Când mașina firmei trece granița, foaia de parcurs nu devine opțională. Dimpotrivă: o deplasare de 2.000 km în Germania consumă cât o lună întreagă de drumuri în țară, iar cheltuielile vin în altă monedă, cu TVA străin și pe bonuri pe care contabilul nu le poate citi întotdeauna. Ghidul de mai jos îți arată ce documente pregătești înainte, în timpul și după o deplasare externă cu mașina firmei.
Documentele unei deplasări externe
| Document | Ce justifică | Observații |
|---|---|---|
| Ordin de deplasare în străinătate | Deplasarea persoanei, diurna externă, cazarea | Cu țara, perioada, scopul, mijlocul de transport |
| Foaie de parcurs | Kilometrii și combustibilul mașinii | Ca în țară, cu traseu și puncte de trecere a frontierei |
| Bonuri/facturi de combustibil, taxe de drum, parcare | Cheltuielile efective | În valută; ideal, facturi pe numele firmei |
| Decont de cheltuieli | Reconcilierea avansului cu cheltuielile | Formularul folosit de firmă pentru deplasări externe |
Relația dintre delegație și foaia de parcurs funcționează la fel ca în țară. Dacă nu ești sigur ce acoperă fiecare, citește întâi delegația vs. foaia de parcurs.
Cum completezi foaia de parcurs pentru străinătate
Rubricile sunt aceleași, dar câteva detalii fac diferența:
- Traseul pe țări și orașe. „București – Nădlac – Budapesta – Viena (client) – Linz” e mult mai util decât „București – Austria”.
- Punctul de trecere a frontierei. Nu e o rubrică obligatorie, dar notarea lui (cu ora și, eventual, kilometrajul) ajută la separarea kilometrilor parcurși în țară de cei din străinătate și la corelarea cu bonurile din fiecare țară.
- O foaie pe zi. La deplasări de mai multe zile, o foaie pe zi face mai ușoară corelarea cu bonurile și cazarea.
- Scopul legat de delegație. Trece numărul ordinului de deplasare în rubrica de scop sau în observații.
Distanțele trebuie să fie realiste. Un calculator de rute dă distanța pe drumul cel mai scurt; dacă ai ocolit (drum închis, autostradă vs. drum național), notează motivul.
Exemplu: București – Viena și retur
Autoturism diesel, normă internă 6 l/100 km:
- Ziua 1: București – Nădlac (frontieră) – Budapesta, 860 km, din care aproximativ 590 km în România;
- Ziua 2: Budapesta – Viena (client), 245 km; deplasări în Viena, 18 km;
- Ziua 3: Viena – Budapesta – Nădlac – Arad, 520 km;
- Ziua 4: Arad – București, 545 km.
Total: 2.188 km, consum normat 131,3 l. Alimentări: 45 l în România, 50 l în Ungaria, 40 l în Austria = 135 l. Diferența de 3,7 l e firească (ambuteiaje, aer condiționat). Bonurile din fiecare țară au date și locuri care se potrivesc cu traseul din foi. Asta e tot ce trebuie să demonstrezi.
Bonurile în valută și TVA-ul străin
Aici apar cele mai multe confuzii:
- Costul combustibilului plătit în străinătate se înregistrează în contabilitate la cursul de schimb aplicabil (contabilul îți spune ce curs folosește firma), iar deductibilitatea la impozitul pe profit urmează aceleași reguli ca în țară, inclusiv eventuala limitare de 50% pentru vehiculele care nu sunt folosite exclusiv în activitatea economică.
- TVA-ul plătit în alt stat (de exemplu TVA-ul austriac pe motorina din Viena) nu se deduce în decontul de TVA din România. Pentru firmele înregistrate în scopuri de TVA, legislația europeană prevede o procedură de rambursare a TVA-ului plătit în alt stat membru, depusă electronic, cu condiții și termene proprii. Merită pentru sume mari; pentru câteva plinuri, de multe ori nu se justifică efortul. Decide împreună cu contabilul.
- Bonuri lizibile. Bonurile termice se șterg în câteva luni. Fotografiază-le imediat, mai ales pe cele străine, care sunt greu de înlocuit. Mai multe despre asta în ghidul despre bonurile de combustibil.
Un card de combustibil acceptat în rețele internaționale simplifică mult situația: primești la final de lună un extras centralizat, cu factură pe firmă. Avantajele și limitele sunt explicate în articolul despre cardul de combustibil pentru firme.
Diurna externă, pe scurt
Pentru deplasările în străinătate, Codul fiscal (art. 76 alin. (2) lit. k) pct. (ii)) stabilește plafonul neimpozabil la 2,5 ori nivelul legal al diurnei stabilit prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate (HG 518/1995, cu anexa pe țări), în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă. Nivelul diferă de la o țară la alta și se exprimă în valută. Verifică anexa în forma în vigoare pentru țara de destinație și calculează plafonul înainte să stabilești suma acordată.
Diurna se calculează pe zilele de deplasare în străinătate, pe baza orelor de trecere a frontierei, de aceea notarea lor în ordinul de deplasare și în foaia de parcurs e utilă de două ori.
Autoutilitare în transport internațional
Dacă nu e vorba de un autoturism, ci de o autoutilitară care duce marfă în străinătate, apare o problemă nouă: de la 1 iulie 2026, vehiculele cu masa maximă autorizată peste 2,5 tone folosite în transportul internațional de mărfuri intră, cu anumite excepții, sub regulile privind tahograful și timpii de conducere. Tahograful nu înlocuiește foaia de parcurs, ci o completează. Detalii în foaia de parcurs vs. tahograful.
Checklist pentru o deplasare externă
- Ordin de deplasare emis înainte de plecare, cu țara și perioada.
- Kilometrajul notat la plecare, apoi foaie de parcurs pe fiecare zi.
- Ora și punctul trecerii frontierei, la dus și la întors.
- Fotografii ale tuturor bonurilor, în ziua emiterii.
- La întoarcere: kilometrajul final, decontul de cheltuieli, predarea documentelor la contabil.
Dacă ții foile într-o aplicație, poți atașa fotografiile bonurilor de combustibil la mașină pe loc. În Foaie Parcurs, bonurile se fotografiază direct din aplicație și rămân grupate pe mașină, iar foaia de parcurs se exportă în PDF la întoarcere.
Ține foile de parcurs direct de pe iPhone
Cu Foaie Parcurs adaugi mașinile și șoferii o singură dată, completezi o foaie în câteva secunde, iar kilometrii și consumul estimat se calculează automat. Exporți foile în PDF sau CSV pentru contabil.
Descarcă pe App StoreÎntrebări frecvente
Foaia de parcurs pentru străinătate are alt formular?
Nu există un formular separat pentru foaia de parcurs a unui autoturism în străinătate. Folosești aceeași foaie, cu traseul detaliat pe țări și orașe și, recomandat, cu punctele de trecere a frontierei.
Pot deduce în România TVA-ul de pe motorina cumpărată în Austria?
Nu prin decontul de TVA din România. TVA-ul plătit în alt stat membru se poate recupera, în anumite condiții, printr-o procedură de rambursare depusă electronic către statul respectiv. Contabilul poate evalua dacă suma justifică procedura.
Cum se calculează diurna neimpozabilă în străinătate?
Plafonul neimpozabil este de 2,5 ori nivelul legal al diurnei stabilit prin hotărâre de Guvern pentru țara respectivă, în limita a 3 salarii de bază. Nivelul pe țări se găsește în anexa la HG 518/1995, în forma în vigoare.
Trebuie să notez kilometrajul la frontieră?
Nu este o cerință expresă, dar este util. Te ajută să separi kilometrii din țară de cei din străinătate și să corelezi alimentările din fiecare țară cu traseul.
Articolul are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau consultant fiscal. Legislația se poate modifica; verifică întotdeauna forma în vigoare.