs pentru justificarea motorinei. Deducerea nu e limitată la 50%.
Duba: pentru livrările locale, fără tahograf; pentru cursele în Ungaria, de la 1 iulie 2026, trebuie analizat dacă intră sub noile reguli (masă peste 2,5 t, transport internațional) sau sub o excepție (de exemplu transport în cont propriu de un angajat care nu e șofer de profesie). Foi de parcurs pentru fiecare zi de utilizare, indiferent de rezultat.
Cum folosești datele din tahograf la foaia de parcurs
- Distanța zilnică din tahograf ar trebui să coincidă (aproximativ) cu suma kilometrilor din foaia de parcurs.
- Orele de plecare și sosire din foaie trebuie să fie compatibile cu activitatea înregistrată.
- Locurile de început și sfârșit introduse de șofer în tahograf sunt un bun punct de pornire pentru traseu.
Un inspector fiscal care primește și datele tahografului va compara cele două surse. Diferențele mari, nejustificate, slăbesc ambele documente.
Iar pentru vehiculele grele, contează și norma de consum: un camion gol și unul încărcat la 90% nu consumă la fel. Vezi cum stabilești norma internă de consum. Pentru livrări cu multe opriri, ghidul despre livrări și curierat are exemple specifice, iar pentru curse externe, cel despre deplasările în străinătate.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Dacă am tahograf, mai trebuie să completez foaia de parcurs?
Da. Tahograful răspunde regulilor de siguranță rutieră privind timpii de conducere și odihnă, iar foaia de parcurs este documentul justificativ pentru kilometri și combustibil în contabilitate. Tahograful nu conține scopul deplasării și nici consumul normat.
De la ce masă e obligatoriu tahograful?
Ca regulă generală, pentru transportul de mărfuri cu vehicule peste 3,5 tone. De la 1 iulie 2026, obligația se extinde la vehiculele peste 2,5 tone folosite în transportul internațional de mărfuri sau în cabotaj, cu excepțiile prevăzute de Regulamentul 561/2006.
Duba mea de 3,5 tone circulă doar în țară. Are nevoie de tahograf?
Extinderea din 2026 vizează transportul internațional și cabotajul, deci pentru curse strict interne cu vehicule de până la 3,5 tone nu creează o obligație generală. Verifică totuși situația specifică cu autoritatea de transport dacă activitatea ta este transport de mărfuri pentru terți.
Camioanele peste 3,5 tone au deducere integrală?
Limitarea de 50% din Codul fiscal nu se aplică vehiculelor cu masa maximă autorizată peste 3.500 kg. Cheltuielile trebuie însă justificate ca pentru orice activitate, iar pentru combustibil foaia de parcurs rămâne documentul principal.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.